「書式」と「表示形式」の違いを説明できるか…仕事ができる人は知っているエクセルの基礎知識
プレジデントオンライン / 2023年7月26日 10時15分
※本稿はExcel医『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)を再編集したものです。
■周りの人が使っていない便利な機能を使いこなせればいい
Excelはほとんどの会社で使われていますが、使いこなせる人はとても少ないです。こちらのツイートをご覧ください。以前Twitterで呟いたことですが、約9万いいねをいただきました。バズったってやつです。それだけたくさんの方に共感をいただけたのだと思います。
断言します。
「Excelができる」は神スキルです。
「Excelができる」の定義は、働く環境によって変わります。目安は、「周りの人が使っていない便利なExcelの機能を使いこなしている」です。そう、周りの人よりExcelが使えたら、それで十分です。
■直感的に使えてしまうがゆえに大半の人は習熟しない
私は誰かにExcelの使い方を教わったわけではありません。そんな私でも、直感的に使えて、必要な表やグラフは作成できていました。しかし、ここに落とし穴がありました。
![Excel医『人生を変える Excelの神スキル』(KADOKAWA)](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/9/2/1200wm/img_927fee49ef01341be6004e222d797fbf197702.jpg)
今のご時世、UI(ユーザーインターフェイス)が非常に優れたものであふれています。
「UIってなに?」
たとえば、iPhoneは説明書を読まなくても直感で操作できますよね。それはiPhoneのUIが非常に優れているからです。ですが、iPhoneはなんとなく使えているけど、機能を十分に使えているとは言えないのではないでしょうか。
Excelも同じです。Excelというソフトは、直感的に使えてしまうのです。なので、ちゃんと勉強しようとは思いません。
ちゃんと勉強しないゆえに「Excelができる人なら5分でできる集計作業を、Excel初心者は5時間かけてやる」って、本当にあります。
私がそうでしたから。
Excelには、知っているだけで効率的になるコツがたくさんあります。逆に言うと、Excelを勉強しないと、効率が悪いままなのです。
■「書式」と「表示形式」の違いを理解しているか
「書式」と「表示形式」の違いって理解していますか?
私はよくわかっていませんでした。
[初心者の場合]
・「1000」を太字・赤字で「1000」にすることを「書式を変える」。←正解。
・「1000」を手入力で「1,000円」にする、つまり「,(カンマ)」と「円」を入力することを「表示形式を変える」。←不正解、惜しい。
こんな感じの理解でした。
手入力した「1,000円」は文字列です。文字列は計算できない値です。
![【図表1】「書式」と「表示形式」](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/7/b/1200wm/img_7b9a5688802b60b081a4a7a8443ad208235542.jpg)
「書式」は文字や表の見せ方を設定するもので、フォントや太字、文字色、背景色、罫線(けいせん)などです。
![【図表2】書式](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/7/b/1200wm/img_7b47566c48b176577892e63d477801cc257211.jpg)
一方「表示形式」は、セルの値の見せ方を設定するもので、数値、文字列、パーセント、通貨表示、指数表示、カンマをつける、末尾に“様”をつける、などです。
![【図表3】表示形式](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/1/0/1200wm/img_106b5ef3ac300bae030d967e379d14b3243963.jpg)
なんとなく理解できたでしょうか。
大事なことは、「書式」や「表示形式」を変えても、セルに入っている値自体は変わっていない、ということです。上記の例の場合、見え方は変わっても、セルの値「1000」という数値は変わりません。これは理解しておいてください。
■Excelの基本のキである「セル」とは何か
セルはよく「箱」に例えられます。値をセル(箱)に格納し、表示形式と書式を設定して見え方を変えます。
円表示の表示形式にしているセル(箱)に「1000」という値を格納した。
![【図表4】セル(箱)に「1000」という値を格納](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/0/d/1200wm/img_0d8f967d3241b0c5670e6e36cb992d11176804.jpg)
太字・赤字にした(書式を変えた)。つまり、「表示形式を円表示にしているセルに「1000」という値を格納し、太字と赤字の書式を設定した」ということ。
![【図表5】太字と赤字の書式を設定](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/2/f/1200wm/img_2f31f56d180b7a425bbe925810d6cb75192570.jpg)
文字も同様です。「表示形式が文字列のセルに、“Excel医”という文字を格納し、下線とHGS創英角ポップ体に書式を設定した」ということ。
![【図表6】表示形式が文字列のセルに文字を格納し、書式を設定](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/c/4/1200wm/img_c44637d41fca98190990f12729636cc5222101.jpg)
数式を入力した場合は、その計算結果がセルに表示されます。セルに格納した値はあくまでも「=1+2」という数式です。
![【図表7】数式を入力](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/b/a/1200wm/img_ba13a5dd0a651e6b14bed47278348e55142823.jpg)
「表示形式を1つ選択し、書式を加えていき見た目を整える」という理解です。表示形式は複数選択ができませんが、書式は複数選択ができます。
■「数値」か「日付」か? つまづきやすい「セルの表示形式」
「セルの書式設定」を開いてみてください(Ctrl+1)。表示形式はあくまでも書式の中に含まれます。配置、フォント、罫線、塗りつぶしなどの書式を追加で設定します。
![【図表8】セルの書式設定:表示形式](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/c/9/1200wm/img_c947b7600fecef780c60772db1beb877271387.jpg)
「表示形式」:どのような表示にするか、細かい設定はここでできます。
![【図表9】セルの書式設定:配置](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/3/6/1200wm/img_367e9a1c8c5e1379046958021bd37224391920.jpg)
「配置」:セルの中で文字をどんな位置に表示するかを設定できます。
![【図表10】セルの書式設定:フォント](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/3/c/1200wm/img_3c3b86e6b4da65d993e151b1e75ea06e378017.jpg)
「フォント」:文字通り、フォントの設定ができます。
![【図表11】セルの書式設定:罫線](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/8/7/1200wm/img_87e3aa01e48e2ea15d1c8bbd42b87c5c347430.jpg)
「罫線」:罫線の細かい設定はここでできます。
![【図表12】セルの書式設定:塗りつぶし](https://president.ismcdn.jp/mwimgs/0/6/1200wm/img_062efb0f55410f75da47f3880dcdd370278883.jpg)
「塗りつぶし」:セルの背景色が設定できます。
なお、「保護」も書式に含まれますが、本稿では省略します。
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内科医として勤務する中、職場の悲惨なデータベースを見てExcelを猛勉強し、初心者レベルからVBAを習得するまでに至る。ユーザーフォームで組織内のシステムを構築し、業務効率を改善し、生産性の向上を遂げる。2020年6月よりTwitterを開始し、非IT系のExcel初心者に向けた情報を発信。フォロワー数は6万人を超える。
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(医師 Excel医)
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