説明が分かりやすい人に共通すること3つ！ 気をつけたいポイントも解説

何か説明をする時に、「話がスッと入って来る人」と「何を伝えたいのか分かりにくい人」がいますよね。説明上手になるには、要点を押さえてなるべく簡潔に説明することが大切です。長々とした説明だと、何を伝えたいのかが分かりにくくなってしまうからです。

そこで、この記事では「説明が分かりやすい人がしていること」と「分かりやすく説明するコツ」を詳しくご紹介します。人に説明をするのが苦手な人は、この記事を読んで参考にしてみてください。

説明が分かりやすい人がしていることとは？

まずは、説明が分かりやすい人がしていることを3つご紹介します。

＜説明したいことを理解する＞

第一に大事なことは、説明する人が内容をきちんと理解しておくことです。
きちんと理解できていないまま説明してしまうと、相手に正しく伝わらないかもしれないからです。

準備の段階で、「これってどうなんだろう？」と自分で疑問に思うことがあれば、クリアにしておきましょう。説明が分かりやすい人は、きちんと説明したいことを理解した上で話をしています。

＜誰にでも伝わるように話す＞

説明が分かりやすい人は、難しい言葉や専門用語を用いずに「誰にでも伝わるよう」に話します。

例えば、難しい言葉や専門用語を使って一通りの説明をしたとします。しかし、単語の意味が分からない人からしたら「どういう意味？」と分からない単語が出る度に疑問に感じ、話を理解できなくなってしまうのです。

こういう事態を避け、より多くの人に話をきちんと理解してもらうために、説明が分かりやすい人は「誰にでも伝わるよう」に話をしています。

＜用件と結論から話す＞

話が分かりやすい人は、結論から話し始める人が多いです。自分が話を聞く立場を想像してみてください。

長々と経緯や過程を聞いているうちに、「何を伝えたいのか」が気になってしまうでしょう。伝えたいことを読み解こうとして、気が散ってしまう人もいるかもしれません。

話が分かりやすい人は、まずは用件と結論を述べ、それからその理由と詳細を解説します。その方が聞いている側も落ち着いて話を整理しながら聞いていられるからです。

分かりやすく説明するコツ

次に、分かりやすく説明する時のコツもご紹介します。どのようなポイントを押さえておくべきか、理解した上で説明に臨みましょう。

＜説明が分かりやすい人の話し方を真似る＞

分かりやすく説明するコツは、説明が分かりやすい人がしていることを真似するのが手っ取り早いです。上記で紹介した「説明したいことを理解した上で用件と結論から述べ、分かりやすい言葉で話す」だけでも、説明はかなり分かりやすくなります。

講演会や会社などで、「この人の説明は分かりやすいな」と思う人がいれば、その人の話し方を真似してみると良いでしょう。

また、その人から説明をする時に気を付けていることを聞いてみるのもおすすめです。

＜相手にきちんと伝わっているか確認しながら話を進めていく＞

分かりやすい説明をしたいのであれば、相手が理解できているか確認をすることも大切です。相手が理解できていないまま話を進めてしまうと、分かりにくい説明だったと思われてしまうかもしれないからです。

そのため、「ここまで大丈夫でしょうか？」「ここまでの話で質問はありますか？」などと問いかけながら話を進めてみてください。こうすることで、聞き手が理解できているかを確認しながら細かい説明をすることができ、分かりやすい説明となるでしょう。

また、あらかじめどのような質問が出そうかを考えて回答を用意しておくとスムーズに解説ができるでしょう。

＜要点を押さえてなるべく簡潔に話す＞

「話が長いわりに中身がなかったな」と説明を聞いて感じたことはありませんか？ もしかしたらそれは、要点を押さえずにだらだらと話をしていたのかもしれません。

話をする時に大切なのは、要点を押さえてなるべく簡潔に話すことです。話が脱線してしまったり説明する必要がないようなことまで話したりすると、聞いている側は分かりにくいですよね。

そうならないためには、伝えたいことを明確にして回りくどい説明はなしに簡潔に話しましょう。また、主語と述語をはっきりさせながら話すことも重要です。

説明が長くなってしまうと、言いたいことが何だったのか分かりにくくなってしまうので、避けましょう。

おわりに

説明が分かりやすい人がしていることは、「説明したいことを理解した上で用件と結論から述べ、分かりやすい言葉で話すこと」です。

難しい言葉や専門用語を使って話をしてしまうと、聞いている側がその単語の意味を知らなかった時に話を理解できなくなってしまう可能性があります。

難しい言葉や専門用語を知らない人にも伝わるよう、分かりやすい言葉で話すことが大切です。

「説明が分かりやすい人がしていること」を真似してみてください。また、相手にきちんと伝わっているか確認しながら話を進めていくことも忘れないでくださいね。

 

Written by 早紀