「時間がない！」を解消する「自分アポ」の技術

　多くの人は、書類作成などの「自分ひとりでやる仕事」の時間がほしいのだと思います。「他人と共同でやる仕事」─―会議や打ち合わせ、商談――の時間がもっとほしいという人は、相当な多忙人間です。

　ところが、ほとんどの人は「自分ひとりでやる仕事」に対してずいぶん冷淡です。





　自分のスケジュール帳やスケジューラソフトを見てください。そこに記載されているのは、どんな仕事ですか？　

　きっと、会議や打ち合わせ、商談などの「他人と共同でやる仕事」ばかりでしょう。「自分ひとりでやる仕事」は、すっぽり抜け落ちていると思います。

[ノウハウ]　いちばん大切な仕事を４週間先まで

　時間をつくりたければ、「自分ひとりでやる仕事」の時間を手帳やスケジューラに記入することです。つまり、他人とのアポイントを記入すると同様に、「自分へのアポイント」をとるのです。時間を創出するには、やりたいと思っている「自分ひとりでやる仕事」をスケジュールにしっかり組み込むこと以外に方法はありません。

　ただし、注意してほしいことがあります。

　それは、「自分ひとりでやる仕事」をすべて記入すると、逆に「仕事」が見えなくなるということです。仮に、すべての仕事をもれなくリストアップしようとすると、どうなるでしょう？　

「報告書と見積書の作成、経費の精算、資料整理、それに......」などと、収拾がつかなくなりませんか？

　そこで、１日のうちでいちばん大事な仕事を１つだけ記入します。これは、１日のプランニングで述べた理屈と同じです。

　たとえば、「企画書作成・×月×日15〜17時」というように、仕事の内容と実施する時間をはっきりさせればいいのです。

　目標としては、４週間先まで「自分ひとりでやる仕事」を手帳やスケジューラに記入するようにしてください。そうすれば、いまより上手に時間を管理し、仕事を処理することができるようになります。

　たとえば、面談の申し入れがあった場合、これまでは深く考えることもなく、手帳やスケジューラソフトの「空欄」にポンポン予定を入れていたと思います。

　しかし、「自分ひとりでやる仕事」があらかじめブッキングされていれば、より効率的に仕事をするために、スケジュール調整を行うようになるはずです。この習慣は、仕事のスキルを確実に向上させます。

[ツール]　 時間軸が入った手帳・スケジューラソフト

　この技術をサポートするには、時間軸が明確な手帳やスケジューラソフトが必要不可欠です。また、１日単位だけでなく、１カ月（４週間）単位のスケジュールを把握できるものが望ましいでしょう。当協会では、「マンスリープランニングシート」を提供しています。

　ノウハウとして紹介したように、「１日のうちでいちばん大事な」「自分ひとりでやる仕事」を４週間先まで見通すことができれば、仕事の先見性が確実に向上します。