Google Workspaceをビジネスで活用する 第93回 表の入力や集計がしやすくなる「Googleスプレッドシート」の「テーブル」機能を使う

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表の作成に便利な「Googleスプレッドシート」ですが、表を作成していて行を追加し、新しいデータを入力する度に書式を設定するのが面倒だと感じる人も多いことでしょう。とりわけ多くのデータを入力する必要がある表を作成する際には、こうしたちょっとした作業が大きな手間につながってきてしまうものです。→過去の「Google Workspaceをビジネスで活用する」の回はこちらを参照。

そこで2024年、Googleスプレッドシートに新たな機能として「テーブル」が追加されました。これはシートの列ごとの書式設定をまとめて設定できる機能で、入力を楽にしてくれたり、見やすくまとめてくれたり、集計をしやすくしてくれたりするものです。

他の表計算ソフトに同種の機能が備わっていただけに、Googleスプレッドシートでもテーブル機能の追加を待ち望んでいた人も多いのではないでしょうか。なおこの機能は有料エディションだけでなく、無料のエディションでも利用可能となっています。
既存の表をテーブルにする

では、既存の表をテーブルにするにはどうすればよいのでしょうか。まずはGoogleスプレッドシートでテーブルにしたい表を開いた後、テーブルにしたい範囲を選択します。

続いてメニューから「書式設定」を選び、メニューから「テーブルに変換」を選択します。

すると表の見た目が変わり、テーブルに変換されたことが分かります。ただし、どの表でもテーブルにできる訳ではなく、セルを結合している表などはテーブルに変換できないので注意して下さい。

テーブルに変換ができたら、まずは列ごとの書式設定を変更してみましょう。各列にあるメニューボタンを押し、「列の型を編集する」を選んでから、「数値」「日付」などその列の書式を選ぶことで、新たに行を追加した際にもその書式で入力・表示ができるようになります。

メニュー下部の「プレースホルダを表示」を選ぶと、新たに行を追加した時に入力例が表示されるようになります。

テキストであれば見出しと同じ名称、数字であれば「##」、価格でれば「\xx」といった入力例が表示されることから、多くのデータを続けて入力する際の入力間違いを防ぎやすくなるでしょう。

テーブルを見やすくするソート、フィルタ、グループ化

また、テーブルを見やすくする機能の1つとして、ソートやフィルタ、そして「グループ化」といった機能も用意されています。