「仕事が早い人」の特徴とは？ 効率よく作業を進めるためのコツも解説

「あの人って仕事が早いよね」周りからそう言われている人、あなたの周りにもいませんか？ どうせなら、仕事は遅いより早い方がいいですよね。でもついついサボりたい気持ちが出ちゃったり、効率よく進める方法がわからなかったりするもの。当記事では、仕事が早い人の特徴や、仕事を効率よく進めるコツを紹介します。

仕事が早い人の特徴

仕事が早いと言われる人には、いくつかの共通点があります。真似できるポイントから真似してみてみましょう。

＜1日のスケジュールを立てる＞

仕事が早い人の多くは、行き当たりばったりで仕事をするのではなく、事前にしっかりとスケジュールを立てています。

事前にやるべきタスクを決め、何をどれくらいで終わらせるかの目安を決めておけば、仕事の流れがとてもスムーズになります。また、イレギュラーが発生した場合も対応しやすいです。

筆者の知人に、分単位で1日の予定をすべてスケジュールに組み込んでいる人がいます。たしかに仕事はデキるし早い。……のですが、とても真似できる気がしません。

筆者と同じような人は、1日にやるべきタスクだけでも決めておくことをおすすめします。

＜優先順位を決める＞

溜まっている仕事を片っ端から片付けていくという方法も、間違ってはいません。以前、「優先順位を決める時間がもったいない」という理論で、片っ端から片付けることをすすめる書籍を読んだ記憶もありますし。

ですがやはり、ある程度の優先順位はつけておく方が、仕事を早く進めるうえでは有利だと思います。

わかりやすい例でいくと、仕事の納期が挙げられます。今日の夕方までに仕上げなければいけない仕事と、来週まででOKな仕事であれば、先に手をつけるべきなのは明白ですよね。

全体の仕事量や内容を把握し、そのうえで取り掛かる優先順位を決めておくことで、仕事は早くなります。また、納期遅れなどのミスも減らせるでしょう。

＜小さなタスクを後回しにしない＞

「あとでやろう」というタスクが積もり積もると、だんだん精神的なストレスが増えていきます。個人的には、こうしたストレスが徐々に仕事の効率を落とす気がしているので、すぐに終えられるタスクはさっさと終わらせるのがおすすめです。

例えば、メールなどの返信がありますね。仕事のデキる人ほど返信が早い、とはよく言われます。

急ぎの用ならすぐに返信しなければいけないのは当然ですが、そうでない場合も、なるべく早くに「メールを返す」というタスクを消化しておくことで、すっきりと残りの仕事に取り掛かることができます。

＜身の回りが整理整頓されている＞

デスク周りや仕事で使用する荷物など、きちんと整理整頓されているでしょうか？

散らかっていると、当然のことながら「あれはどこにいった」問題がいちいち起こります。そのたびに仕事がストップする要因にもなり、仕事が早いとは真逆をいってしまうことになります。

筆者は仕事が立て込んで忙しいとどんどん散らかっていくクチですが、そんな時ほど整理整頓の重要性を痛感します。ぜひ日頃から整理整頓を心がけましょう。

＜メリハリをつける＞

人間の集中力は、そう長くはもちません。なので仕事の早い人ほど適宜休憩をはさむなど、メリハリをつけて働いているものです。

ずっとデスクにかじりついている人＝仕事がデキる、早いというわけではありません。忙しいときほど、休む勇気を持ちましょう。

面倒くさい仕事も効率よく進めるコツ

できることなら仕事は早く片付けたい！ でも、なかなかやる気が出なくて取り掛かれない……。そういうこともあるでしょう。

そんなときに役立つ、仕事を効率よく進めるコツを紹介します。

＜まずは手をつける＞

「やる気スイッチはどこだろう。わかればそれをポチッと押すだけなのに」

幾度となくそんなことを考えましたが、そんなスイッチはありません。強いていうなら、「やることでやる気スイッチが入る」のです。

なのでまずは、とりあえずでいいから手をつけること。一度仕事に手をつければ意外と気分が乗ってきて、すいすいっと片付いてしまうことも少なくありませんよ。

＜中途半端に終わらせる＞

仕事を中断する時、「キリのいいところで」と考える人は多いでしょう。ですが、あえてキリの悪い中途半端なところで終わらせるのも1つの手です。

キリのいいところで中断された仕事は、再開するのにまた0からスタートするような感覚になります。これ、とっても精神的負担が大きいです。

一方、キリの悪いところで終わらせた仕事は、もういくらかの仕事が終わっている状態からの再開になります。なので、始める心理的負担が小さくて済みます。

つい「キリのいいところで」と考えがちですが、一度「あえて中途半端に」終わらせるのを試してみてくださいね。

仕事が早い人はプライベートも充実している！

仕事が早くて得られるメリットは、ビジネスシーンだけにとどまりません。効率よく仕事を進め、早く終わらせることで仕事以外に割ける時間が増え、結果的にプライベートも充実します。

またこの仕事を早く進めるためのマインドや工夫はプライベートにも活かせるので、そういう意味でも公私共に役立つスキルといえるでしょう。

「もっと仕事が早い人になりたい」と考える人は、ぜひ実践してみてくださいね。

 

Written by 七尾なお