【レビュー】社内・社外問わず使えるセキュアでシンプルなコミュニケーションツール「Chatwork」

「ちょっとした連絡・相談」を社外の人としたいときに、毎回メールアドレスを指定し、件名や宛名を記入して、定型の挨拶と、ちょっとした文を送る。相手も同じように宛名から記入して、Yes、Noを返信するーー。

メールは相手が利用しているツール（メーラー）を気にすることなく利用できる便利なツールですが、社内だったら、チャットツールを使ってすぐに確認できるのになと思ったことがある人は少なくないでしょう。

一度、社外の人とはメールでやり取りするものという固定概念を捨てて、チャットツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

「Chatwork」は、社内外問わず利用できる、中小企業向けのビジネスチャットツール。メッセージや資料のやり取り、ToDo管理、ビデオ通話がシンプルな操作でおこなえます。

私も、初めてやりとりをするお客さまとはメールでご連絡をしますが、定期契約いただくお客さまとは、Chatworkを利用してコミュニケーションをとります。そこで今回は、実際の使用感や社外の人と利用するときのメリットなどを踏まえながら、Chatworkをレビューします。

セキュアでシンプルなビジネスチャット「Chatwork」

「Chatwork」は、「チャット」「ビデオ/音声通話」「タスク管理」「ファイル管理」に絞って機能を提供している国産のビジネスチャットツール。日本語対応で、初めての利用でも迷わず使えます。

社外の人とつながるときは、招待メールを送るだけ。無料で簡単にID登録ができるので、気軽に始めることが可能です。

すでに相手がChatworkを利用している場合は、「利用中の知り合いを探す」から、LINEのID検索のようにすぐにつながることができます。

ビジネス上重要な資料やテキストメッセージをやりとりするわけですから、セキュリティ面を心配する人もいるかもしれません。

Chatworkは、銀行レベルのセキュリティ水準を満たしており、国際規格であるISMS（ISO27001）認証も取得しているため、安心して使えるツールと言えるでしょう。

フリープランでも十分に使える

Chatworkは、3種の料金プランを提供しています。プランごとに利用できるグループチャット数や、広告表示の有無、オプション機能などが異なります。

無料の「フリープラン」は、広告の表示があるものの、基本機能は有料のプランと同じです。使用感を確認する目的ですぐに始められますし、限られた利用範囲（ユーザ数100まで、グループチャット数が7つまで）で良ければ、十分に活用できます。

「ビジネスプラン」は、ユーザ数、グループチャット数ともに無制限で、月額500円（以下すべて税抜、年間契約の場合）です。

「エンタープライズプラン」は、ビジネスプランの機能に加えて、IP制限などのよりセキュアなオプションの導入が可能で、月額800円です。

チャットからそのままビデオ通話に移行できる

それでは、細かい機能を見ていきましょう。

「チャット」は、特定の人を指定したダイレクトチャット、複数人を指定したグループチャットが可能です。ユーザ追加もグループ追加も、操作は「＋」ボタンを押すだけ。

Toボタンから、グループチャットに参加しているすべてのメンバーを指定するか、1名ずつ指定するかを選択できます。

前職で使用していたチャットツールでは、「すべてのメンバーを指定する」という機能がなく、1名ずつ選択する手間がかかったり、メンションが漏れたりしていたので、意外と便利な機能です。

過去のやり取りをさかのぼりたいときに、うまく検索ができないとフラストレーションが溜まりますが、Chatworkはメッセージの検索機能も優れていて、キーワード検索以外に発言者指定、日付指定に対応しています。国産ツールなので、直感的に検索がしやすい点が魅力的です。

