ホッチキスの正しい位置、留め方は？ビジネスや学校でのマナーや注意点を解説！

会議で使う資料や取引先に渡す資料、また学校の授業でのレポート提出などが数枚にわたるときは、ホッチキスで留めて、ばらばらにならないようきれいにまとめるのが基本です。ただし、単にホッチキスで「留められていれば良い」というわけではなく、適した留め方や位置があることを知らない人もいるでしょう。 ここでは、ビジネスで使う資料やレポートなどの書類を、ホッチキスで留めるときのマナーや留める位置などについて詳しく解説していきます。

ホッチキスの留め方　基本のルール

書類をホッチキスでまとめる場合、留める位置は横書きの書類なら「左上」、縦書きの書類なら「右上」、縦書きと横書きが混在している書類であれば「左上」が一般的です。

 

では、それぞれの留め方がどのようなものか、詳しく見ていきましょう。

横書き書類の場合は「左上」

 

横書きの場合は、基本的に書類の左上をホッチキスで留めます。というのも、横書きの書類やレポート用紙は、左上から読み始めて右下がそのページの最後となることが多いためです。

 

左上にホッチキスを留めてあると、次のページをめくりやすくなります。横書きの本の背表紙が左側にくるのと同じ原理です。「読みやすさ」を考えると自然な留め位置といえるでしょう。

縦書き書類の場合は「右上」

 

縦書き書類のホッチキスを留める位置は、書類の「右上」が基本です。縦書き書類は、右上から読み始めて左下が最後になるため、次のページをめくりやすくなります。縦書きの本の背表紙が右側にあるのと同じ原理です。

横書きの書類に横向きの図表が混在している場合は「左上」

 

書類によっては、縦長のページに横向きの図表やデータが主な場合もあります。その場合、基本的には横向きになっている図表のページを左に90度回転させ、左上にホッチキスを留めます。

 

ただし、縦書きのページが多い場合は右上に留めても問題ないでしょう。読みやすく、めくりやすいところにホッチキスを留めることが大切です。

ほかにも気を付けたいホッチキスを留めるときのマナー

書類やレポートにホッチキスを留める際は、留める位置以外にも気を付けることがあります。留める角度やビジネスシーンでのマナーなどについて確認しておきましょう。

ホッチキスを留める角度は「斜め45度」がベター

ホッチキスを留める角度は「斜め45度」が基本です。横書きの場合は「／」、縦書きの場合は「＼」のように留めましょう。留める位置はA4サイズの用紙の場合、角から2cm〜2.5cmくらいのところを目安にしましょう。

 

ホッチキスを横向き「―」や縦向き「｜」で留めると書類がスムーズにめくれないうえ、ホッチキスを留めたところがかさばって書類をまとめにくくなってしまいます。

針なしホッチキスは留める書類の枚数や使う場面に注意

最近では、針なしホッチキスを使うケースも出てきました。針でケガをするリスクもなく、針を補充する必要がないため環境にも優しく便利なものです。

 

しかし、枚数によっては留められないことがあるだけでなく、針で留めるホッチキスと比べて強度が弱いという注意点があります。ホッチキスがはずれて書類がばらばらになると、時間のロスとなってしまいます。そのため、針なしホッチキスを使いたい場合は、使用可能かどうかを確認してから使うと良いでしょう。

独自のルールがないかを確認しよう

ここまで、書類にホッチキスを留める際の位置や針の向きなどについて解説しましたが、これらは読みやすさなどを考慮した一般的な留め方です。
会社によっては独自の留め方があるケースもあるので、ホッチキス留めをする前に先輩や上司などに確認することをおすすめします。留めてから指摘を受けると、やり直すことになり時間も手間もかかってしまいます。

シチュエーション別　ホッチキスの留め方

ここからは、ホッチキスを留める目的別に、留め方の解説をしていきます。書類によっては、枚数が多かったり冊子や中とじにしたりする場合もあるので、ケース別に適した留め方を確認していきましょう。

ファイリングする書類の場合

 

作成した書類を後から確認できるように、ファイリングしておくこともあるでしょう。

 

