仕事力アップ! ビジネスメールのいろは 第65回 ビジネスメールの件名に【重要】と入れてもいい? 送信者が気付かない意外な落とし穴

画像提供：マイナビニュース

仕事をする上で、多くの人にとって欠かせないコミュニケーションツールとなっているメール。一日の送受信数が数十通に及ぶ人も、それほど珍しくはないでしょう。報告・連絡・相談はもちろんのこと、依頼であったり、催促であったり。日常的にメールを使用していると、やりとりの内容も多岐にわたります。日々、多くのメールが行き交う中で、自分のメールが読まれているか不安になることもありますよね。

重要な用件や急ぐ用件ともなればなおさら。他の数多くのメールに埋もれてほしくないという思いは強くなります。「必ず読んでほしい」「早めに開封してほしい」と願う気持ちから、自分が送るメールに工夫を凝らす人も。しかし、その気持ちの表れが、かえって相手の優先順位を下げることにつながってしまう。そんな皮肉なこともあるのです。
○分かりやすく伝える配慮のつもりが

メールソフトには、送信するメールの重要度を示す機能を持つものがあります。「重要度の設定」がそれで、例えばOutlookで重要度を「高」に設定すると、そのメールには赤い!(エクスクラメーションマーク)が表示されます。目立つ記号を表示させることで他のメールと差別化を図り、相手の目に留まりやすくすることができます。

相手の目を引くものとしては、隅付きかっこ【】もよく使用されます。他のかっこに比べて黒い部分が多いため、くくられたワードが強調されて見える効果があります。件名の冒頭に【重要】や【緊急】などの記載があるとついつい目が行ってしまいますよね。

メールの重要度を設定する
件名に【重要】や【緊急】と記載する

こうした工夫に心当たりがあれば注意が必要です。送信者にとっては、いずれも意図を分かりやすく伝えるための配慮だったのでしょう。これによって相手が早く対応してくれたと感じた経験があるかもしれません。しかしながら、そう感じられるのも、多くの場合は一過性のもの。いつしか対応を後回しにされてしまう恐れのある危険な行為といえます。

○受信トレイは、独自の作業空間

皆さんは、受信メールの管理で工夫していることはありますか。相手によってフォルダを別にしたり、対応状況によってフォルダを分けたりしている人もいるでしょう。Outlookであればフラグを使用したり、Gmailであればスターを付けてみたり。人により手法はさまざまでも、目的はきっと同じはず。優先順位を付けやすくするためや、大切なメールを見失わないようにするため。全ては管理しやすい受信トレイにすることが目的です。受信トレイは、メールを使用している人にとって独自の作業空間。そこに赤い!や、【重要】【緊急】といった送信者の意思を割り込ませるのは考えものです。