仕事メール内に相手が書き込んだムダ話の大人な切り上げ返信法

※写真はイメージです - 写真＝iStock.com／alexsl

■自分のためにもなるわかりやすいメール

メールはビジネスツールとして、今後も使われていくもの。スキルアップのためには「相手のことを考えて」メールを作成することが大切です。相手が知りたいことを簡潔にまとめた、読みやすいメールを意識しましょう。要点が簡潔にまとまったメールは「何を返信すればいいのか」が判断しやすく、早く返事が返ってくるので、結果的に自分自身のためにもなります。

しかし、世の中には相手の読みやすさやわかりやすさを考えるのではなく、自分が書きたいことを書き連ねる書き手がいることも事実です。そのようなメールは判断を迷わせ、あなたの貴重な時間を奪います。

そんな“あなたの時間を奪う”メールの対処方法を知ることもスキルアップの1つです。

あなたの時間を奪うメールを送ってくる人は、大きく2つに分類することができます。それは、ビジネスで繋がりがない人とビジネスで繋がりがある人。

前者は、あなたに対して一方的な営業を行ってくる人などが当てはまります。こうした人には、営業内容に対して興味がなく、それがあなたにとって必要ないのであれば、明確に断る態度を見せることが重要です。メールのような相手の顔が見えないコミュニケーションで、曖昧な態度を取ると相手は自分の都合がいいように物事を捉え、可能性があるのではないかと考え始めます。

■限りある時間を浪費する

そうなるといつまでもメールのやり取りが終わらず、限りある時間を浪費することとなります。そうならないためにも、明確な意思表示が重要です。

ですが、後者のようにビジネスで繋がりがある人に対して、必要がない営業を断るのと同じような意思表示を行うのは難しいでしょう。

例えば、仕事についてのやり取りをしている際に、「ジャイアンツ、勝ちましたね」というような、相手からあなたの趣味について書かれたメールが送られてくることもあるのではないでしょうか。

趣味について聞かれたら、人情的にその話題に乗ってあげたくなるという気持ちもわかります。相手もあなたと共通の話題で親しくなり、スムーズに仕事を進めたいという思惑もあることでしょう。しかし、その話題に乗っていては仕事に関係のないやり取りが増えるばかりで、下手したら仕事の進行に支障が出る可能性もあります。

そのようなメールが送られてきた場合は、書き手であるあなたが「今度会ったときに教えてください（ちゃんと話しましょう）」と返信すれば、相手の面子を潰すことなく、会話を終わらせることができます。

ビジネスで繋がりがあるのであれば、顔を合わせる機会も多いことでしょう。顔を合わせたときにしっかりと関係構築を行えれば十分です。

そして、最も大切なのは、横道にそれるメールのきっかけとなる“話題”を、あなたから相手に振らないこと。仕事に関係ない質問はしない。雑談を続けない。仕事の中で必要なことだけきちんと進める。この3つを意識すれば、あなたの時間を奪うメールを送ってくる人は自然といなくなり、メールに追われるというストレスと、時間の浪費から解放されるでしょう。

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平野 友朗（ひらの・ともあき）
アイ・コミュニケーション代表
ビジネスにおける時間管理やメールスキルの向上を中心に、コンサルティングや講演、執筆を行う。著書に『誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方・送り方』ほか多数。

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（アイ・コミュニケーション代表 平野 友朗 構成＝網田和志）