メール署名の統一フォーマットがある企業はわずか25.7%!?

PR TIMES / 2013年3月26日 16時30分

20代女性の12.3%は送り主の人柄・性格を予想している!?「ビジネスメールの署名」に関する会社員1,000人実態調査

株式会社ミロク情報サービスが運営するビジネス情報サイト「bizocean(ビズオーシャン)」(http://www.bizocean.jp/)では、日本全国の会社員(20歳~59歳の男女)1,106名を対象に「ビジネスメールの署名に関する実態調査」を実施しました。



【調査概要】
■ビジネスメールのメール署名に関する調査
■調査方法:インターネット調査
■調査対象:日本全国の会社員(20歳~59歳の男女)
■調査期間:2013年3月7日~3月10日
■有効回答数:1,106名

「ビジネスメールの署名に関する実態調査」の詳細レポートは以下URLページよりダウンロードできます。
http://www.bizocean.jp/column/report/mail_signature/


調査結果から、会社員の77.0%が、ビジネスメールの署名を会社名、電話番号、企業ホームページURL確認などに広く活用しており、「名刺」の代わりとなっていることが分かりました。また、「メール署名」の統一フォーマットを決めている企業は、全体の25.7%に留まるという結果となっています。


メールは、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの主流となっており、CI(コーポレート・アイデンティティ)やVI(ビジュアル・アイデンティティ)の観点からも、企業は「名刺」と同様に「メール署名」の内容やフォーマットをもっと考慮すべきと言えます。


<トピックス1.>
 受信したメール署名を確認・活用する会社員は77.0%

「送られてきたメール署名を確認、活用するか?」という設問に対して、77.0%の会社員は、「送られてきたメール署名を確認・活用する」と回答しています。

さらに、「メール署名の確認内容」に関しては、「会社名の確認」が51.4%で最も多い結果となりました。次いで「名前の確認」50.5%、「部署名の確認」39.0%となっています。また、「メール署名の活用内容」としては、「メールアドレスの確認と返信」が最も多く29.4%、次いで「電話をする」22.7%、「ホームページの確認」13.1%と続きました。この結果より、メール署名は、名刺と同じ役割を担っていることが分かりました。


●20代女性の12.3%はメール署名から相手の人柄・性格を予想している!?
さらに、性別・年代別にメール署名の活用方法を見てみると、20代、30代男性、20代女性は、「メール署名から送信者の人柄・性格を予想している」割合が高い傾向があり、特に、20代女性の12.3%はメール署名から相手の人柄・性格を予想していると回答しています。


<トピックス2.>
 メール署名を統一している企業はわずか25.7%。
従業員数が5,000名以上の大手企業においても、「統一している」のは3割に留まる。

「あなたの会社では、メール署名が統一されていますか?」という問いに対して、「統一されていない」と答えた人は52.7%で最も多い結果となり、半数以上の企業でメール署名が統一されていないことがわかりました。

また、従業員規模別にメール署名の統一状況を確認したところ、従業員規模に関わらず、メール署名を統一している企業は2割~3割、従業員数が5,000名以上の大手においても、3割にとどまっています。 CI(コーポレート・アイデンティティ)やVI(ビジュアル・アイデンティティ)の統一が進んでいる大手企業も、メール署名に関しては統一化が進んでいないことが分かりました。


<考察>
今回の調査結果より、「メール署名」は、会社名・電話番号の確認などで77%もの人が活用している状況であり、名刺と同じ役割を果たしています。多くの企業では、名刺は重要なCI(コーポレート・アイデンティティ)やVI(ビジュアル・アイデンティティ)として、フォーマットなど細かく規定・統一されていますが、「メール署名」を統一している企業は、わずか25.7%に留まる結果となりました。
ビジネス・コミュニケーションの主流がメールとなっていることから、企業は、名刺と同様に「メール署名」を扱うべきだと考えます。


●「ビジネスメールの署名に関する実態調査」の詳細レポートはダウンロード可能
 詳細レポート には、「ビジネスメールの署名に関する実態調査」の主要ポイントをまとめています。なお、詳細レポートは、「bizocean(ビズオーシャン)」サイト内からダウンロードが可能ですので、ご覧ください。

参照URL:http://www.bizocean.jp/column/report/mail_signature/
「ビジネスメールのメール署名に関する実態調査」(pdf、309KB)


【参考情報】
お奨め!署名活用術
 ビジネスメール署名のティップスを有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役/ビジネスメールマナー推進協議会会長 平野友朗氏に伺いました。

*署名でさりげなく情報発信しよう
メールで自社の商品について提案したい。かといって、いきなり書類を添付するのは、      
唐突すぎるかもしれません。そんな時は、提案スペースとして署名を有効活用しましょう。


*見てほしいページのURLをつけよう
提案したい商品のページ用意しておき、署名にURLを貼り付け、「詳細はこちらからどうぞ」といった一文を添えるだけで、さりげなくアピールできます。署名に入れるリンク先は必ずしもトップページである必要はありません。新しいサービスに ついて宣伝したいのであれば商品案内のページのURLを記しましょう。相手に手間をかけずに、確実に見てもらいたいページに誘導すること。これが何より大切です。


*複数のタイプを用意して使い分けよう
 署名は「自己紹介を兼ねた署名」「クライアントへの署名」「面識のない方への署名」など
 いくつか用意しておくと便利です。


■有限会社アイ・コミュニケーション 代表取締役 平野友朗氏について
ビジネスメール教育の第一人者として知られ、開発した教育プログラムによってメールのコミュニケーションが円滑になり、処理時間削減を実現する個人や企業が続出。「ビジネスメールの常識・非常識」(日経BP社)などメールに関する書籍を19冊以上執筆し、のべ300媒体以上の取材を受け、企業や行政などへのコンサルティングや講演・研修回数は年間70回を超える。毎月、東京でビジネスメールのセミナーを開催中。http://business-mail.jp/

アイ・コミュニケーション公式サイト http://sc-p.jp/

署名活用術についての詳細は、「bizocean(ビズオーシャン)」内のコラム
「ビジネスメールの教科書(http://www.bizocean.jp/column/category/bizmail/)」にてご紹介しています。


■ 「bizocean(ビズオーシャン)」(http://www.bizocean.jp/)とは
「bizocean(ビズオーシャン)」は、2004年に開設した中小・ベンチャー企業の経営者や個人事業主の方を対象とする、ビジネスに関連したさまざまな情報を無料提供するビジネス情報サイトです。日本最大級の無料ビジネステンプレート集『書式の王様』や自分専用の企業リストが作成できる『ソーシャル企業情報』のほか、専門家による連載ビジネスコラム、企業の製品・サービスに関するニュースリリースの掲出など、充実したビジネス情報を提供しています。

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