検索した結果からメッセージへ遷移することはもちろん、該当のメッセージへのリンクをコピペすることなく、そのまま相手にチャットで送れます。

「ビデオ/音声通話」も「ビデオ」アイコンを押すだけで開始できます。

チャット中にちょっと会話したい、画面共有しながら打ち合わせをしたいと思ったときに、別ツールを起動することなく利用できるため、スピード感や気軽さが重宝しています。

なお、ビデオ通話は最大14名まで（有料プラン）利用可能※で、それを超えると自動的に音声通話に切り替わります。

※参加人数の保証はなし

チャットの延長でタスクやファイルの管理も

私は、メッセージ・チャットの延長で「タスク管理」「ファイル管理」ができることが、Chatworkの最大の特徴だと思っています。

プロジェクトで仕事をする場合、チャットツールやタスク管理ツールは、どちらも便利です。一方で、両方の機能があって、簡単に利用できるサービスは意外と少ないように思います。

Chatworkでは、チャット中に何かを依頼したいというときに、ツールを切り替えることなく、Chatwork上でタスク管理が可能です。メッセージから「タスク」アイコンを押すか、グループチャットの右側にある「タスク追加」ボタンを押すと、タスク概要・担当者・期日が簡単に設定できます。

自分が担当になっているタスク数は右上に、各グループチャット内にはタスク内容、担当、期日が表示されるため、シンプルな機能ながら、見落としや対応漏れが発生しにくいUIです。

タスク内容や担当、期日の変更履歴は、すべてチャット内にメッセージとして自動で残る点も便利です。ちなみに、期限日に完了していないタスクは、期限日が赤字になります。

メッセージ内で共有された資料や画像などのファイルは、すべて「ファイル管理」内に自動で保存されます。

有料プランの場合、1ユーザあたり10GBまで標準料金に含まれているので、PDFや画面キャプチャ程度の保管であれば、まったく問題ないでしょう。プロジェクトが終わったタイミングで古いファイルを削除したとしても、ファイルに紐づくメッセージは残すことができます。

また、PDFや画面キャプチャなどは、ダウンロードなしでアプリ上でプレビューできるため、移動中などのPCがない環境下でもスムーズに確認可能です。

過去のファイルを探したいときに簡単に検索できる点も非常に便利です。

「検索しづらいファイル名でアップロードしてしまった」というときも心配無用。Chatworkでは、簡単にファイル名を編集することができます。

これまで紹介した「チャット」「ビデオ/音声通話」「タスク管理」「ファイル管理」だけでも十分に満足して利用しているのですが、もう1つ重宝している機能が「ブックマーク」です。

ブックマークは、あとで確認したいメッセージやファイルにフラグをつけておいて、すぐにアクセスできるようにする機能。

プロジェクト内でよく参照する資料（テンプレート、ルール集、リンク集）をメッセージで共有し、ブックマークしておけば、都度資料を探す手間が省けます。

通知管理もまるっとChatworkで

コミュニケーションをメールからチャットに移行すると、メールを開く頻度が少なくなるかもしれません。メール通知を見落としてしまう可能性も……。

Chatworkは、さまざまなサービスと連携しているため、新たに機能開発をすることなく、Chatworkに搭載されている標準機能で設定するだけで、各ツールからの通知を受け取ることができます。

サービス連携ガイドには、記事執筆時点で連携できるツールとして80以上のサービスが紹介されており、通知以外の機能を提供するサービスもあります。

1分でわかる！Chatworkまとめ

Chatworkは、「セキュアでシンプル」「国産・日本語対応」「拡張性が高い」クラウド型のビジネスチャットツールです。アプリ（iOS／Android）の提供もあります。

料金プランは、ユーザ数制限やセキュリティ拡張機能が異なる3種類。さまざまなツールの通知を受け取れる連携サービスを提供しています。

サポートは、有料プランの利用者向けに問い合わせフォームより受け付けています（日本語）。その他よくある質問などをまとめたヘルプページ、部署別・業種別の活用事例を具体的に紹介しているChatwork Schoolなど、ガイドページが充実しており、操作・運用に迷ったときに心強い存在です。

文・Makoto.S

国内ERP大手勤めを経て、株式会社SaaSドクターを設立。DXって？SaaSって？という中小企業の経営者に向けてSaaSの選定・安定利用に向けた支援をおこなっています。
利用イメージが湧かない、自分が勤めている会社には縁がないと思っているような方に、レビューを通じて、SaaSの魅力をわかりやすく届けます。