帳簿とは？種類や記入ルール、作成するうえでの注意点について解説

帳簿とは日々の事業活動におけるお金の流れを記載した書面であり、事業を営む方であれば誰もが作成・保管しておく必要があります。ここでは、帳簿の種類や記入ルール、注意点を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

個人事業主も作成・保管しなければならない「帳簿」とは

帳簿とは、事業活動のお金の流れ（売上や必要経費など）を記載した書面のことです。会社の経営者だけでなく、個人事業主でも作成・保管しておく必要があります。

 

帳簿を作成する主な理由としては、「事業活動によって得た所得金額を正しく計算し、確定申告・納税を行うこと」が挙げられます。経営成績や財務状況を把握しやすくなり、経営の合理化・効率化に役立つことも、帳簿を作成する理由です。

 

なお、赤字などの事情で確定申告の必要がなくても、青色申告をしている場合は、3年間にわたって純損失の繰り越しが可能になるので、帳簿を作成・保管しておくのがおすすめです。

帳簿の種類

帳簿は、以下の2種類に大別されます。

 

• 主要簿
• 補助簿

それぞれについて詳しく解説します。

主要簿とは

主要簿に分類される帳簿は、以下の2種類です。

 

• 仕訳帳：すべての取り引きの勘定科目を決め、仕訳するための帳簿（取り引きの発生順に、取り引きの年月日、内容、勘定科目、金額を記載）
• 総勘定元帳：すべての取り引きを勘定科目の種類別に分類して整理・計算するための帳簿（勘定科目ごとに、取り引きの年月日、相手方の勘定科目、金額を記載）

補助簿とは

補助簿とは、主要簿を補う役割の帳簿であり、補助記入帳（取り引きが発生した日付や詳細を記入した帳簿）と、補助元帳（特定の勘定についての明細を記入した帳簿）という2つのカテゴリに区分されます。

 

各カテゴリに含まれる帳簿の例は、以下のとおりです。

帳簿の書き方・ルール

以下は、帳簿の作成・保管に関する主なルールです。

 

• 複式簿記（正規の簿記）によって記帳する
• 補助簿は主要簿の補完のために使用する
• 定められた期間、作成した帳簿を厳重に保管しておく

それぞれについて詳しく解説します。

複式簿記（正規の簿記）によって記帳する

個人事業主などで青色申告を行う場合、複式簿記（正規の簿記）によって記帳しなければなりません。

 

個人事業主は、顧問税理士がいない場合があるかもしれません。そのため、ご自身で経理処理を行うために、簡易的な方法で記帳する白色申告を選択する方もいるでしょう。しかし、簡易的な方法で記帳すると青色申告特別控除など税制上の一部の優遇を受けられなくなります。

 

控除を受けたい場合は、青色申告を選択し複式簿記（正規の簿記）によって記帳しましょう。税理士に依頼しなくても、不明点を税務署に相談しながら記帳する方法もあります。

補助簿は主要簿の補完のために使用する

主要簿はすべての取り引きを記録する帳簿で、複式簿記（正規の簿記）の場合は作成が必須です。一方で補助簿は主要簿の内容を補完するもので、必ず作成が必要なわけではありません。

 

補助簿は種類ごとに役割が異なり、取り引きの内容をより詳細に記載できます。補助簿の中でも必要なものだけを選んで作成すれば問題ありません。

定められた期間、作成した帳簿を厳重に保存しておく

会社の場合、会計帳簿や事業に関する重要な書類を10年間保存しなければなりません。

 

青色申告をする個人事業主の場合、各種帳簿を7年間保存する義務があります。また、帳簿だけではなく、各種書類（決算書類、領収証書、請求書、納品書など）も保存しなければなりません。決算関係書類や現金預金取引等関係書類は原則7年間、それ以外は5年間保存が必要です。

 

また、白色申告をする個人事業主の場合、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）は7年間、それ以外の帳簿や各種書類は5年間保存しておく必要があります。

帳簿を作成するうえでの注意点

帳簿を作成するときは、以下の点に注意しましょう。

 

• ミスをしないように慎重に記入する
• 不明な点がある場合は、税務署や税理士などに相談する

それぞれについて詳しく解説します。

ミスをしないように慎重に作成する

ビジネスでは大量の取り引きが発生する場合がありますが、帳簿に記入する数字を誤ってしまうと各種帳簿の数字があわなくなります。

 

また、間違いに気が付かず長期間放置しておくと、どこでミスしているのかを把握しにくくなるので、定期的に間違いの有無をチェックすることが大切です。複数の経理担当者でダブルチェックすることもご検討ください。

 

なお、ミスの防止や管理の手間を減らすには、手書きではなく会計ソフトを利用することがおすすめです。会計ソフトを導入すれば、紙の書類を保存する手間がなく計算も自動で行えます。

 

また、事業で使用する物品・サービスの購入代金をプライベート用のクレジットカードではなくビジネス用のカードで支払うように心がけて、プライベートのお金とビジネスのお金を区別しやすい状態にしておけば、ミスを防ぎやすくなるでしょう。

不明な点がある場合は、税務署や税理士などに相談する

税金に関する法律は複雑なため、完全に把握するのは難しいかもしれません。どのように記帳するのかお悩みの場合は、税務署や税理士などの専門家に相談しましょう。

 

また、税務署が開催している記帳説明会への出席や、商工会・商工会議所の記帳指導を受けることもひとつの方法です。

 

自己判断で経理処理をしてしまうと、余分に納税したり、本来よりも少ない納税額で算出してしまい、税務調査を受けた際に追徴課税されたりするリスクがあります。

ビジネス用のカードを保有して、帳簿作成の事務負担を軽減しよう

事業を営むうえで避けて通れないのが、帳簿の作成です。確定申告・納税で必要になるだけではなく、経営成績や財務状況を把握しやすくなり、経営の合理化・効率化に役立つというメリットもあるので、積極的に取り組みましょう。

 

ビジネス用のカードや会計ソフトを利用すれば、経理処理の負担を軽減できる場合があります。

なお、ビジネスに利用するクレジットカードなら、楽天ビジネスカードがおすすめです。年会費2,200円（税込み）で、法人名義の口座を登録できます。

 

楽天ビジネスカードは年会費11,000円（税込み）の楽天プレミアムカードの付帯カードのため、「プライベートでは楽天プレミアムカード、ビジネスでは楽天ビジネスカード」という使い分けが可能です。

 

ビジネスに役立つ優待のVisaビジネスオファーが付帯しており、クラウド会計ソフトの優待もあるので、ぜひ楽天ビジネスカードのお申し込みをご検討ください。

 

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※この記事は2023年10月時点の情報をもとに作成しております。