書類にまつわる悲哀を川柳に 「私のイチオー業務川柳」でグランプリを獲得したものは？ 6月15日「PDFの日」にちなみ

「PDFの日」が記念日として正式に登録されたことを示す記念日登録証

　6月15日は「PDFの日」だ。文書フォーマットとしてのPDF（Portable Document Format）を正式発表した1993年6月15日から、30周年を迎えた2023年に記念日として登録された。

　PDFの日を前に、アドビはメディア向けに「Adobe AcrobatとPDFの未来」イベントをゲートシティ大崎イーストタワー（東京都品川区）で開催し、業務の非効率化を招いている書類を巡るさまざまな課題と現状、また今後のロードマップなどを発表した。

　また、PDFの日に先駆けて、5月15日から募集していた「私のイチオー業務川柳」の最優秀作品賞の発表がお笑いコンビ「ミキ」の２人を招いて行われた。

●「まだ紙の書類を郵送しているの？」

　同社では「ビジネスにおける帳票郵送業務に関する調査」を2024年4月に実施した。電子帳簿保存法の改正と、2024年10月に30年ぶりとなる郵便料金の値上げがその背景にある。調査人数は500人で、調査はインターネット上で行われた。

　それによると、約8割の82％がいわゆるPPAP（ZIPファイルとそれを解凍するパスワードを分けてメールで送信すること）を、受け取ったり送信したりしたことがあると回答している。

　アドビ デジタルメディア執行役員ビジネスマーケティング本部長 竹嶋拓也氏は「PPAPはセキュリティ対策になっていない上に3つの“ダメ”をはらんでいる」と言う。

　「誤送信により、ZIPファイルもパスワードも送ってしまう可能性があること、パスワードの誤送は防げても総当たりでZIPファイルのパスワードを解析されてしまう可能性があること、モバイル環境でZIPファイルを解凍するのが大変なこと」と竹嶋氏は解説した。

　いまだに紙でやり取りされている書類の上位は、見積書と請求書（51.9％）、領収書（46.7％）、契約書などの重要書類（45.5％）と続く。

　紙でやり取りすれば、郵送などの業務が必要になる。書類を郵送している249人を対象に「PDFなどのデジタルファイルも送っているか」の質問に対し、約7割にあたる69.5％が「デジタルでも送っている」と回答している。

　竹嶋氏は「同じ内容のことを2回行うダブルワーク。業務効率化の足を引っ張っている。しかも郵便料金が上がれば、コストアップも避けられない」と危惧する。

　では、なぜ完全デジタル化に移行できないのか。その理由の上位は（複数回答で）「手書き／紙の書類に慣れているから」（32％）、「デジタル処理に不慣れだから」（26％）、「業務が増えてしまう」（26％）というものだった。