リアルを超える「オンラインプレゼン」成功に直結する資料の作り方3ステップ
プレジデントオンライン / 2020年8月13日 11時15分
■1.プレゼンの「全体」と「現在地」がわかるように構成する
オンラインで本格的なプレゼンをする場合は、資料を示しながら「全体」と「現在地」を分かりやすくしておきましょう。常に構成を意識することは、リアルな会議以上に工夫すべき重要なポイントです。
まず、資料の「目次」を作っておきます。目次はいわば商業ビルにおけるフロアマップ。全体が何階建ててで、どの階のどこに何があるのかを示します。
目次のスライドも、これまでのように文字を羅列するのではなく、チャートにするとわかりやすいでしょう。サンプルのような「現状報告書」ならば、まず課題を示した上でさまざまな評価を詳しく解説し、最後に解決策を示すという大まかな流れをチャートにして見やすくします。
![一瞬で伝わる目次の作り方Before&After(© 2020 AND CREATE)](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/5/8/670/img_58766e9113aa71a51cecbf5b66e1c350280428.jpg)
■2.「伝えたいこと」「決めたいこと」を最初と最後に示す
目次の次に提示したいのは「要約」。本編を始める前に、自分がこれからどんなことを提案し、どんな回答を求めているのかを簡潔に伝えます。「この会議で決めたいこと」をひと目で分かるように示し、上司や取引先への要望をはっきりさせることで、目的を共有しやすくなります。最後にプレゼンを終えるときにも、この流れを振り返り、承認してもらいたいことを強調しましょう。
![要約シートの作り方](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/6/0/670/img_6057ca1528cdf8cf342667affbc5cd2b191191.jpg)
さらに、オンラインならではのテクニックとしては、プレゼン本編の合間にディバイダ(区分)を作っておき、本編の説明がひと段落したタイミングで「今、目次のどこまで来ているのか、何を話しているのか」という現在地を全員で共有します。
逆に、本筋と関係ないことは、思い切って最後に補足資料として入れておくのがおすすめ。最初から「ここも質問されるかもしれない」と心配になってデータなどを入れ込むと、本編がどんどん増えてしまい、ただでさえオンラインでは主張が伝わりにくいのに、相手の集中力が途切れてしまいます。必須ではない項目は補足にまとめ、「もし、聞かれたら見せればいい」と割り切りましょう。
■3.リアルタイムの議事録で相手から結論を引き出す
プレゼン本番では、議事録をリアルタイムで作っていきます。Googleドキュメントなどを立ち上げておいて、プレゼンと同時進行で書き込む。参加者のみなさんで双方向に書き込めるので、意見をもらったら忘れないようにどんどん記録しておきましょう。自分がメインでプレゼンをする立場なら、サポートしてくれる人を決めて議事録を作ってもらい、リアル会議のときホワイトボードに書いていたような感覚で意見を整理します。図表3のような要約シートを誰でも編集できる状態で共有し、そのファイルに書き込んで議事録代わりにするという方法もあります。
![要約シートを議事録として活用することも可能](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/a/1/670/img_a11db2090907294d24e9c390180f151e445615.jpg)
いずれにせよ、プレゼンが終わった瞬間には議事録ができているというのが理想です。会議後に改めて作成すると、記憶が定かではなくなりますし、余計な時間がかかって生産性も落ちます。また、後で共有すると上司などに「これは会議で話したことと違う」と言われてしまい、「もう一度、話すの?」という困った事態に陥りがち。取引先なら、なおさら、もう一度時間いただくわけにはいかないので、やはりプレゼンを終わらせるときに議事録を示しながら「今日はこういう話ができましたね」と確認し、「では、承認を」と迫りたいところです。つまり、議事録はスムーズに合意に持っていくための武器にもなるのです。
----------
株式会社アンド・クリエイト 代表取締役社長
お茶の水女子大学卒業。大手アパレル企業を経て、98年にプライスウォーターハウスコンサルタント(現IBM)入社。新規事業戦略立案、人材開発戦略・実行支援などのプロジェクトをリードし、企業変革戦略コンサルティングチームのリーダー、IBM研修部門リーダーを経て、2013年独立。『プロの学び力』『プロの課題設定力』『1時間の仕事を15分で終わらせる』『一流の学び方』『外資系コンサル流・「残業だらけ職場」の劇的改善術』など著書多数。http://andcreate-official.com/
----------
(株式会社アンド・クリエイト 代表取締役社長 清水 久三子 構成=小田慶子 写真=iStock.com)
外部リンク
この記事に関連するニュース
-
NDIソリューションズ、AI要約議事録支援サービス「nMinutes」がGPT-4oに対応
マイナビニュース / 2024年7月29日 16時14分
-
NDIソリューションズ、AI要約議事録支援サービス「nMinutes(エヌミニッツ)」強化版の提供を開始
PR TIMES / 2024年7月29日 11時45分
-
鈴与商事と喋ラボにおける「いきなり議事録」の販売代理店契約の締結について
PR TIMES / 2024年7月17日 18時15分
-
鈴与商事と喋ラボにおける「いきなり議事録」の販売代理店契約の締結について
PR TIMES / 2024年7月17日 15時0分
-
「報連相を徹底する」は絶対にやってはいけない…物流エコノミストが警鐘「情報共有」における大誤解
プレジデントオンライン / 2024年7月6日 15時15分
ランキング
-
1【夏の体臭ケア】50代女性もクサい?今すぐできる「夏の臭い対策」5つ!
ハルメク365 / 2024年8月3日 14時50分
-
29000円と16万円「炊飯器」を徹底的に比べてみた アイリスオーヤマVS象印、価格差は17倍以上
東洋経済オンライン / 2024年8月3日 9時30分
-
3メルカリは米国市場に見切りをつけるのか? 赤字続きでついに現地で100人レイオフ(小林佳樹)
日刊ゲンダイDIGITAL / 2024年8月3日 9時26分
-
4パリ五輪「誹謗中傷やめない人」の驚く"思考回路" 「嫌ならSNSやめろ」と言う人に知ってほしいこと
東洋経済オンライン / 2024年8月3日 10時0分
-
5女性から自然と「好かれる/嫌われる男性」に共通している“6つの特徴”
日刊SPA! / 2024年7月28日 8時52分
記事ミッション中・・・
記事にリアクションする
![](/pc/img/mission/mission_close_icon.png)
記事ミッション中・・・
記事にリアクションする
![](/pc/img/mission/point-loading.png)
エラーが発生しました
ページを再読み込みして
ください
![](/pc/img/mission/mission_close_icon.png)