即レスとは？意味やビジネスシーンでのメリット、注意点について解説

皆さんはメールやチャットなどで相手から連絡をもらったときに、即レスはできていますか。ビジネスシーンにおいて即レスする人は、「仕事ができる」「信頼できる」と好印象を持たれやすくなります。つまり、即レスできるかどうかはビジネスで成功するための大切なポイントだということです。ここでは、即レスの意味や、即レスが好まれる場面、メリットや注意点などを解説します。

即レスとは？

即レスとは「即座にレスポンス（返事）すること」の略で、メール・メッセージアプリなどで相手から連絡をもらったときに、すぐに返事・返信をすることを意味します。特にビジネスシーンにおいては、即レスできる人は上司や先輩、顧客やクライアントから好印象を持たれるでしょう。そのため、即レスは上司や先輩から「社会人の大切なマナー」として教える会社も少なくありません。

 

次からは、相手による使い分け方やメリットを確認しましょう。

即レスが好まれる場面

即レスはどのシーンでも求められているわけではありません。ここでは、即レスが好まれる以下の4つのシーンについて紹介します。

 

1. ビジネスシーン
2. 日常シーン
3. 学術や研究のシーン
4. 緊急のシーン

（1）ビジネスシーン

ビジネスシーンでは、社内のやりとりだけでなく、顧客との対応など社外の場面でも即レスが求められます。丁寧な言葉遣いを心がけたうえで、情報を端的かつ、わかりやすく伝える必要があります。即レスが自然とできるようになれば、相手からの信頼を得られる可能性があります。

 

仕事やタスクの抜け漏れ防止にもなるため、即レスはおすすめの方法です。

（2）日常シーン

日常シーンでも即レスをすることで、家族や友人との関係性を良好にできる場面があるでしょう。相手とのやりとりが増えれば、お互いのことを深く知ることができます。また、相手の悩みや相談に対しては、即レスすることで「相手のことを考えている」と印象づけることも可能です。

 

ただし、相手にも即レスを求めると、関係性が悪くなることもあるため注意が必要です。

（3）学術や研究のシーン

即レスは、大学などの学術や研究のシーンにおいても求められることがあります。例えば、ディスカッションや研究会などの場面が挙げられるでしょう。専門的な知見について、学術や研究をより深めるためにそれぞれの意見を議論し合います。このような場面では、限られた時間の中でスムーズな議論を進める必要があるため、即レスは大切なポイントとなります。

（4）緊急のシーン

事故や災害など緊急のシーンでは、スムーズな情報交換こそが深刻なトラブルを回避するためのポイントです。スムーズに情報交換を図るためには、正確な情報をわかりやすく、迅速に伝える必要があり、特に即レスが求められる場面といえます。このように即レスは、時に生命の危機を回避するためになくてはならないものです。

即レスのメリット

即レスにはさまざまなメリットがあります。ここでは、即レスのメリットを6つ解説します。

 

1. 相手から信頼されやすい
2. スケジュール・タスク管理ができる
3. コミュニケーションが深まる
4. チームワークが向上する
5. 早急な問題解決につながる
6. ストレスが軽減される

（1）相手から信頼されやすい

質問や連絡に即レスされれば、すぐに仕事やタスク、また問題の解決に取り組むことが可能です。そのため、即レスする人は「コミュニケーションをスムーズに取れる人」と好印象を持たれ、信頼されるでしょう。

（2）スケジュール・タスク管理ができる

即レスによって仕事やタスクをすぐに取り組めるようになるため、スケジュールやタスク管理がしやすくなります。特にビジネスの場合は、急なトラブルの対応が求められる場面があり、スケジュールやタスクを調整する必要があります。即レスを意識できれば、やりとりに必要な時間を省け、すぐにスケジュール・タスクの調整が可能です。

（3）コミュニケーションが深まる

即レスができれば短時間で多くのやりとりできるようになるため、コミュニケーションを深められます。特にビジネスでは、相手との良好な関係が重要ですが、関係性を深めるためにはしっかりとしたコミュニケーションが必要です。即レスで何度もやりとりができればお互いのことを理解でき、より良い関係を築けるでしょう。

（4）チームワークが向上する

仕事やタスクでチーム内にスムーズな情報共有ができれば、チームワークが向上していき、仕事や作業効率が高まります。即レスは情報共有をスムーズに進めるために欠かせないポイントであり、チームで抱えた問題やトラブルなどに迅速に対応できるようになります。そのため、「即レス」を徹底する会社も少なくありません。

（5）早急な問題解決につながる

即レスによって問題やトラブルの情報を共有できれば、早急な対応が可能です。例えば、チーム単位でプロジェクトを進めていた場合、問題やトラブルがあれば早急に解決策を講じる必要があります。しかし、解決策を考えるには、「なぜ問題が発生したか？」「問題の原因は何か？」「どのくらいの影響があるか？」の情報が必要です。即レスによって、解決策を考えるための情報がすぐに集められ、早急な問題解決が可能となります。

（6）待つストレスが軽減される

即レスされれば、相手は返事を待つことによるストレスを感じる時間が短くなります。また、スムーズなコミュニケーションが取れ、疑問点や確認したい点をすぐに解決できるので、待つストレスは軽減されるでしょう。

 

特にビジネスでは、返事がないせいで仕事やタスクが滞る可能性があり、関わるすべての人がストレスを感じる可能性があります。即レスによって、ストレスを感じさせないコミュニケーションが図れるため、相手にも、関係する人にとってもメリットがあるといえるでしょう。

即レスの注意点

メリットも多い即レスですが、相手や場所、タイミングなどを間違えれば、相手を不快にさせる可能性があります。ここでは、即レスの注意点について、以下の3つを解説します。

 

1. 不正確な返答
2. 不適切な言葉遣い
3. TPOによる使い分け

（1）不正確な返答

即レスをするとしても、情報を正確に理解し、的確な返事をするよう注意しなければなりません。もしポイントがずれていたり、見当違いの返事をしたりしてしまえば、相手にも余計な手間を取らせるだけです。即レスをしたにもかかわらず、やりとりの回数が増えてしまい、結果的に時間が無駄になってしまいます。

（2）不適切な言葉遣い

たとえ急いで即レスするとしても、相手への敬意が大切です。もし不適切な言葉遣いで即レスしてしまった場合、相手が不快な気持ちになる可能性があります。そのため、迅速に返事をするだけでなく、敬語や言葉遣いなどを確認して、相手に返事をするようにしましょう。

（3）TPOによる使い分け

時に即レスが適切でないシーンもあるため、TPOによる使い分けが大切です。例えば、即レスによって相手に強いプレッシャーを与えてしまうことがあります。

 

また、深く考えなければならない場面では、即レスよりも熟慮した内容が求められる場面もあります。周辺事情の把握や経験を生かして、即レスが求められているかどうかを理解して使い分けることが大切です。

まとめ

ここで解説したように、即レスができれば、特にビジネスシーンで好印象を持たれやすくなります。一方で、素早く返事することだけに注意が向いてしまって、内容や言葉遣い、シーンを誤れば、相手に不快な思いを与える可能性があるため、注意が必要です。

 

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※この記事は2023年5月時点の情報をもとに作成しております。