土日に来たメールに｢即レス｣すると結果的に嫌われる…ワガママな相手に賢い人がやっている｢スマートな返し｣

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相手に好印象を与えるメールとはどのようなものか。日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんは「業務時間外に届いたメールにはすぐに返信しないほうがいい。遅い時間や休日に対応してもらうことに相手が慣れてしまうと、感謝の気持ちが薄れ、不満を持たれてしまうことすらある」という――。

※本稿は、平野友朗『ずるいメール術』（PHP研究所）の一部を再編集したものです。

■「遅い時間や休日にも働く＝できる社会人」はウソ

絶対にしてはいけない「時間外労働」

若手社員の方に多い悩みの1つに「休日や終業時間後でも、メールが気になってしまう」というものがあります。

中には、見るだけでなく返信までしてしまう人もいるようです。

読者の皆さんの中にも、そういった方がいらっしゃるのではないでしょうか。

これを続けていると、あなたが確実に損をします。絶対にやめましょう。

誤った社会人像を持っていませんか？

例えば、終業時間後に届いたメールにすぐ返信をしたことで、仕事が滞りなく進んだとします。

相手は、あなたに感謝してくれることでしょう。

しかしこれが何回か続くと、相手はそのスピード感に慣れていきます。

「○○さんは、夜遅くに送ったメールもすぐに返事をしてくれる」
「○○さんは、土日もメールを見ている人だ」

こうした前提で、昼夜休日問わず、メールが送られてくるようになります。感謝の気持ちも、次第に薄れていくことでしょう。

「休日でも対応してくれてありがとう！」
↓
「こっちは急いでるんだから、早くしてよ！」
「何で今回は対応してくれないの？」

ずるい人は、残業や休日出勤を除いて、業務時間外はメールの処理を一切しません。特別対応による自分への負担を想定しているからです。

「遅い時間や休日にも働く＝できる社会人」ではないことを、しっかりと覚えておいてください。

休日のメール対応にも、ルールを作る

仮に休日にメールを見てしまったとしても、返信は次の勤務時間まで先送りしましょう。

ずるい人は、休日出勤中のメール処理について、次のような明確なルールを持っています。

ルール①
社内の人からのメールで急を要する内容なら、休日の勤務時間中に通常通り返信する

ルール②
社外の人からのメールなら、次の勤務時間中に返信する

こうした、しっかりとしたルールを自分の中で決めておけば「休日もメールが気になる」といった悩みはなくなるでしょう。

■「時間外の返信」は下書きに保存→送信は後回し

本当は教えたくない、メールの処理方法

しかしときには、勤務時間外でも、社外の人からのメールを処理した方がいい場合もあります。

それは、次の出勤日にメールを処理する時間がないことが、事前に分かっているときです。

ただし、その場合でも、送信は次の出勤日にしましょう。返事を書けるときに書いておき、書いたメールを下書きに入れて保存。送信は後に回すのです。

そうすれば、未来の自分の首を絞めることなく、効率よくメールを処理できます。

うっかりさんにおすすめ！　予約送信機能

前述したような、返事を下書きに入れておいて、後で送ろうと思っているときや、特定の時間にメールを送りたいときには、予約送信をしましょう。

GmailやOutlookなどのメールアプリには、「8:30」「8:45」など、好きな時間に設定しておけば、指定した時間に送信される機能があります。

送信するのを忘れてしまう心配がある人におすすめです。

写真＝iStock.com／ayakono

送信を忘れてしまう心配がある人には「予約送信」がおすすめ（※画像はイメージです） - 写真＝iStock.com／ayakono

POINT
1．夜間、土日の対応は過度な期待を生む
2．休日出勤中のメール処理にもルールを作り、極力働かない！
3．勤務時間外にメールを見たら予約送信する

■「メールの悩み事」を書き出してみよう

メールを書く手が止まっていませんか？

メールを使っていれば、どうしたらいいか分からなくて困るとき、悩むとき、いろいろとあるでしょう。

その都度、メールを書く手を止めて、インターネットで検索したり、人に聞いたり、考えたりしていませんか。

以下のリストは、私がよく聞くメールの悩み事をまとめたものです。

あなたにも当てはまるものがあるでしょうか。

◎あるある！「メールの悩み事12選」
①あいさつは適切か
②相手の名前に間違いがないか
③宛先（アドレス）が間違っていないか
④嫌な気持ちにさせないか
⑤誤字や脱字がないか
⑥この内容で伝わるだろうか
⑦この人はCCに入れるべきだろうか
⑧失礼にならないか
⑨添付ファイルが大きすぎないか
⑩添付ファイルが届くだろうか
⑪なんて書いたらいいのだろうか
⑫メールで伝えていい内容か

■「正解のない答え」に悩み続けるのは時間のムダ

メールの悩み事は3種類に分けられる

メールの悩みをよく見ると、全て同じ種類ではないことに気づくと思います。実は、大きく以下の3種類に分けられるのです。

A：正解がある悩み
B：正解がない悩み
C：正解が時と場合によって異なる悩み

先ほどのリストに書かれていた12個の悩み事も、この3種類に分けて考えることができます。

A：正解がある悩み
→②③⑤⑨⑩

B：正解がない悩み
→④⑥⑧⑪

C：正解が時と場合によって異なる悩み
→①⑦⑫

それではこれから、この3種類それぞれの解決策を見ていきましょう。

A：正解がある悩み

当たり前ですが、誤字や脱字、メールアドレスや添付ファイルの容量の上限などには、絶対的な正解が存在します。そしてこれらは基本的に、自分で少し工夫をすれば解決できます。

