３年ぶりの会食や接待、「気配りができる人」が忘れずにしている５つのこと（前編）

コロナ禍で自粛されていた会食や接待が元に戻りつつある現在。ところが、間があいてしまったせいか、接待がスムーズにいかなかったなどという話しも聞きます。ビジネスにおいて、会食や接待は大切な潤滑油でもあるので、（一社）日本プロトコール＆マナーズ協会松田玲子先生におさらいをしていただきました。

会食や接待には目的があります

かつてバブル期には当たり前のようにあった接待も、コンプライアンス上の問題や経済的要因で省かれ、コロナになってからは本当になくなりました。しかし、実際には「会食」という形で残っており、じわじわと復活しています。

「会食」という名の「接待」も、会社が取引先と円滑に関係性が進むようにとか、互いの情報交換をするためや、ビジネス上で有益につながり、より良い仕事をしていきましょうといった目的があることをお忘れなく。

 

また、接待であれば名目があるはずです

たとえば、「プロジェクト完了のお礼」など。接待する側は、この名目を自社内に周知しておくとスムーズにとりおこなえます。

 

接待で大切なポイント【１】
お店のセレクトを制すれば全てを制する！？

 接待で選んだお店は、自社のイメージを印象付ける重要なポイントです。それだけにお店選びでは失敗をしたくないですね。可能であれば、幹事さんは事前に自らお店へ足を運び、料理の味はもちろん、じっくり話ができる静かな個室があるか、接客の雰囲気やお化粧室の環境など、隅々まで自分の目と耳と舌で確認をすることをおすすめめします。

 

実際に足を運べない場合には

電話でかまわないので事前調査をしましょう。その際は、飲み物や料理の種類、料理を出すタイミングやかかる時間、照明やBGM、客層、隣席との距離感などを確認しておきます。

 

接待する相手の好みに基づいて料理や店を選べればなおよし
接待の目的は、相手に喜んでもらうことです。まずは接待する相手の好みを考えましょう。和食・洋食・お肉料理など、嫌いなもの、アレルギーなど出席者分の情報を秘書を通じて聞き出してお店を選びます。

 

接待先に招待状をお送りする場合も

接待をする際に、招待状を出す会社もあります。季節の挨拶から、接待の主旨、そして日時と場所をしたためます。もし、招待状を出す習慣があるようでしたら今後もお続けになると良いですね。

 

接待で大切なポイント【２】
当日の接待。ゲストのこんなところに気遣います

まず、ご挨拶のときに、先方の方々の体調の様子はいつもと変わらずか否かを知っておきましょう。また、盲点かも知れませんが先方の会社の状況を知っておくことです。新商品やトピックスがあれば会話のストックにしまっておきます。また、昨今の世の中の経済状況やニュースなども話題に出てくるかも知れないので事前にチェックしておきます。
さらに、当日の天気も事前に気にしておけば傘の準備などもできますし、当日の道路状況や交通状況も調べておけば迷われた際にスムーズに対応ができます。

 

お店のスタッフに横柄な態度で接しないこと

ときどき接待側が、お店の人に対して横柄な口調で対応する場面を見かけることがあります。接待は、お店のスタッフと接待する側の協力が成功の鍵を握ります。いつでもお店のスタッフに「ありがとう」の気持ちで接しましょう。

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３年ぶりの会食や接待、「気配りができる人」が忘れずにしている５つのこと（後編）

 

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