【例文付き】異動挨拶メールへの返信をする際に気を付けたいポイント6選！

会社員に部署の異動はつきものです。しかし、上司や同僚、取引先から異動の挨拶メールが送られてきたら、どのように返信すれば良いかわからず困ることがあるかもしれません。社会人としてのマナーを守りながら、失礼のないメールを返信するにはいくつかのコツがあります。ここでは、異動の挨拶に対する返信の書き方や注意点、例文を紹介していきます。この記事を参考に返信メールの作成に役立ててください。

異動挨拶に対する返信メールの構成

異動の挨拶メールに返信する際は、以下の3点を組み込むよう意識しましょう。

メッセージへの感謝

まずは、メッセージをいただいたことに対する感謝を伝えます。忙しい業務の合間に作成してくれたメッセージですし、今まで築き上げた人間関係は大切にしたいものです。今後も円滑な関係を継続するためにも、必ず感謝を伝えましょう。

お世話になった具体的なエピソード

次に、お世話になったエピソードを盛り込みましょう。返信相手は異動にともない、多くのメールを送っていると考えられます。ほかの人の返信メールと差別化するために、自分らしさを出して相手に認識してもらいやすくする工夫が大事です。

 

何をしてくれたことに感謝しているのかが伝われば、相手に好印象を与えられるでしょう。

今後の活躍を祈る

締めとして、今後の活躍を祈る、応援する旨を伝えましょう。異動には少なからず環境の変化があり、異動が決まった人は不安や期待を持っていると考えられます。新しい環境に身を置くことを気遣う文章を盛り込みましょう。

異動挨拶に対する返信メール例文

異動の連絡をしてきた相手別に返信メールの例文を紹介します。適宜自分の言葉に置き換えて活用してみてください。

社内での挨拶メールへの返信

同じ会社に所属する人とは今後また一緒に仕事をしたり、上司・部下の関係になったりする可能性があります。挨拶メールへの返信が印象を左右する場合もあるため、失礼にならない対応が必要です。円滑なやり取りができるようポイントを押さえて返信しましょう。

相手を知らない場合の返信

直接、相手を知らない場合でも異動の挨拶メールを受け取ることはあります。関わりが少ない相手だと「何を書けば良いのかわからない」と悩むかもしれません。まずは相手との関係を考えて、返信しましょう。

 

以下の例をご覧ください。

直接関わりのなかった人に送るメールでは、部署間でのやり取りをもとに、上記のようにまとめられます。

 

一緒に仕事をしたか記憶が定かではない場合は、「一緒に仕事をする機会はありませんでしたが」を削除し、担当部署には世話になった旨の一節を添えるだけにしておくのが無難です。

上司への返信

続いては、直属の上司や教育・指導をしてくれた先輩への返信例です。思い入れやエピソードが豊富な相手かと考えられます。業務に不慣れな頃のサポートや失敗の後始末をしてもらった経験がある人も多いのではないでしょうか。

 

研修で学んだことや仕事上でアドバイスされたことなどを踏まえて、今までお世話になった感謝の気持ちを忘れずに添えて返信しましょう。

部下への返信

部下から送られてきた異動の挨拶に返信する機会もあるでしょう。自分が面倒を見ていた部下宛てのメールなら、一緒に仕事をしたことがあるからこそ、わかる長所を褒めたり、助けられたエピソードを盛り込んだりして文章を作成できます。

 

仕事ができる部下ほど、上司にとって信頼できる存在であり、他部署への異動は寂しいもの。ただし、相手のことを思いやるつもりだとしても、説教や改善点の指摘は控えましょう。

同僚への返信

同僚の異動挨拶メールに返信する際は、これまで一緒に働いて感じたことや印象に残っていること、助けてもらったエピソードを組み込むと良いでしょう。関わりが少なかった同僚でも、会話の内容や日常の何げないやり取りなどを思い出して作成するとより良い文章になります。

 