例えば、過去に届いたメールからメールアドレスをコピーすれば、アドレスを間違えることはないでしょう。

初めて送るメールがちゃんと届くか不安ならば、まずは実際に送ってみましょう。

メールアドレスが間違っている場合や、添付ファイルの容量が大きすぎる場合は、エラーになって送れないだけです。

悩むくらいなら、エラーになってから次を考えても遅くはありません。

B・C：正解がない／時と場合によって異なる悩み

一方で「内容や感じ方」など、正解が相手に左右される場合も存在します。相手が「それをよし」とすれば正解だし、そうでなければ不正解です。メールを送るまで、答えが分からないケースです。

こんな正解のない答えに悩み続けていても、あなたが疲れるだけですし、時間がもったいないです。そのため、悩む前に行動して、自分で答えを見つけにいくしかないのです。

正直、このケースの解決法は、経験を積むしかありません。数をこなすうちに、勘所がつかめてきます。最初は修行だと思って、少し頑張ってみてください。

意味のあることに時間をかける

「①が正解か……やっぱり②が正解か」といった堂々巡りは、「悩む」という行為です。これは物事が何も進展していないので、時間の無駄と言えるでしょう。

「～だから、①が正解だ」というように、自分の頭で理論立てて結論を出すことは、「考える」という行為です。これは次の行動に移ることができるので、意味のある時間だと言えるでしょう。

ずるい人は、何に時間を使えばいいのかを知っているのです。

POINT
1．悩みの種類を知る
2．無駄に悩まず、考えることに時間を使う
3．判断力を上げるには、経験あるのみ

■「相手の期限を決めるのは失礼」は誤解

多くの人がしている誤解

「相手の期限を、こちらが決めるのは失礼だ」と考える人がいますが、それは誤解です。

「○○までに対応してください」といった締め切りを明記することで、滞りなく仕事を進めることができます。

しかし中には、期限を切って相手から反発されたことがある人や、逆に、期限を切られて気分を害したことがある人もいるようです。

期限を上手に決めるには、ちょっとしたコツがいるのです。

ずるい人は、期限を切ることに明確な基準を持っています。そして「どうして、その日なんですか」と理由を問われても、相手が納得できる説明を用意しています。

期限を切るべき、正しい基準

①その仕事に対して、妥当な日数を確保できているか

15～30分程度でできる作業を依頼するときは、3～5日後くらいに締め切りの日を設定するのが適切でしょう。

相手は「配慮してもらっている」と感じてくれるはずです。

②急な依頼ではなかったか

自分の依頼が遅くなったことを棚に上げて「今日中に対応をお願いします」と伝えるのは失礼です。

相手の都合に一切配慮できていません。

③締め切りの理由が明確か

営業のアポイントメントを求めるメールで「会っていただけるかどうか、○月×日までにお返事ください」のように、期限を切られたら、これも失礼だと感じるでしょう。

しかしそこに理由があれば、検討の余地はあるかもしれません。

東京から福岡への出張が決まり、福岡のお客さまに「出張で福岡に行くので、挨拶に伺えればと思っています。こちらの都合で恐縮ですが、面談が可能でしたら6月17日までにご返信ください」と書くならば、受け入れてもらえるのではないでしょうか。

■「正確な仕事をする人」という印象を与えるテクニック

ほぼ100％のビジネスパーソンが毎日メールを見ている

期限をむやみやたらに切る必要はありません。

平野友朗『ずるいメール術』（PHP研究所）

例えば「YES」「NO」で答える、候補日の中から希望を選んで返事をする、5分程度で終わる作業を依頼する、といったメールは、読んだら間を空けずに対応してもらえるでしょう。

そのため、締め切りを設ける必要はありません。

また、私たち一般社団法人日本ビジネスメール協会が、1,498人のビジネスパーソンを対象に行った「ビジネスメール実態調査2024」の結果によると、98.87％の人が、1日に1回はメールを確認していることが分かりました。

つまり、ほぼ100％の人が毎日メールを見ていることになります。

そのため、翌日までに返事がもらえればいいメールならば、締め切りを書く必要はありません。

「スケジュールに細かい人」という印象が武器になる

期日を過ぎても反応がない場合は、すぐに確認メールを送りましょう。

そうするだけで「スケジュールに細かい人」「正確な仕事をする人」という印象を、相手に与えることができます。

「ずるい」テクニック
「この人と約束した締め切りは守らなくてはいけない」という印象を相手に与えることは、仕事の武器になる！

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POINT
1．相手に配慮した期限を設定する
2．期限を切った背景や理由を説明する
3．期限を過ぎたら速やかに催促をする

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平野 友朗（ひらの・ともあき）
日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表
実践塾シェアクラブ主宰。ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立。認定講師を養成し、ビジネスメールの教育者を日本全国に送り出している。さらに「ビジネスメール実務検定試験」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。著書に『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（文響社）、『なぜかうまくいく人の頭のいい時間割』（三笠書房）、『イラッとされないビジネスメール　正解 不正解』（サンクチュアリ出版）などがある。

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（日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表 平野 友朗）