会議や会議の調整に、1日の勤務時間の約3割を費やしている…「非効率な会議が多い」など効率化を望む声多く

会議実施・会議調整は「1日の勤務時間の約3割」を占めている　※画像はイメージです（mapo/stock.adobe.com）

Acall株式会社 （神戸市中央区） は、このほど「会議」に関する実態調査の結果を発表しました。同調査によると、会議の実施や会議の調整に、1日の勤務時間の約3割を費やしていることが分かりました。一方、会議に関する意識では、6割強の人が「会議のゴールやアジェンダ設定がなされておらず、非効率な会議が多い」と回答したそうです。

調査は、東京都・大阪府・愛知県に勤務する20歳以上の会社員600人（20代、30代、40代、50代、60代各120人）を対象として、2024年6月にインターネットで実施されました。

調査の結果、1日のうち会議時間は平均「1.9時間」、日程調整・会議室検索・予約などの会議調整時間は1日平均「26.5分」となったことから、1日の業務時間（8時間）のうち、約3割もの時間を会議とその調整に充てていることが分かりました。

これは会議・会議調整時間に1カ月で約50時間、1年では約600時間もの時間を費やしていることになります。

さらに年代別にみると、 50代、60代と比較して20～40代の若い世代が、会議・会議調整時間により多くの時間を費やしており、効率化の必要性が明らかになりました。

そのうち、「本当に必要だと感じる会議」は39.1％、「もっと効率化できると感じる会議」も43.1％と、いずれも4割を超えたほか、「会議の調整作業をもっと効率化したい」と感じる人は78.9％となり、多くの人が改善の余地を感じており、改善の効果としても大きいことがうかがえました。

次に、「会議に対する意識」を尋ねたところ、「会議のゴールやアジェンダ設定がなされておらず、非効率な会議が多い」（66.2%）、「結論に達しないうちに会議が終わることが多い」（65.3%）、「会議の終了時間間際で話が盛り上がっており、締めにくい」（69.0%）といった実態が明らかになり、会議実施時の進行・タイムマネジメントに関しても改善の余地は大きいことが分かりました。

また、「会議調整に関する意識」については、「参加者の空いている日程を見つけることに苦労する」（72.0%）、「会議室を予約したいときに適切な会議室を見つけるのに苦労する」（70.7%）、「適切な会議が見つからないとき、交換してほしいのに言いにくい」（64.0%）など、参加者の日程調整や適切な会議室の検索・予約に時間がかかっている状況が見て取れます。

さらに、「社内で会議室のカラ予約が多いと感じる」（62.7%）や「社内で会議室を複数予約している人や長時間予約している人に譲ってほしいと感じる」（63.0%）なども6割を超えていることから、社内メンバーに会議室の適切な利用をしてほしいと感じている人が多いことがうかがえました。

そこで、「自社の会議室マネジメントに関する意識」を尋ねたところ、「自社の会議室マネジメントに課題を感じる」が72.3％となったほか、「会社にとっての適切な会議室数がわからない」（67.3％）や「会議室の利用実態を把握・分析した最適化したい」（69.7%）という意見が7割近くとなりました。

また、「自身の会議室利用に関する意識」については、「予約したものの利用しなくなった会議室をリリースし忘れたこと」（39.8％）、「大人数の会議室を少人数で使用したこと」（59.2%）、「実際の会議時間よりも念のため長めに予約すること」（68.7%）などが挙げられ、適切な利用をできていない意識がある人が多い様子がうかがえました。

一方で、「手間がかからず別の会議室が見つかれば会議室交換に協力したい」（77.5％）という意見が8割弱みられたことから、依頼のハードルが下がれば、会議室を一層効率的に利用できる余地があることが分かりました。