ライバルとして切磋琢磨した相手なら、ともに成長したエピソードを入れ込むと深みのある文章を作れるでしょう。

社外からの挨拶メールへの返信

取引先とのメールのやり取りは会社を代表したやり取りです。放置したり、ぞんざいな返事をしたりすると、これまで築き上げてきた関係にヒビが入りかねません。

 

担当者とは、また別の仕事で関係を持つ可能性もあります。担当者への感謝の気持ちや、今後の活躍を応援する内容を添えて、良好な関係を維持できるよう心がけるのが理想です。

取引先への返信

取引先から異動の挨拶メールが来た際の返信を紹介します。一緒にした仕事や取引内容と結び付けてメッセージを作成すると良いでしょう。

返信をする際のポイント6選

ここまで異動挨拶メールへの返信で触れておくべき内容を例文で解説しました。ここで改めて、異動挨拶の返信をする際に気を付けたいポイントをまとめます。

返信はできるだけ早めに

挨拶メールを受け取ってから24時間以内を目安に返信しましょう。

 

返信が遅いと印象が悪くなります。やむを得ない理由で遅くなってしまった場合には、「○○のため、返信が遅くなり申し訳ございません。」と一言添えて返信しましょう。

宛名と返信先に注意する

宛名と返信先を間違えないように注意しましょう。CC機能を利用して送られてきたメールにそのまま返信すると、CC欄に名前がある人全員にメールが届いてしまうことがあります。

 

送信者だけに返信するよう、宛先を確認してから送るようにしましょう。

タイトルは変更せずに返信する

異動挨拶メールのタイトルは変更せずに返信しましょう。異動が決まっていても、引き継ぎが完全に終わるまでは業務に関するメールも受信しているはずです。挨拶メールへの返信と一目でわかるように、「Re:」を付けて返信しましょう。

文量を相手に合わせる

メールの文体や語調だけでなく、文量も相手に合わせるのが無難です。異動挨拶メールを送る人も、連絡する相手との関係性によってメールの文量を調節している可能性があるためです。簡素なメールに対しては簡素に、長めのメールに対してはエピソードなども添えて長めにするのが良いでしょう。

 

相手が感謝の気持ちを込めて長めのメールを送ってきたのに返信が素っ気ないと、印象が悪くなる可能性があります。反対に、簡素なメールにエピソードを盛り込みすぎた返信をすると、読むのが面倒に思われるかもしれません。

差出人への感謝の言葉を具体的に示す

連絡をくれた人にわかるエピソードを添えて、感謝の言葉を送りましょう。異動が決まった人は異動の挨拶メールを複数の人に送り、多くの人から返信を受けることになります。相手との結びつきがわかる内容とともに感謝の気持ちを表現すれば、好印象を持たれるでしょう。

 

「○○の仕事で失敗した際に大変お世話になりました」など、具体的にどの仕事で世話になったかを示すと効果的です。

今後の活躍を願う言葉を添える

最後に、相手の今後の活躍を祈る言葉を添えて締めましょう。同じ会社の社員であれ、取引先であれ、いつか一緒に働くことになったり、業務で関わったり、上司・部下の関係になったりする可能性がある人たちです。たとえ当面自分と関わりがなくなったり、転勤で会うことがなくなったりするとしても、今後も良好な関係でいられるように、気持ちを込めて新天地での活躍を祈りましょう。

感謝を込めて異動の挨拶への返信をしましょう

ここまで異動の挨拶のメールをもらった際の返信の仕方を解説しました。

 

異動により、今まで関わっていた人と疎遠になる場合もありますが、いつかまた仕事で一緒になる可能性があります。異動を伝えるメールを受け取ったら、できるだけ早く返信しましょう。

 

ビジネスメールは、ある程度「型」が決まっているので、マナーを守ることが大事です。一方で、型にはめるだけでは味気ない文章になり、相手に感謝の気持ちが伝わらない場合もあります。ビジネスメールのマナーに加え、具体的なエピソードを入れ込み感謝の気持ちが伝わるように表現すると良いでしょう。

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※この記事は2023年8月時点の情報をもとに作成しております。