株式会社八芳園がMail2Connect導入で入力効率を40%向上

～宴会予約メールの自動取り込みで業務効率化を実現～



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株式会社八芳園　DX推進室　ITソリューションチーム　マネージャー　豊岡若菜様

ハウスウェル株式会社（埼玉県さいたま市大宮区、代表取締役：天池健二）は、メールをチャットツールに自動転送する「Mail2Link（メールトゥーリンク）」のオプション機能である「Mail2Connect」を利用し、株式会社八芳園様（東京都港区白金台、代表取締役 会長 : 長谷晴義）の宴会予約メールの自動kintone取り込みを実現し、入力効率を40%向上させたことを発表いたします。

Mail2Connectは、反響やメール通知をシステムに自動登録するMail2Linkのオプションシステムです。
株式会社八芳園様の導入事例
Mail2Link導入の背景
株式会社八芳園様は、kintoneの通知をLINE WORKSで受け取れるサービスを探しており、その過程で当社のMail2Linkを見つけました。打ち合わせの際、八芳園様の課題を詳細にヒアリングし、kintone通知の問題に加え、kintoneへのメール取り込みという別の課題も解決できるようサポートを行いました。
その結果、現在ではMail2Linkのオプション機能であるMail2Connectをメインにご利用いただいております。
Mail2Link導入後の効果
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Mail2Connectを使用することで、宴会予約メールの内容を自動的にkintoneに取り込んでいます。導入前は宴会担当の営業事務メンバーが2～3人で常にメールをチェックし、手入力していました。この作業は非常に負担が大きく、入力ミスや漏れが許されない重要な業務でした。
Mail2Connectの導入により、月間250～300件の宴会予約のうち、37.4%を占めるメールでの問い合わせを自動入力に切り替え、業務の効率化を実現しました。自動取り込みにより、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータを集計できるようになりました。また、事務メンバーのメールチェックやkintoneへの入力作業が削減され、既存業務の効率も向上しました。
Mail2Linkの利点
他社サービスと比べて低価格で導入しやすい点が八芳園様にとって魅力的でした。当初はMail2Connectの存在を知らずにMail2Linkを導入いただきましたが、現在ではMail2Link本来のメール転送機能よりもMail2Connectをメインにご利用いただいております。
Mail2Linkの低価格がなければ導入の検討も行わなかったとのことですので、数あるサービスの中からMail2Linkを選んでいただき、大変光栄です。
導入後の感想
Mail2Connectの導入直後から営業事務メンバーからは「とても楽になりました！」との声を多くいただきました。現在では宴会予約メールの自動取り込みが当たり前となり、Mail2Connectが会社に浸透しております。
八芳園様ではブライダル業以外にも様々な事業を展開しており、特にBtoB向けの事業ではDX関連のコンサルティングも行っているため、Mail2Connectを是非お客様にもご紹介したいと考えているとのことです。
今後はMail2Link本来のメール転送機能を活用したり、宴会情報以外にBtoB事業の企業情報もkintoneへ自動取り込みするなど、さらに活用を進めていく予定です。

「Mail2Link」とは
任意のメールをチャットグループに自動で転送するシステムです。
代表メールや個人メールに毎日届くたくさんのメール。
その中で見落としてはいけない重要なメールやお客様からの大切なお問合せメールなど、任意のメールをお使いのチャットツールに自動で転送して、情報共有の自動化、業務効率化を図ります。
トークグループに転送することで、複数人とすぐに情報を共有できるのでメールの見落としや対応漏れを防ぐことができます。

■会社概要
社名：株式会八芳園
本社 ：東京都港区白金台1-1-1
設 立　：1952年9月29日
代表者 ：代表取締役社長 井上 義則
資本金 ：１億円
URL　 ：https://www.happo-en.com/

■会社概要
社名：ハウスウェル株式会社
本社 ：埼玉県さいたま市大宮区大成町3-414
設 立　：平成16年8月21日
代表者 ：代表取締役 天池 健二
資本金 ：1億6,700万円（グループ合計）
URL　 ：https://housewell-group.jp/
nanairo＋事業部専用　WEBサイト：https://7plus.jp/
Mail2LinkLP: https://7plus.jp/mail2link

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