ChatGPTを使ってメール作成を時短する具体的な方法

ChatGPTでメール作成を時短するコツとは？

　メールを作成する作業には、思いの外に時間がかかるものだ。しかし、ChatGPTをうまく活用することで、返信用のメールひな型を素早く作成でき、日々のメールチェック作業をぐっと効率化できるだろう。

●STEP1：ChatGPTにメールの下書きを作ってもらう

　まずはシンプルにChatGPTを使ってメールの下書きを出力してもらおう。ChatGPTに「～のメールを書いて」と依頼すると、一瞬でメールの下書き・テンプレートを作成してくれる。ChatGPTに文脈をしっかり伝えておくことで、意図した内容を反映しやすくなる。

　例えば、「打ち合わせを打診するメールに対して、「その時期は忙しくて行けない」と伝えるメールを書いて」と指示すると、「残念ながら、その時期は私のスケジュールが非常に混み合っており、参加することが難しい状況です。大変申し訳ございませんが、他の日程での調整は可能でしょうか。」といった内容のメール本文をChatGPTが出力してくれる。

　一方で、このアプローチでは、ChatGPTが狙い通りのメールを書いてくれるかどうかには、ややランダム性や運要素が絡んでくる。再出力のボタンを何度もクリックして、使いやすい出力を待つのも良いが、それで時間がかかったり、ストレスフルになったりしては本末転倒だ。

　もちろん、出力を安定させるには、丁寧なプロンプトのパターンをいくつか整えておき、用途ごとにコピペ操作で記述すれば良い話ではある。しかし、時短という視点で、日々のメールチェック作業でなるべく手間はかけたくないものだ。そこで、STEP2として、ここではカスタム指示機能を利用するアプローチを提案しておきたい。

●STEP2：カスタム指示機能の記載を工夫する

　いつも送るメールの体裁についてパターンがある程度決まっているという人は、カスタム指示機能を活用するとより使い勝手のよい出力に整えられる。このカスタム指示における記載を工夫することで、指定するフォーマットを忠実に再現しつつ、メールを作成してくれるようになるからだ。なお、同機能は無料版のChatGPTでも利用できる。

　例えば、カスタム指示に「『#取材メール』の記載があるプロンプトでは、必ず以下の＜A＞のフォーマットをそのまま使ってください。絶対に構成を変えてはいけません。」という記載をしておき、続けて＜A＞のフォーマットを記しておこう。

　その後、「A社に対して商品Bを取材するためのメールを書いてください。#取材メール」のように指示を送信する。少なくとも、筆者が試した範囲では、このアプローチで指定のフォーマットを使ったメールを作成してくれるようになった。

　なお、カスタム指示についての概要については、過去回にて紹介しているため、本稿では割愛する。もし必要な場合には、同記事の内容を参照してほしい。