【報・連・相】上司に声をかけるタイミング、報告の順番

5W3Hで事実を確認

マナーが欠けているのは新人より中堅。そんな言葉もよく耳にします。おさらいしましょう、人間関係の潤滑油。

言うまでもなく会社は組織だ。仕事はチームで行うものであり、お互いがどのような動きをしているのか、コミュニケーションを密にし、理解しておかなければならない。そのために必要なのが報告・連絡・相談。略して「ほう・れん・そう」だ。

「とくに直属の上司には報・連・相と、その内容の確認を習慣化しましょう。そうすることでミスやトラブルを少なくすることができますし、上司との信頼関係も築けます」と語るのはマナーコンサルタントの西出ひろ子さん。

ただ、若手にとってはこれがなかなか難しい。まず上司に声をかけるタイミング。忙しそうなとき、パソコンに向かっているときなどに声をかけたら気を悪くされそうだ。

「しかし、それを恐れて報・連・相を怠るほうがよくないことなのです。職場の雰囲気や上司の人柄によっても異なりますが、基本的には与えられた仕事にひと区切りがついた時点で上司のデスクの脇まで足を運び『今、お時間よろしいでしょうか？』と話しかけるようにしましょう。本当に忙しくて話を聞く時間がなければ『30分後に来て』といった反応があるはず。それに従えばいいのです」

新入社員は職場の空気が読めなくて当たり前。少々の間の悪さは大目に見てもらえるし、問題があれば先輩がアドバイスしてくれるもの。チャレンジを繰り返して、ちょうどよいタイミングを覚えていけばいいのだ。

上司への話し方だが、最初に結論を述べるようにするクセをつけること。「○○の資料ができました」とか「A社の〇〇さんとアポイントが取れました」という具合だ。

「これなら話は短時間で済み、上司も対応しやすくなります。次いで事実を具体的に述べます。5W3Hを含めて時間、数量などの数字、固有名詞は正確に伝えるようにしましょう。『多く』とか『遅くに』といった曖昧な表現や自分の感想などはできるだけ避けるべきです」

■話を聞こうとする部下はかわいい

報・連・相を簡潔かつ正確に行うには、話の内容をあらかじめメモにまとめておくことも大切。そして述べたことに対しては上司の反応やアドバイスがあるはずですから、その「確認」も忘れずに。

時には「そんな些細なことまで報告しなくていいよ」と言われることもあるだろう。が、勝手がわからない最初のうちは些細なことでもすべて述べるようにしよう。

「なかには上司からそう言われたからといって、重要なことまで報告・連絡しなくなる人がいますが、それが一番よくありません。『手のかかるやつだ』という顔をしていても、実は上司は自分に何でも話し、聞こうとする人がかわいいもの。些細なことかどうかは自分で判断せず、事実のすべてを述べるようにしたほうがいいのです」

●報告のポイント
1. 1日の終わりに必ず報告
仕事が終わったら上司に内容を報告する。途中経過も。
2. 報告事項の整理
報告事項の要点をあらかじめメモしておき、簡潔に報告。
3. 上司への声のかけ方
上司がいれば「今、お時間よろしいでしょうか」と一声かけて報告を始める。
4. 結論から始める
「○○社は○○総務課長が対応してくれました」といった具合。相手の名前、何分ぐらい話せたか、相手の反応など、事実を簡潔に述べる。

●連絡のポイント
1. 連絡はいち早く
仕事は常に動いている。変更事項や新たな動きがあったら、早めに上司に連絡する。
2. 急を要する連絡事項
思わぬアクシデントや予定の変更は電話で上司に連絡をし、指示を受ける。帰社後改めて詳しく状況を説明する。
3. 小さなこともこまめに
連絡事項の優先順位がわからない新人のうちは小さなことも含め、すべて連絡したほうが上司は安心する。やがて、「そこまで報告しなくてよい」と任されるようになる。

●相談のポイント
1. 相談しながら仕事を進める
仕事はチームで動く。自分ひとりで判断せず相談する。とくに新人は小さなことでも相談することを習慣づけたい。
2. 相談内容を整理しておく
仕事の進捗状況、課題、課題への対処法を、自分の考えも含めてメモに整理したうえで相談する。短時間で的確なアドバイスを受けることにつながる。
3. ミスをしたときも正直に語る
いわずもがなだが、ぐずぐずしていると状況は悪化する。

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マナーコンサルタント 西出ひろ子
マナーの総合商社「HIROKO ROSE」代表。総合研修で多くの企業を顧客満足度No.1 企業に導く。大河ドラマ『龍馬伝』のマナー指導を担当。

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（マナーコンサルタント 西出 ひろ子）