「書き出しから失礼なメール」になってない？相手別・間違いのないベスト文例は

ビジネスメールは用件第一、用件を早い段階で書くべきだという考えもありますが、面と向かって話す場合と違い、メールは文字がすべてですので、ぶっきらぼうな印象にならないようにする気遣いも大切です。ただし、だらだらと形式張った挨拶が続くのは、時代遅れの印象を与えてしまいます。
さっとスマートな挨拶をして、さっと用件に入るスタイルが、相手に好印象を与えるでしょう。
例文もいくつか揃えましたので、さっそく今日から使ってみましょう！

 

まずは名を名乗ってから！とはいえ…

「まず名を名乗れ」と言いますが、メールで、相手の名前のあと、いきなり自分の会社名から書き出すのは当りが強すぎます。特に女性の場合はそうですね。クッションになる言葉が必要です。

そのクッションが、シーンごとに違いますので、シーン別に説明します。

これくらいの字数なら、たいして邪魔にならないし、たとえ忙しいからと相手が飛ばし読みをしたとしても、「用件の前の挨拶が長すぎる！」とは思わない適量のサイズです。

 

シーン１　初めての相手

メールの書き出しは、名乗る前に関係性を書くことが大切です。初めて出すメールの場合は、特に配慮が必要です。
「〇〇です。どこどこでお目にかかりました。」という「名乗り＋関係性」という順番ではなく逆の順番、「関係性＋名乗り」の形が良いでしょう。この「関係性」の部分に「初めて」だという要素を盛り込みます。

例文

・初めてご連絡差し上げます。
〇〇社で〇〇を担当しております〇〇と申します。

・突然のご連絡で失礼いたします。貴社の〇〇を拝見し、ご連絡させていただきました。
〇〇社の〇〇と申します。

・〇〇様からご紹介いただき、ご連絡いたしております。
〇〇社〇〇の担当、〇〇と申します。

 

シーン２　久しぶりの相手

こちらも、久しぶりだということを先に書きます。次に名乗ります。そして、その次に久しぶりの連絡であることを軽くお詫び、もしくは安否の気遣いをします。この順番で書いてみましょう。ただし、安否の確認がメールの本題である場合は、簡単な挨拶に組み込むことはせず、本題の方にがっつり書きましょう。そうではなく、ビジネス上の用件があり、メール自体が久しぶりだという場合にはこちらの例文はいかがでしょうか。

例文

・ご無沙汰しております。
〇〇社の〇〇です。
〇〇以来となりますが、その後〇〇様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。

・お久しぶりでございます。
〇〇の際にお会いして以来でしょうか。
〇〇社の〇〇です。
大変ご無沙汰いたしまして申し訳ございません。

・長らくご無沙汰しております。
〇〇社の〇〇です。
ご連絡を差し上げずに、申し訳ございませんでした。

シーン３　いつもメールを出している相手

明らかに返事待ちであるとか、毎日メールをやりとりしている場合であっても、本文中に誰から来たものであるのか分かる言葉があるといいでしょう。それも最後までスクロールして誰から来たものか分かるより、冒頭部分にあると良いですが、頻繁にやりとりをする場合は、だんぜん短い方がいいですね。
そして、さっと名乗り、さっと用件に入る、スピーディな展開を心がけましょう。

例文

・お世話になっております。
〇〇社の〇〇です。

・毎度お引き立ていただき、ありがとうございます。
〇〇社の〇〇です。

それほど頻繁ではないけれども「ご無沙汰」というほどではない場合には、それまでの関係性が分かる言葉を少し足すと良いでしょう。先方がさっと思い出せます。ちなみに「ご無沙汰」の期間は概ね２～３ヶ月です。それ以下の場合の例を挙げます。

例文

・平素はお世話になっております。
〇〇社の〇〇です。
先日は〇〇にご出席くださいまして、ありがとうございました。

・お世話になっております。
〇〇社の〇〇です。
先日は、貴重なお時間を頂戴しまして、本当にありがとうございました。

 

シーン４　返信の場合

返信の場合は、名乗りも早めに切り上げ、用件に入るのがベストです。相手が返信待ちの場合はなおさらです。
この場合だけは、名乗りが先が良いでしょう。

例文

・〇〇社の〇〇です。
ご連絡ありがとうございます。

・〇〇社の〇〇です。
迅速な対応をしていただき、感謝申し上げます。

 

以上、４つのシーンに分け、メールの書き出しについて提案しました。
あなたがメールを出す相手は、初めて？　久しぶり？　いつも出す相手？　返信？
それによってさっとパターンを使い分けましょう。

 

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