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【中小企業経営者・大企業経営者それぞれに調査!】勤怠管理はペーパーレスが当たり前!クラウドシステムなら年末調整も楽々?

PR TIMES / 2021年10月26日 11時15分

最も時間がかかるのは『従業員へ申告書類の配布、回収、チェック』!?

株式会社S&A(本社所在地:東京都渋谷区、代表取締役:末永 修也)は、中小企業、大企業の経営者を対象に、「中小企業の労務管理×年末調整」に関する調査を実施しました。



“労務管理”や“年末調整”と聞くと、つい身構えてしまう――。

手作業や書面でやり取りをしている中小企業の財務経理や総務担当者の方々は、年末調整の時期になると連日残業続きかもしれません。

しかし、大勢の従業員を抱えている大企業はどうでしょう?
もっと“スムーズな方法”で年末調整をしている企業が多いのではないでしょうか。
労務管理についても、従業員の残業時間などを把握するためには勤怠管理システムの導入が欠かせないといえるでしょう。

コロナ禍となりリモートワークという働き方が普及したこれからの時代は、中小企業でもこうした“ペーパーレス化”を加速させる必要があります。

とはいえ、事業規模の小さな中小企業と従業員数が1,000人を超えるような大企業とでは、当然ペーパーレスにする際の課題も異なるでしょう。

実際どのような方法で労務管理や年末調整が行われているのでしょうか。

そこで今回、クラウド型オールインワン労務管理システム『ARROW』( https://www.arrow-payment.com/)を運営する株式会社S&Aは、中小企業、大企業の経営者を対象に、「企業の労務管理×年末調整」に関する調査を実施しました。


【労務管理の実態調査1.】通常業務が削られる!その課題とは?

はじめに、労務管理業務に費やしている時間に関して伺っていきたいと思います。

[画像1: https://prtimes.jp/i/88212/1/resize/d88212-1-a1d9f0830d89246ff89b-0.png ]


「通常業務のうち何割くらい労務管理業務に費やしていますか?」と質問したところ、中小企業では8割以上の方が『1割未満(54.5%)』『1割~2割未満(25.0%)』と回答し、大企業では半数以上の方が『2割~3割未満(29.4%)』『1割~2割未満(23.5%)』と回答しました。

2019年4月の労働安全衛生法改正によって、「企業が従業員の労働時間を客観的に把握しておくこと」が義務化されました。
そのような背景もあり、従業員の人数が増えるにつれて労務管理に費やす割合も増えているようです。

では、現状での労務管理の課題とはどのようなことでしょうか。

■労務管理業務の課題とは
【中小企業】
・書類が多い。データ入力も時間かかる(40代/男性/広島県)
・法改正があり専門知識が必要(50代/男性/高知県)
・正社員と、受け入れている出向者の労務管理が二重化している(50代/男性/東京都)
・会計ソフトへのイレギュラーな入力(60代/男性/福島県)
・社会保険の各種手続きのための担当者がおらず経営者自ら行っているため処理が滞りがち(60代/男性/東京都)

【大企業】
・古い会社なので、書類がすべて紙による手入力。時間掛かるし、間違いも多いので困っている(30代/男性/神奈川県)
・データ入力の作業に時間がかかる(40代/男性/北海道)
・労務管理業務のデジタル化が進まない(50代/男性/神奈川県)
・残業の実態が把握しにくい。特にリモートワークになってから(50代/男性/神奈川県)

などの回答が寄せられました。

労務管理の専門的な知識がなかったり、リソース不足によって手間がかかったりと、企業の規模に関わらず、課題となる部分は似ているように窺えます。
また、出向者の勤務管理や、コロナ禍で増えたリモートワークに対応した管理方法の確立ができていないという課題もあるようです。


【労務管理の実態調査2.】勤怠管理システムでスマートに!?

