住友電工情報システム、文書管理・情報共有システムの最新版

マイナビニュース / 2017年9月6日 16時30分

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住友電工情報システムは9月6日、直近で閲覧した文書を一覧表示する機能を追加し、多様な環境でも文書を見やすく表示できるビューワを搭載した文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus(らくらくドキュメント プラス) Ver.4.4」を同4日から販売を開始したと発表した。パッケージライセンス価格は150万円から(税別)。

同システムは、オフィスファイルに加え、契約書やISO文書、複合機から取り込んだ紙文書の管理など、幅広い用途で利用できる文書管理・情報共有システム。1つの「文書(ドキュメント)」に複数のファイルを添付し、日付や作成者などの必要な属性情報を付与することで、文書を「フォルダ」に保存して管理でき、登録した文書は必要な時に必要な情報を、属性検索やあいまい検索といった高精度な検索で取り出すことを可能としている。

最新版では、ユーザーごとに最近閲覧したフォルダ/文書/添付ファイルの履歴を一覧で表示できるようになり、画面左側のフォルダツリーの最上部に表示された「最近見た文書」のリンクをクリックすると、メイン画面に最近閲覧したフォルダ/文書/添付ファイルが表示され、各リンクから文書一覧/文書詳細/ビューワの表示を可能としている。

日常の業務では、よく閲覧するフォルダ/文書/添付ファイルが限定されているケースが多く、最近見た文書からたどることで、すぐに目的の文書を見つけることができるため、業務の効率化につながるという。

また、検索でヒットしたページをビューワでピンポイントに表示することを可能とし、ファイルをダウンロードすることなく、内容を確認することができる。最新版ではMicrosoft EdgeやGoogle Chrome、タブレットにビューワは対応しており、多様なブラウザ/端末/タブレットでも同じような表示を可能としている。

さらに、横幅に合わせて拡大縮小や回転表示できるため、細かな文字や図も大きく表示することができるほか、スクロール操作で次のページを簡単に表示し、場所、場面に影響されない働き方をサポート。

そのほか、よく利用するユーザーやグループをお気に入りに登録することで、承認者、通知先を指定する際に組織階層をたどる手間を削減し、業務を効率化できる。「ユーザー向け利用ガイド」、「管理者向け利用ガイド」を新規に作成し、操作に慣れるまでの利用方法やフォルダの構築などを分かりやすく説明している。
(岩井 健太)

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