「脱・説明下手」するための改善方法3つ

営業やプレゼン、プライベートシーンでも、私たちはあらゆる場所で「説明」する必要に迫られます。

しかし、「私は説明が得意！」と胸を張って言える人はどれだけいるでしょうか。恐らく半数以上の人が、説明に対して大なり小なり苦手意識を持っているのでは？ むしろ、自分は説明下手だと認識している人も少なくないでしょう。

当記事では、説明下手な人の特徴と改善点をまとめて紹介します。「説明」に悩む人にとって、何かしらの気づきが得られるはずです。参考にしてみてくださいね。

説明下手な人の特徴

まず、説明下手な人の特徴を紹介します。自分が他人に説明している姿を想像し、当てはまるものがないかチェックしてみましょう。

＜要点がまとまっていない＞

「説明」とは、平たく言えば、自分だけがわかっている事柄を、まだわかっていない人にわかりやすく伝えること。

つまり、できるだけ噛み砕いて、わかりやすく伝える必要があります。そのためには、説明する事柄の要点をまとめ、相手がすんなり受け入れやすい順番で話すことが大切です。

しかし、説明下手な人は要点をまとめずに、自分の思いついたままに話してしまいます。

これでは知識のない人にとって親切な説明とはいえず、「何を言われているのかわからない」状態に陥ってしまいます。

＜自分ファーストになっている＞

「聞き手が求めること」と「自分が言いたいこと」のうち、後者をメインに話してしまうケースです。

例えばプレゼンで、「この企画にいかにメリットがあるか」を伝えなければいけない場面で「ここまでに自分がどれほど苦労したか」を延々語っても意味がありません。聞き手は何を聞かされているのか理解できず、プレゼンも良い評価はもらえないでしょう。

自分ファーストで喋ってしまう。これも、説明下手な人の特徴です。

＜抽象的すぎる＞

抽象的とは、説明のなかに主語や数字など具体性がなく、捉えにくい状態のことを指します。

これから説明を受ける立場の人は、そんな抽象的なふわっとした話をされても理解できません。

仮に、話し手側の頭の中にはっきりとしたイメージがあったとしても、それをきちんと言葉にしなければ相手には伝わらないのです。

＜話がダラダラと長い＞

一つ説明すればいいところを、話を二重三重に膨らませてしまう人、いませんか？

事実だけを伝えるべき場面で、つい自分の感想や想像などを盛り込んでしまい、結果的に何を言っているのかわからなくなるのです。

長くなるほどその話の芯が見えづらくなり、相手に伝わらなくなります。

「脱・説明下手」のための改善方法

説明下手な人の特徴を紹介したところで、次はその改善方法を紹介します。少し気をつけるだけで、ぐっと説明が伝わりやすくなりますよ。

＜「何を話すか」を事前にまとめておく＞

プレゼンなど事前準備が可能な説明の場には、しっかりと準備してから臨みましょう。

その際に大切なのは、「何を」「どういう順番で」話すか、です。

まずはその説明でもっとも大切なこと、伝えたいことを決めます。そして、それを届けるためにはどんな順番で伝えればわかりやすいかを考えるようにしましょう。

こうして準備しておくことで、説明すべき大まかな内容が自分のなかにインプットされます。

説明の内容を自分なりに理解し、自分の言葉で話すこと。これが、説明下手から脱却するためのポイントです。

＜短く区切って話し、主語を明確にする＞

書き言葉でも話し言葉でも、長くなればなるほどわかりにくくなります。まずは、一文はなるべく短く区切ることをおすすめします。

長文になると、なぜ伝わりにくくなるのでしょうか？ それは、主語と述語が離れすぎる、もしくは全然関係なくなってしまうからです。

短い文章は主語と述語が明確です。「私の名前は山田です」という一文が、「何を言っているかわからん」となる人はまずいないでしょう。

しかし、このような話ではどうでしょう？

「私は10年前に■■大学を卒業しまして、その後△△社に入社したのですが、1年半ほどで辞めまして、その後学生時代から付き合いのあった友人に誘われまして、彼とは仕事の関係なんて全然なかったんですが、私の才能を認めてくれたようで、彼は佐藤くんといいまして、『山田ならできるよ』と励ましてくれて……あ、山田というのは私の名前なんですが……」

結局何を言いたいの？ とツッコまずはいられないと思います。

説明下手の人は、言葉を切るのが苦手な印象があります。短く言い切る癖をつけることで、ぐっと聞き取りやすい説明ができるようになるはずです。

＜具体的に伝える＞

説明した結果、相手に理解してもらう、納得してもらうことをゴールとするなら、どれだけ具体的に語れるかが最も重要です。

ふわっとした抽象的な言葉をいくつも並べても、「？」の上に「？」が積み重なっていくばかりで、どこまでいっても理解は深まりません。

説明には、事実、数値などといった確固たるものを盛り込みましょう。聞き手の納得感が増し、「説明下手」な印象が薄れます。

「説明は聞き手のためにしている」意識を持つべし

このように、説明下手にはいくつかの特徴がありますが、大きくまとめると「相手のために話せていない」に尽きるでしょう。

自分が何を伝えたいかを整理して、それを相手に納得してもらえるよう言葉のチョイスや話す順番を工夫すること。その少しの努力で、説明がぐっと上手になるはずですよ。

 

Written by 七尾なお