｢この案件はどうしますか?｣部下からの相談に対し､超一流上司と二流上司で決定的に違う｢返信｣のルール

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「この案件はどうしましょうか？」。部下からメールでそう聞かれたら、どう答えたらいいのか。人材コンサルタントの宮本剛獅さんは「すぐに返信するのは当たり前。超一流のビジネスマンは、やり取りが最低限で終わるように工夫している」という――。

※本稿は、宮本剛獅『1％の超一流が実践している　仕事のシン哲学』（クロスメディア・パブリッシング）の一部を再編集したものです。

■「メールとは、相手と何度もやり取りするもの」ではない

「メールに時間を取られる」というのは、ビジネスマンに共通した悩みです。同じ相手と、何度もやり取りを繰り返す人も珍しくありません。

それが毎日の仕事を忙しくしている原因の一つになっています。

メールを受信したら、可能な限り早く返信するのがマナーですから、仕事ができる人は素早い返信を心がけていますが、早く返信するだけでは、メールにかかる時間は短くなりません。

文面を書いて送る→相手の返信を読む→また文面を書く……という作業は同じですから、その手間を省く必要があります。

ビジネスマンの多くが「メールとは、相手と何度もやり取りするものだ」と思い込んでいますが、超一流はその固定観念を否定しています。

相手と何度もメールをやり取りするのは時間のムダと考えて、できるだけ一度で済ませるような工夫をしているのです。

■超一流が行うメール術

一通のメールには、その先に想定できることがいくつも隠れていますから、先回りして返信することで、ムダなやり取りを避けています。

「この案件はどうしましょうか？」と部下から相談メールが来たら、超一流は「それはこうしよう」と返信するだけでなく、その後の展開を予想して、明確な指示を付け加えます。

「先方にこう言われたら、こう伝えてほしい。こっちにこう聞かれたら、こうやりましたと伝えるために、先に資料を送っておくといいね」

対応策を先に伝えておけば、その後は報告を受けるだけで済むのです。

■やり取りを必要最低限に減らす工夫

超一流のメール術には、もう一つ特徴があります。

「報告はこれこれが終わってからでいいよ」と、次のメールを送るタイミングを先に伝えておくことです。

メールのやり取りが増える原因の一つが、途中経過を知らせる「報告メール」です。細かいプロセスまで確認する必要はなく、段階ごとの進捗状況を把握しておきたいだけならば、明確な区切りをあらかじめ伝えておくことで、お互いに不要なメールを送らなくて済みます。

やり取りを必要最低限に減らす工夫をすれば、メールに時間を取られることから解放されるのです。

■仕事が遅い人は、仕事に取りかかるまでが遅い人

ビジネスマンにとって、「仕事が遅い」というのは、「仕事ができない」とイコールの意味を持ちます。

仕事が遅い人は、必ずしも作業のスピードが遅いわけではありません。

そのほとんどは「やる」と決めてから、実際に行動するまでに時間がかかるため、結果として遅くなっているのです。

仕事が速い人は、例外なく仕事に取りかかるまでの時間が短く、すぐに始めることで、素早く作業を終えています。

その違いは、「頭の切り替え方」に理由があると考えられます。

頭を切り替えるというのは、やる気を起こすといった感情の問題ではなく、脳をどのように使うかというイメージの問題です。

パソコンで例えると、仕事が遅い人は頭の中にフォルダーを一つしか持っておらず、あらゆる情報をそこに押し込んでいます。

一つのフォルダーがさまざまな情報で一杯になっていますから、コップに水が満杯になっているのと同じで、新たな水（情報）を注ぎ込むことができません。

つねに容量オーバーを起こしている状態のため、それを処理するのに余計な時間がかかっているのです。

■仕事が速い人の脳内で起きていること

仕事が速い人は、頭の中に新規フォルダーを作って、さまざまな情報を適切に分類していますから、情報が混乱することはなく、「やる」と決めた瞬間から素早く動き出すことができます。

超一流の場合は、新規フォルダーを次々と作るだけでなく、処理が終わった情報や、保留する情報は外付けのメモリーに移して保存しています。

頭の中のフォルダーに余力を持たせていますから、いくらでも新しい情報を入れることができます。

さらに、すべてを素早く処理することによって、頭の中を軽い状態に保っているので、処理速度が遅くなることもなく、つねに良好なパフォーマンスができる状態を維持しているのです。

上手に頭を切り替えて、素早く仕事に取りかかるためには、頭の中に新規フォルダーを作り、新たな情報を明確に分類しながら素早く処理する……というイメージを持つことが有効です。