縦長の書類の場合、ファイリングする書類の左上にホッチキスを留めるのが一般的です。一方、横長の書類の場合は、右上にホッチキス留めをして、それを90度左に回転させ縦長にしたときに、ホッチキス留めが左上になるようにします。

 

なお、複数の書類をひとつのファイルにとじる場合、すべての書類を同じ位置でホッチキス留めしてしまうと、その箇所が重なって収納しにくくなることがあります。そのため、書類のホッチキス留めの位置を少しずつずらすと良いでしょう。

 

ファイリング方法について、会社によって独自のルールがあるかもしれません。会社のファイリングのルールを先輩などに確認することをおすすめします。

書類の枚数が多い場合

 

書類の枚数が多い場合、ホッチキスの1点留めでははずれやすく安定しないことがあります。枚数が多いときは、2点留めをしたほうが安定し扱いやすくなるでしょう。

 

2点留めをする際も、読みやすさやめくりやすさを考えて、書類の左側にするか上側にするかを決めましょう。

 

なお、書類を使うシーンに合わせて左側か上側かを決めることもあります。例えば、狭い会議室で隣の人との距離があまり取れない場合などは、左側よりも上側にめくれたほうが良いでしょう。

冊子のように留める場合

 

枚数が多い書類や契約書などを作成する場合など、冊子のようにホッチキス留めをすることがあります。冊子を作る場合は、書類の一辺に2～3カ所のホッチキス留めをします。針は斜めではなく、書類の長辺に対して真っすぐです。

 

横書きの場合は書類の左側、縦書きの場合は右側をホッチキスで留めます。製本する必要があるときは、製本テープでホッチキスの針を隠すように貼るため、あらかじめ針をテープの隠れる場所に留めることがポイントです。

中とじで製本する場合

 

「中とじ」とは、書類を重ねて中心を二つ折りし、折った部分をホッチキスで留める方法です。ホッチキスで留めることもあれば、糸で縫う場合もあります。比較的枚数の少ない小冊子などを作る際に使われる製本方法です。きれいに仕上げるためには、ちょうど真ん中で折ることがポイントです。

 

中とじにする場合は、一般的な形で180度広がるホッチキスを使います。まず、ホッチキスの針が出ているほうを上向きにして、背表紙面から針と書類上の二つ折りにした線を合わせましょう。そのまま書類を強く押すと針が刺さるので、書類を裏返して飛び出している針をペンチなどで畳み込みます。

 

ちょうど真ん中にホッチキスを留めるのが難しい場合は、中とじ専用の大型のホッチキスや、針の位置が90度回転する中綴じに対応したホッチキスを利用すると良いでしょう。

学生がレポートを提出する際のホッチキスの位置

学生が授業で提出するレポートもホッチキスで留めることがあります。ビジネスパーソン同様、学生もホッチキスを留める位置で悩む人もいるでしょう。

 

学生のレポートも、基本的にはビジネスにおけるマナーややり方と同じで、横書きは左上に、縦書きは右上に一点留めをします。留める角度は45度で、厚みがある場合は2点留めも可能です。

 

また、学校や教授などに提出するレポートは、強度などの問題もあるため針なしのホッチキスは避けたほうが良いでしょう。

 

なお、大学や研究室によってはホッチキスの位置のルールが決められていることもあるため、提出前に確認することをおすすめします。

ホッチキスの位置は読みやすさや扱いやすさを考えましょう

書類にホッチキスを留める位置は、縦書き・横書き・縦横混在によって一般的なルールがあります。基本的には、文章が読みやすいように、そしてページをめくりやすいように位置を決めることが大切です。

 

しかし、社内や部署内、提出先から留め方が指定されている場合もあるので、ホッチキスを留める前に周囲に確認することをおすすめします。

 

ホッチキスを留める位置について解説しましたが、ビジネス上押さえておきたいマナーはほかにもあります。基本的なビジネスマナーを学べる書籍を1冊身近に置いておくと良いでしょう。

楽天ブックスは、ビジネスの基本マナーを学べる書籍を多数取り扱っていますので、興味のある人はチェックしてみましょう。

 

※この記事は2023年4月時点の情報をもとに作成しております。