いきなり電話をかけるのは失礼⁉ SNSやメールのマナーで、礼儀正しさが本物か見せかけだけかがバレる

昨今、電話をする前にメールやチャットでの約束が普通になってきているようです。便利なコミュニケーション・ツールをいかに使用したらいいか、（一社）日本プロトコール＆マナーズ協会松田玲子先生にお聞きしました。

 

【 気品を身につけるシンプルな教え#97 便利ツールのコミュニケーション編 】前編

 

Q.最近は突然電話をかけるのは失礼な傾向に。大切な資料をメール送信した時、急ぎの連絡の時もメールのみで？

 

A.
必ず目を通していただきたい時や、急ぎの内容の時には、お互いの仕事をスムーズに運ばせるために電話でもお送りしたことをお伝えするフォローの連絡が必要です。この場合も、急に電話をするよりも事前にメールやSMSにて「今、お時間よろしいですか」と確認し、電話が終わる時には急に電話したことのお詫びと、時間をいただいたことへのお礼をお伝えすると良いでしょう。

 

Q. SNSアプリの無料通話でかけるのは、ビジネス上どの程度の関係性なら良いですか？

A.
ビジネスにおいてのアプリ無料通話は、会社によりその規定は異なります。社員同士の業務連絡目的で使用しているところもあれば禁止しているところもあります。

メールやチャットがコミュニケーション手段の主力になりつつある現在、これらのコミュニケーションツールについては、利用目的が導入される会社によってかなり異なるので会社の判断、業界の凡例に従ってください。

 

いずれにせよ、リモートワークなども普及し、メールやチャットは連絡する相手がいつも見ているとは限りません。直前の連絡になると相手が把握するのも遅れてしまう可能性があります。コミュニケーションは自己主張だけでは成り立たないので、無料電話を使用するか否かも、その相手と相手の立場を十分に考え、理解し合えることが大切です。

 

 

Q.仕事でのSNSは丁寧な言い回しをした方が良いですか？

A.
社内コミュニケーションや、社外とのコミュニケーションでもSNSを使用することが増えています。リモートワークの普及により使用頻度はさらに上がっています。「踏み込んだ話はメール」「簡単な連絡事項はSNS」などと使い分けていることでしょう。

 

SNSは便利さゆえ、つい言葉遣いもラフになりがちです。仕事で使用する際は丁寧な言い回しを意識しましょう。短文で用件だけ伝えると、書き方次第では誤解を生じやすいからです。また、スタンプは感情が伝わりやすいのですが、スタンプを単独で送るのはビジネス上では失礼です。プライベートと同じ感覚で使わないよう注意しましょう。

 

Q.ビジネスチャットは早く返事しなければいけませんか？

A.
「Slack」などのビジネスチャットも広く普及していますね。チャットサービスによって既読機能が付いているサービスもありますが、見たら即返事をしなければいけないというものではありません。

他に優先すべき業務や手が離せない状況であれば、メッセージの返信を後回しにすることも可能ですが、返信に何時間、何日もかけることは避けたほうが良いです。

もちろん、メッセージの内容に対する回答に時間のかかる調査が必要になるケースもありますが、あらかじめ時間がかかることが分かっている場合は返信に時間がかかることを事前に相手に伝えておくと良いですね。また、チャットだからといって何時に返信を送っていいわけではありません。深夜に送るのは相手にも迷惑です。

 

 

Q.リモートワークは、出社する職場と同じ意識でいると人間関係が希薄になりますか？

 

A.
「人と会わなくなり、コミュニケーションが減ってしまった」と思うからでしょうか。そのような方に、リモートワークであっても“姿勢” や“挨拶”“きっかけの言葉”を意識するだけでコミュニケーションは大きく変わることをお伝えします。

 

あなたを正面から見たときに「姿勢がいい人だな」と感じるポイントは、猫背では無く胸が開いていることです。最初の挨拶では明るい表情と声のトーンを意識してみます。そして、いきなり本題に入るのではなく、コミュニケーションをスムーズにするためにも、「本日は晴れ渡っていていいお天気ですね」「本日はご多忙の中ありがとうございます」など、クッションとなるやわらかい言葉や話のきっかけを作るといいですね。“姿勢” や“挨拶”“きっかけの言葉”は、その人を大切にするという想いです。

 

 

本記事では、メールやSNSなどを職場で使うときのマナーについてお伝えしました。

▶つづきの【後編】では、電子決済での祝儀や謝礼のマナー、出欠確認の調整アプリをつかうときのマナーについて教えていただきます。＿＿▶▶▶▶▶

 

 

≪エディター・ライター／(一社)日本プロトコール＆マナーズ協会理事 高谷治美さんの他の記事をチェック！≫