ここまでの調査で、勤怠管理における課題について分かりました。
では、管理をスムーズに行うために勤怠管理システムの導入はされているのでしょうか。
[画像2: https://prtimes.jp/i/88212/1/resize/d88212-1-573cb6e94906db6f9cd6-1.png ]


「勤怠管理システムを導入していますか?」と質問したところ、中小企業では7割近くの方が『いいえ(67.1%)』と回答し、大企業では8割以上の方が『はい(82.4%)』と回答しました。

勤怠管理システムの導入にあたって、まず、その企業の就業規則に則った管理設定の必要があります。
その後、勤怠管理を個々に行わなくてはならない場合はシステムの操作方法を周知させる必要も出てきます。

さらに、勤怠管理システムはそれなりのコストもかかることなどから、専任の部署が設けられていることの多い大企業での採用率は高く、中小企業は採用に足踏みしているのかもしれません。

では、実際に勤怠管理システムを導入されている企業は、使用感の満足度はどれくらいなのでしょうか。

そこで、「現在使っている勤怠管理システムに満足していますか?」と質問したところ、8割以上の方が『とても満足している(23.8%)』『ある程度満足している(57.9%)』と回答しました。

勤怠管理システムの導入によって勤怠管理にかける時間の短縮や、勤務時間をリアルタイムで管理することができるので、過重労働や勤務時間の不正の管理がしやすくなるといったメリットがあることから、満足されている企業も多いと言えそうです。

それでは、勤怠管理システムに満足している点、不満な点はどのようなことでしょうか。
具体的に聞いてみました。

■勤怠管理システムに対する本音
【満足している理由】
・とてもわかりやすくて、使い勝手がよくて、コストパフォーマンスが優れているので(30代/男性/大阪府)
・勤怠管理に付随する給与計算や従業員情報に関連付けされて、とても便利(40代/男性/東京都)
・カスタマイズがしやすいから(50代/男性/東京都)

【満足していない理由】
・操作が難しい。サポートが少ない(20代/男性/福岡県)
・費用がかかる割に手間がかかってしまう(50代/男性/神奈川県)
・最終的には人のチェックが必要(60代/男性/大阪府)

などの回答が寄せられました。

勤怠管理システムの内容がその企業の就業規則に合っているか、ということも満足できるかどうか左右するポイントのように窺えます。


【年末調整の実態調査1.】その方法でどれくらい時間がかかっている?

ここまでの調査で、勤怠管理システムの導入率と、システムに対しての満足点、不満な点について明らかになりました。

年末調整の時期は勤怠管理において特に忙しくなる時期だと思いますが、どのような方法で管理されているのでしょうか。
[画像3: https://prtimes.jp/i/88212/1/resize/d88212-1-d5f22a31455bfb005fcf-2.png ]


「年末調整はどのような方法で行っていますか?」と質問したところ、中小企業では『書面で各種書類作成、配布、回収(手作業)(39.5%)』と回答した方が最も多く、次いで『アウトソーシング(税理士や社労士などの代行サービス)(34.6%)』と続きました。

大企業では『書面で各種書類作成、配布、回収(手作業)(26.2%)』と回答した方が最も多く、次いで『クラウドサービスを利用(アンケート入力タイプ)(19.9%)』と続きました。

中小企業、大企業両者とも手作業で行われていることが最も多かったものの、大企業では約2割の企業でクラウドサービスの導入もされているようです。

では、年末調整にはどのくらいの時間がかかるのでしょうか。
[画像4: https://prtimes.jp/i/88212/1/resize/d88212-1-efc13cc0ad63cd9d8e85-3.png ]


「年末調整にはどれくらい時間がかかりますか?」と質問したところ、中小企業では『5時間未満(62.9%)』と回答した方が最も多く、大企業では『20時間~40時間未満(28.1%)』と回答した方が最多でした。

従業員の人数や『書面で各種書類作成、配布、回収(手作業)』と回答している企業が多いことが年末調整に時間がかかってしまう要因になっているように窺えます。

さらに、年末調整の中でも特に時間がかかるのはどの作業なのでしょうか。
[画像5: https://prtimes.jp/i/88212/1/resize/d88212-1-da282ef895ed85edeec7-4.png ]


「年末調整で最も時間がかかるのはどのような作業ですか?」と質問したところ、中小企業では『従業員へ申告書類の配布、回収、チェック(44.1%)』と回答した方が最も多く、次いで『年末調整の計算(18.5%)』と続き、大企業でも同じく『従業員へ申告書類の配布、回収、チェック(23.5%)』と回答した方が最も多く、次いで『年末調整の計算(23.1%)』と続きました。

従業員への書類配布から税計算まで、企業の大小にかかわらず、年末調整で時間のかかる作業内容は同じということが言えそうです。


【年末調整の実態調査2.】クラウドシステムなら大変な年末調整も全自動で終了!?

