レスポンスとは│ビジネスやメールの意味、反応を早くすることのメリットやポイント

「レスポンス」という言葉は、日常でもよく使われる言葉です。中でもビジネスシーンで耳にすることが多いかと思いますが、意味をきちんと理解しないまま使用している方も多いのではないでしょうか。ここでは、レスポンスの意味を明確にし、レスポンスを早くすることが求められる理由などを解説します。

レスポンスとは

1.レスポンスの意味

レスポンスという語には、大きく分けて以下の2点の意味があります。

 

• 相手からの呼びかけや連絡に対する返答のこと
• あるアクションに対して得られる反応のこと

日常では「返答」の意味で使われることのほうが多いと思われますが、ビジネスにおいては仕事の内容によって「反応」の意味で使われることもあります。そのため、レスポンスという言葉が使われる時には、使われるまでの文脈や状況なども踏まえて、意味を判断しましょう。 

2.レスポンスの由来

レスポンスは、英語の「response」から来た言葉です。「response」は、出来事や行為に対する反応・反響や質問に対する返答・応答などを意味しており、日本で使われている意味と大きく変わりません。日本語のレスポンスは単なる返答だけでなく、問題解決のための「対応」という意味で使われることもあります。

3.レスポンスの使い方

レスポンスには、返答や反応の意味があり、実際には以下のように使われます。ここでは、例文を交え、レスポンスが使われるシーンを確認しましょう。

 

• 「返答」：レスポンスが早くて助かる
• 「反応」：新商品の発売は複数のメディアで多くのレスポンスがあった

「返答」：レスポンスが早くて助かる

レスポンスが使われるシーンで最もポピュラーな使われ方が「返答」の意味です。メールやチャットなどのやりとりで、返答が早いことを「レスポンスが早い」「レスポンスが良い」と表現します。

「反応」：新商品の発売は複数のメディアで多くのレスポンスがあった

ほかにもよく使われるのが、ある出来事に対する「反応」の意味での「レスポンス」です。上の例文では、新商品に対する反応を「レスポンス」という言葉で表現しています。この表現は、ビジネスの中でも企画や商品開発などのマーケット部門に携わる場合に使われることが多いでしょう。

レスポンスを早くすることのメリット

レスポンスが早いことは「立派な社会人」と評価されるための条件の1つともいえるでしょう。ここでは、なぜレスポンスはすぐにしたほうが良いのかを3つの理由で説明します。

 

1. 相手から信頼される
2. 仕事のミスを未然に防げる
3. スムーズにコミュニケーションが取れる

1.相手から信頼される

レスポンスが早いと、相手から「スムーズに対応してくれる人」と評価してもらえます。この評価は、相手との信頼関係の構築につながるもので、ビジネスを進めるうえでは欠かせない要素です。信頼関係が成立していると「あの取引先は、仕事がスムーズだからまたお願いしよう」となりやすく、次の取引にもつながります。

 

一方、レスポンスが遅いと「対応が悪い」「後回しにされている」という悪い印象を持たれやすく、次の取引の機会を失ってしまうかもしれません。

2.仕事のミスを未然に防げる

問い合わせや確認のレスポンスを待っている相手は、レスポンスが早いほどすぐに次の行動に移せます。こちらの連絡が遅れると、相手の仕事を止めてしまうことにもなりかねません。

 

ビジネスで取引を進めていると、さまざまな場面で確認しなければならないことが発生します。もし、この確認事項でレスポンスが遅いと、相手は対応を進められず、取引全体に悪影響を及ぼす危険があることでしょう。しかし、レスポンスが早ければ、相手も余裕を持って対応できるため、仕事のミスを防ぎやすくなります。

 

この点に関しては、取引に関わる人が多ければ多いほど、個々のレスポンスの早さが影響を与えます。そのため、全体のことも考えたうえでレスポンスを考える必要があるでしょう。

3.スムーズにコミュニケーションが取れる

レスポンスが早いと、スムーズに相手とコミュニケーションが取れるようになります。コミュニケーションがスムーズになれば、相手との認識のズレを減らせられ、満足度の高い状態で取引を成立させられます。そして、結果的に次の取引にもつなげられ、継続的に良好な関係を築くことが可能です。

 

これは社内のコミュニケーションでも同じです。上司や先輩、他部署の担当者とスムーズにコミュニケーションを取れれば、自身の評価につながり、理想のキャリアビジョンを実現できる確率が上がります。

レスポンスを早くするためにできること

レスポンスは手順を意識するだけでも、早くすることが可能です。ここからは、レスポンスを早くするためにできることを解説します。レスポンスを早くするためにできることは、以下の5点です。

 

