｢この作業すぐやって｣｢手が空いた時に頼むよ｣では部下は動かない…ダメ上司が好む3つ目の典型的なNGセリフ

川端克宜氏

■【グループ　仕事の足を引っ張る】指示待ちタイプ

指示待ち部下は2種類に分けられる

指示待ち部下は本当に問題なのでしょうか？　私自身も「自主性を重んじて」「自分で考えて動こう」と言いますが、本音では「会社員とは基本的に指示待ちではないか」と考えています。

指示待ち部下には、大きく分けて2種類が存在します。指示待ちだけれど指示すればその通り遂行してくれる部下と、指示してもその通りに動かなかったり動けない部下です。

前者は何も問題がありません。それが本人の特性であるなら、適切な指示を出してその能力を生かすべきです。指示を出せば十分に力を発揮できるのに「指示待ちはいけないから」と指示を与えないと、せっかくの戦力を台無しにすることになります。

問題となるのは後者で、指示待ちでありながら、指示に従わない部下の存在です。ここで見極めなければいけないのが、遂行能力があるのに指示通りに動かないのか、遂行能力がなくて指示通りに動けないのか、です。

遂行能力があるのに指示通りに動かない場合、本人のモチベーションが低下している可能性が考えられます。まずはその原因がどこにあるのかを探りたいところですが、これがなかなか難しい。本当はやりたいことがあるのにそれができていない、自分の得意とする領域で仕事が与えられない、自分の考えや提案を話しても上司や組織が受け止めてくれない、と諦めている可能性があります。

自己啓発本などでよく言われるのは「1on1などの機会を設けて、本人の本音を聞き出してあげる」ということ。しかし、思いのままを言って居づらくなるのを警戒したり、言ったところで聞き入れてもらえないと思ってしまい、なかなか本音は言ってくれないものです。そして最後には、黙って会社を去っていきます。

この状態の部下を会社として救済する道があるとすれば、人事異動でしょう。職種が変われば能力が発揮されるかもしれませんし、転勤させ環境や人間関係を変えれば、それだけで見違えたように生き生きとする人もいます。誰が悪いというわけではなく単に相性の問題だったりすることもあるため、本人の考えが変わるように、まずは環境を変えてあげましょう。

本人が自分自身の考えの変化や成長を理解しているとも限りません。企業は人事異動という制度を使って、定期的に人員の配置を動かしてみることが、行動を促す近道です。

もし指示待ち部下が突然自主性を発揮したら？　喜ぶのではなく、その裏側に潜む部下が置かれた状況を洞察しなければなりません。

部署を横断した新規プロジェクトのメンバーを公募したときに、複数の社員が手を挙げる部署がありました。自主性の高いメンバーが集まっているのかと思いきや、無茶な上司から逃れたくて手を挙げていた。本当に解決しなければならないのは管理職の人事だったわけです。こうした場合、上司を交代させるだけで部署全体が活気づくこともありえます。

自分が指示待ちだと思っていた部下が公募に次々と手を挙げるようなら、「自分の部署の運営方法に問題があるのではないか」と、注意深く考えてみるべきかもしれません。（川端）

異動させると、別人のようにイキイキする人がいる

■【グループ　仕事の足を引っ張る】先延ばしタイプ

日時をあいまいに仕事を頼んでいないか

待ち合わせでも「○日○時○分」と指定すると、早めに来る人、時間丁度に来る人、そして遅れる人がいます。ビジネスでは相手が誰であれ時間厳守は当然のマナーですが、どの組織にも時間規範の感覚がズレている人はいるものです。

時間を自分に都合よく解釈する者にはその都度苦言を呈し、プロジェクトに支障が出ないようにします。組織を率いる者としてのマネジメント能力が問われます。

ただ、この問題を解決するのは簡単です。遅れる者にはあらかじめ遅れを想定して、前倒しの日時を伝えればいい。本当の日程を教えて遅れられると腹も立ちますが、こちらでバッファをつくっておけば待てないことはありません。つまり、仕組みで解決です。

ただし、時間にルーズな人にこちらが余裕をもって伝えているのを知られると、伝えた日時を完全にスルーして、バッファに甘えた行動を取るようになります。余裕をもたせるのはあくまで自分が迷惑を被らないためですから、指定した時間に遅れたら厳しく対処する必要があります。絶対になあなあになってはいけません。

部下の仕事が遅れるのは、上司の伝え方が悪いケースも多々あります。あなたは部下に、こんな仕事の依頼をしていないでしょうか。「この作業、すぐにやって」「手が空いたときに頼むよ」「なるべく早くに仕上げて」。

写真＝iStock.com／chachamal

※写真はイメージです - 写真＝iStock.com／chachamal

まず「すぐに」とは、いつを指すのでしょうか。部下には部下の仕事の段取りがあるはずです。いま手をつけている仕事を中断して、これからの予定をキャンセルしても、すぐに取り掛かるべき作業なのか。その場合、他の仕事が遅れることになるが、それは了承するのか│。部下の事情も勘案して「○時○分までに」と具体的に指示するべきです。

同じく「手が空いたとき」「なるべく早く」もあいまいです。部下の予定が詰まっていて、当面は手が空かないかもしれません。

部下が聞き返してくれたらいいと思うかもしれませんが、人によっては部下の反応を口応えと感じ「すぐと言ったらすぐだ」と突っぱねたりするのです。

こういうことが繰り返されると部下としては「面倒くさいからとりあえずハイハイと言って受けておこう」「仕事が遅いと怒られたら謝ればいいや」と、不本意ながら先延ばし部下になるしかなくなってしまいます。

あなたが上司の立場にあるなら、日頃部下に締め切り日時をあいまいにした頼み方をしていないかを、振り返ってみてください。漠然とした頼み方をしているにもかかわらず、部下が何も言ってこないとしたら、関係がかなり悪化している可能性があります。

「今、どれくらい作業を抱えてる？　この資料は○月○日に使うもので確認含めて○日○時までに必要なんだが、やってもらえるかな」

今どきは部下といえどもこれくらい相手に慮った言い方でも、いいかもしれません。そして、伝え方より大切なのは、部下が無理だと感じたときに「すみません、いま□□の案件を抱えていますので○日○時は難しいです。○時でしたらどうですか？」など、率直に話ができる関係を築くことです。（川端）

「何日まで」＋「何時まで」も要求するといい

※本稿は、雑誌『プレジデント』（2024年8月2日号）の一部を再編集したものです。

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川端 克宜（かわばた・かつのり）
アース製薬 社長CEO
1971年、兵庫県生まれ。94年に近畿大学商経学部（現・経営学部）卒業後、アース製薬に入社。広島支店長、大阪支店長、取締役ガーデニング戦略本部本部長などを経て、14年に代表取締役社長就任。21年より現職。

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（アース製薬 社長CEO 川端 克宜 構成＝渡辺一朗　撮影＝宇佐美雅浩）