ここまでの調査で、年末調整の処理方法、時間のかかる作業について分かりました。

手作業での作業をされており、時間もかかる企業が多い年末調整ですが、やはり大変なのでしょうか。
[画像6: https://prtimes.jp/i/88212/1/resize/d88212-1-6b1871b4c1b5fac4a3ed-5.png ]


そこで、「年末調整は大変ですか?」と質問したところ、中小企業では4割以上の方が『とても大変(13.2%)』『やや大変(30.6%)』と回答し、大企業では6割以上の方が『とても大変(26.7%)』『やや大変(38.5%)』と回答しました。

従業員、作業時間共に多い大企業の方が大変だと感じている割合が多いようです。

では、具体的に大変な理由/大変ではない理由とはどのようなことなのでしょうか。

■年末調整は大変?大変ではない?
【大変】
・各担当(税理士を含む)との物理的な時間の調整がきつい(40代/男性/大阪府)
・毎年のことだが1年たつとやり方を忘れるので、また最初からになる(40代/男性/東京都)
・システム化できていない(50代/男性/千葉県)
・なかなか社員全員から控除証明が揃わない(60代/女性/神奈川県)

【大変ではない】
・システムを活用すれば割とすぐ終わるため。一方で、従業員が多いのでその分時間がかかってしまう(20代/男性/東京都)
・昨年からクラウドシステムで対応している為、作業工数は大幅に削減できている(40代/男性/東京都)
・計算作業などは外注に依頼しているから(40代/男性/神奈川県)
・会計・給与システムの中で発行できるので、さほど負担になっていない(60代/男性/福岡県)

などの回答が寄せられました。

システムで処理できる部分を手作業で行っていることで、大変だと感じているように窺える一方、書類の回収といったシステム外の作業が大変なこともあるようです。


【まとめ】勤怠管理や年末調整はペーパーレスがオススメ!理想は勤怠管理→給与計算→年末調整まで一元化!

今回の調査で、本業以外に勤怠管理にも時間を割かれている方が多く、提出書類や入力作業が課題となっている様子が見えてきました。

時短や従業員の労働時間の管理のために勤怠管理システムを導入されている企業もあり、8割以上の方がシステムに満足していることが分かりました。
また、特に忙しくなる年末調整においては、クラウドシステムで管理すれば軽減できるような作業内容を現在も手作業で行っている企業が多く、そのため年末調整は大変だと感じている方が多くいらっしゃるようです。

今年も年末調整の時期が近づいていますが、手作業だと工数もかかって大変ですし、リモートワークも定着した今、ペーパーレス化を進める良い機会ではないでしょうか。

勤怠管理から年末調整まで一元化できれば、担当者だけでなく全ての従業員の負担軽減に繋がるかもしれません。


クラウド型オールインワン労務管理システム『ARROW』


[画像7: https://prtimes.jp/i/88212/1/resize/d88212-1-b779dd9f7919bdeee630-6.png ]


株式会社S&Aが運営するクラウド型オールインワン労務管理システム『ARROW』( https://www.arrow-payment.com/)は、シフトから給与まで、 これ一本でOKな新しい労務管理システムです。

労務管理システム『ARROW』では、クラウドの特性を活かし新しい形の労務管理を体験していただけます。

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端末打刻が可能なので、タイムカードはもう不要です。

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■労務手続き現場の不満なども『ARROW』で解決!
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「繁忙期のアルバイトシフトをもっとスムーズに管理できないのか…」
・︎経理処理の現場の不満
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「社員・アルバイト・パート全体の人件費をわかりやすく把握したい…」
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■【運営会社】株式会社S&A『ARROW』: https://www.arrow-payment.com/
■お問い合わせ: https://www.arrow-payment.com/contact
■TEL:050-3184-1531(平日9:00~18:00)

調査概要:「企業の労務管理×年末調整」に関する調査
【調査期間】2021年9月30日(木)~2021年10月4日(月)
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,085人(中小企業経営者864人/大企業経営者221人)
【調査対象】中小企業、大企業の経営者
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

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