1. 仕事の優先順位を決めておく
2. とりあえず内容を確認する
3. 対応不可の場合はその旨をレスポンスする
4. レスポンスの時間をスケジュールに組み入れておく
5. 相手の立場になって考える

1.仕事の優先順位を決めておく

レスポンスを早めるためには、自身の抱える仕事の優先順位を理解しておく必要があります。仕事をしていると複数の問い合わせや確認事項に答えなければならないこともありますが、レスポンスの優先順位が適切でなければ、ほかの人の仕事に支障を来す可能性があります。

 

また、それぞれのレスポンスに十分な時間を確保しないと、精査されていない不正確なレスポンスをしてしまうことになりかねません。結果的に、相手にも、その仕事に関わる人にも迷惑がかかってしまいます。そのため、レスポンスをする前に仕事の優先順位を決め、時間を確保するようにしましょう。

2.とりあえず内容を確認する

レスポンスを早めるには、とりあえず内容を確認することも有効な手段です。相手からの連絡の内容をきちんと把握できなければ、レスポンスにどのくらい時間が必要か、レスポンスまでにどのような準備が必要かもわかりません。相手が求める内容がわからない状態では、レスポンスのためのアクションもできません。

 

そのため、まずは相手から届いた連絡の内容を確認し、「次に何をすべきか」を考えるようにしましょう。

3.対応不可の場合はその旨をレスポンスする

仕事の状況によっては、相手からの連絡に素早く対応できないこともあるでしょう。そのような場合は、自身では対応ができない旨をレスポンスすることが効果的です。レスポンスには、謝罪とともに自身や周りの状況を含めておきます。状況がきちんと伝われば、相手も「当面この件は後回しにして大丈夫か」「代替手段はないか」と善後策を講じることができます。

4.レスポンスの時間をスケジュールに組み入れておく

スケジュールの中にまとめてレスポンスのための時間を組み入れておくのも効果的でしょう。例えば、出社後30分間や昼休憩後の30分間などと決めておけば、レスポンスできなくなることは避けられます。また、連絡のチェックも同時にできるため、レスポンスの優先順位も全体の仕事の中で決められます。

5.相手の立場になって考える

レスポンスのことを考えるうえで、相手の立場になって考えることも大切な心がけです。例えば、「レスポンスが返せなかった場合」を相手の立場になって考えれば、レスポンスの大切さが理解できます。また、レスポンスが遅れる場合、ひと言だけでもその旨の連絡があるかどうかの違いを想像してみましょう。

 

ビジネスにおいては、「自分の場合だと、どのように考えるか」という視点が大切です。レスポンスにおいても、これと同じことがいえるでしょう。

レスポンスを早くするうえで注意すること

レスポンスはただ早ければ良いというわけではありません。相手が望んだことを的確に理解し、適切な対応をする必要があるためです。ここからは、レスポンスを早くするうえで注意することについて、以下の3点を解説します。

 

1. 内容を理解せずにレスポンスしないこと
2. あいまいなレスポンスをしないこと
3. 必要に応じて誰かに相談すること

1.内容を理解せずにレスポンスしないこと

内容の理解をせずにレスポンスをしてしまうと、その内容に関わるすべての人に迷惑がかかる可能性があります。急いでいる時は、流して見てしまいがちですが、連絡相手のことも考えて、内容を理解するまでしっかりと確認するようにしましょう。

2.あいまいなレスポンスをしないこと

相手との認識のズレや勘違いを起こさないためにも、あいまいな内容でレスポンスをしないようにしましょう。例えば、「大丈夫です」や「問題ありません」は、文脈や状況によって、肯定・否定のどちらの意味にも捉えられる表現です。もし緊迫した状況でこのようなレスポンスをして相手が勘違いしてしまった場合、相手に損失を与えるだけでなく、お互いの信頼関係も失いかねません。

 

そのため、レスポンスの内容もしっかりと確認したうえで、相手に明確に伝えられるように意識しましょう。

3.必要に応じて誰かに相談すること

抱えている仕事などのため、すぐにレスポンスができない場合は、社内の上司や先輩、また相手と相談するようにしましょう。部署内の代わりの人が対応できる可能性があります。また、相手に相談すれば、納期を遅らせることや代替手段を取ることを検討してくれるかもしれません。自分ひとりの問題ではないので、自身で抱え込まず、周りの状況も踏まえて次善の策を探しましょう。

 

レスポンスを早くすることは、社会人にとって求められるマナーのひとつです。この記事で解説した普段からの心がけや注意点も踏まえて、レスポンスはできるだけ早くすることを意識してみましょう。レスポンスの重要性を意識するだけでも、ほかの社会人よりも抜きん出ることが可能です。

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※この記事は2023年4月時点の情報をもとに作成しております。