マルゴト、mfloowを導入し14個のスプレッドシート管理業務を廃止

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メタップスホールディングスは9月9日、マルゴトが従業員ライフサイクル管理ツール「mfloow（エムフロー）」を利用してフルリモート環境においてもシームレスな情報共有を可能としたことを発表した。

○導入の経緯

オンライン採用代行サービス「まるごと人事」などを提供するマルゴトは、北海道札幌市に拠点を置きながら業務委託を含めて約280人のメンバー全員がフルリモートで業務を進めるなど、場所にとらわれない働き方を取り入れている。

しかしその一方で、メンバー同士をはじめPCのキッティング・発送を委託している会社や入社予定者などとリアルタイムな情報共有が難しく、進捗が分かりにくい状況が課題とされていた。また、以前はバックオフィスの業務管理をスプレッドシートで行っており、プライバシー保護の観点から手続きの種類や閲覧者別にシートを作成する必要があったという。そのため、14個のシートを管理しており、負担の大きさやミス、対応漏れが課題となっていたとのことだ。

mfloowは部署や社内外を横断して業務を行うバックオフィスに特化し、タスクや進捗が一元管理できる点や、委託先の担当者や入社前のメンバーなど初めて利用する人でも直感的に分かりやすいシンプルな操作性から導入に至ったという。

○導入効果

mfloowでは委託先の会社の担当者や入社前のメンバーを「ゲスト」として招待することで、社外との連携も可能。ゲストはセキュリティの観点から閲覧権限を制限できる。ゲストは進捗状況の把握や、mfloow内のチャットでの連絡が可能。

マルゴトでは業務委託も含めて毎月10人ほどの入社がある中、複数人の手続きタスクを横串で確認できるためまとめて効率良く対応できるようになったそうだ。また、リマインド機能によってタスクの対応漏れも無くなった。

さらに、各種業務フローを細かなタスクとしてチェックリスト化可能なため、大タスクに関連した小タスクを一目で把握できるようになり、タスク漏れが無くなった。小タスクにチェックがついていない状況で大タスクを終了させようとすると通知が出るので、対応し忘れ防止につながるという。
（熊谷知泰）