仕事量のキャパオーバーに気づくには?人気コンサルに聞いてみた

まぐまぐニュース! / 2019年4月11日 20時33分

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振られる仕事を受け続けていたら、こなしきれない量の業務を抱えていた!ある程度キャリアを重ねて頼られるようになってくると、誰もが一度は経験するものかもしれません。メルマガ『永江一石の「何でも質問&何でも回答」メルマガ』の著者で、人気コンサルの永江一石さんの元に、そんな、仕事の抱えすぎに悩む読者から相談が寄せられました。自らも5年ほど前にそういう状態に陥ったという、永江さんからのアドバイスとは?

自分のキャパシティの見極め方

Q.

私にとって3月は非常に忙しい月でした。マーケター兼WEBディレクタ兼EC店舗運営といったことを兼任し、さらにはあれやこれやと追加で降ってくる案件をこなしながら、、ひたすら受け続けて、外注や社内メンバーと協力しながらなんとか乗り越えつつあります。

実務を兼ねたマルチタスクはストレスもかかりとても疲れます。そして仕事の精度が下がりつつあることも気づき、さすがにキャパオーバーで走ってしまったと痛感しています。

中心的なポジションなのでなるべく受けては捌くというスタンスですが、自分がやばいなーと気づく瞬間ってなかなか捉えるのが難しいです。気づいた時には、あっ結構膨れてる、という状態になってることが多いです。

そこでお伺いしたいのですが、

  1. 永江さんはキャパのラインはどのように決めておりますか?
  2. どういったタイミングのときにキャパオーバーしそうと気づくことができますか?
  3. 最近、タスク管理で失敗した経験はありますか?

お聞かせいただけると幸いです。

永江さんからの回答

順番にお答えしますと、1についてはキャリアもあるのでここ数年はキャパを超えるということがありません。いまクライアントを14社抱えていますが、あと5社は可能なくらいです。

次に2ですが、5年ほど前に一度だけあまりに多忙で発狂しそうになり、タスクを書き出してみたら25個くらいあって驚いたことがありました。その時に一人で仕事をする限界を感じてアシスタントを募集し、由良さんが入ってくれた時から非常に楽になりました。

わたしは頭を使ってアイデアを出す作業ならいくら重なっても全く苦じゃないのですが、ひとたび請求書作成など事務作業が入ると途端にキャパオーバーしてしまうんです。今は細かい仕事はアシスタントさんにお任せしているので本来の業務に集中出来て効率が上がりました。

最後に3については、2と重なりますがここ5年間で失敗したことはありません。人にはそれぞれ得手不得手や求められている役割があるので、自分でなくても出来る仕事は得意な人に任せ、自分は本来の業務に集中した方がコストパフォーマンスが良いですよね。

おそらく質問者さんは中心的なポジションで業務を全て一人で抱えてしまっていると思うので、自分でなくても出来るタスクは他のメンバーに任せて分担すれば、今よりよほど成果を出せると思います。

image by: Merla, shutterstock.com

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