■失敗をしないことは成功に結びつかない

ビジネスの世界では、仕事ができる人ほど数多くの失敗をしています。

たくさんの失敗を経験することで、ある意味では「失敗慣れ」していますから、どんな事態に直面しても、動揺したり、落ち込んだりすることはありません。

それは、失敗をしないことが、必ずしも成功に結びつかないことを知っているからです。

失敗を怖がって安全策だけを選択していたのでは、大きな仕事はできません。

「仕事に失敗は付き物」と割り切って、その失敗から何を学べば、成功の手がかりをつかめるか……だけを見つめているのです。

■イーロン・マスクの「ファイティング・スピリット」

世界一の大富豪といわれるイーロン・マスクは、失敗を積極的に受け入れてきた経営者の代表格です。「失敗は貴重な学習材料であり、そこから何を学び、どれだけ早く改善策を見つけ出せるかが重要だ」と考えています。

イーロン・マスク公式Twitterより

彼が航空宇宙メーカー「スペースX」を設立し、初めて宇宙ロケットを打ち上げたのは2006年のことです。

3回連続で失敗して、「もし次も失敗したら資金が尽きる」というところまで追い詰められました。

個人の資産で売れるものはすべて売り払い、ほぼ無一文という状態になりながらも、落ち込む社員に対して彼はこう宣言しました。

「私はこれまでもこれからも、決してギブアップしない。息をしている限り、生きている限り、事業を続ける」

その執念が実り、最後の資金をかき集めて行った4回目のチャレンジ（2008年）で、ようやく打ち上げに成功しています。失敗を恐れない覚悟があるからこそ、大きな成果を得ているのです。

超一流は失敗を恐れないだけでなく、倒れてもすぐに立ち上がって歩き出す「ファイティング・スピリット」に溢れています。

どんな大きな失敗をしても、必ず自力で立ち上がります。

日本人には、転んだら誰かが助けてくれるまで待つような「甘え」がありますが、それでは誰かに踏みつけられるだけです。人に踏まれる前に自分の力でさっさと立ち上がり、前を向いて歩み出す強さが必要です。

仕事をしていれば、誰でも失敗することはあります。失敗したことに落胆するのは仕方がありませんが、それを「必要悪」と前向きに考えることができれば、その失敗から検討材料を見つけられるだけでなく、ムダに落ち込むことの無意味さも理解できるのです。

■あなたは何のために働いているか

「仕事とどう向き合っていくか？」を考えることは、自分の生き方を改めて見つめ直すことでもあります。

何のために、何を求めて仕事をするのか？

新しい働き方を模索するには、自分自身に問いかけてみる必要があります。

仕事ができる一流の人は、「お金」や「肩書」、「社会的地位」や「名誉」を追いかけて仕事をしています。

仕事で結果を出すことで、その目的は達成できますが、逆の見方をすれば、結果を出さない限り、その目的はいつまでも達成できません。

自分の目的を達成するためには、結果を追い求めることしか選択の余地がありませんから、彼らは忙しく仕事をしているのです。

写真＝iStock.com／takasuu

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■二流は、何のために仕事をしているかわからない

仕事ができない人は、何のために自分が仕事をしているのか、その目的を見失っている人がほとんどです。

「お金」や「時間」、「ノルマ」に追いかけられて、何とか無事に一日を終えることだけが目的になっています。

自分の目的を「追い求める」のではなく、日常の業務に追いかけられていますから、「仕事がキツイ」とか「毎日が面白くない」と感じるのも無理はないのです。

■超一流は人生を「楽しむ」ために仕事をしている

意外に思うかもしれませんが、超一流は「お金」や「肩書」、「名誉」などを手に入れることを最優先に考えていません。彼らは「自分の人生を最大限に楽しむこと」を目的にして、毎日の仕事と向き合っています。

莫大(ばくだい)な収入や肩書は目的ではなく、あくまで仕事の結果に過ぎないと考えているのです。

超一流は、自分の人生を「楽しむ」ために仕事をしています。

人生を楽しむために、仕事があり、会社があり、家族や友人がいる。

人生を楽しむことが、すべての中心にあります。

宮本剛獅『1％の超一流が実践している　仕事のシン哲学』（クロスメディア・パブリッシング）

自分の楽しさを追い求めているから、記録を塗り変えようが、莫大な収入を得ようが、さらに精力的に仕事をします。

お金や偉くなることに固執しないから、毎日を明るい気持ちで過ごせるのです。

彼らは、目の前の仕事、今やっている仕事を全力で楽しもうとしています。

大変でツラいことも含めて、そのすべてを楽しんでいます。

仕事のために、自分の人生をつぶすようなことは絶対にしない……という生き方は、これからの働き方を考える上で大きなヒントになります。

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宮本 剛獅（みやもと・つよし）
人材コンサルタント
25歳でプロテニスプレーヤーを引退後、外資系金融会社のモルガン・スタンレー、ゴールドマン・サックスでセールスに従事。その後、企業の事業再生などに携わった後、独立。人材紹介業を中心とした株式会社人材コンサルティング＆カンパニーを起ち上げ、1000社以上のクライアント企業の採用コンサルティングや、1万人を超える求職者の転職サポートを行う。

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（人材コンサルタント 宮本 剛獅）