業務効率化を阻む壁⁈ 便利ツールの結果を手作業で「確認」させる上司…。あなたならどうする？

【マンガ記事】妄想シャイン

パソコンを使っての書類作成時に非常に重宝する「表計算ソフト」。面倒な計算を自動でやってくれるだけではなく、業務効率化に役立つ関数やマクロといった便利機能がたくさんついています。しかし、オフィスにパソコンがない時代を経験している人にとっては、いまいち信用ならないもののようで…⁈ 

オフィスでありそうな、そんなシチュエーション。自分ではなくても身近で起こって相談されたりした経験がある方もきっと多いはず。

第19話：念には念を

 

 

 

 

 

 

 

 

とある会社に勤務する中堅社員の主人公。ある日、上司に指示された書類をパソコンで作成しました。使用したのは、いまやビジネスの現場では、なくてはならない「表計算ソフト」。必要な数字と関数を入力するだけで、単純な合計ばかりでなく、複雑な計算も瞬時に行ってくれるという、非常に便利なツールです。

小一時間ほどで書類の作成を終えた主人公。「あとは上司の確認印をもらえば終了…」ということで、プリントアウトした書類を係長のところにもっていきました。係長は、書類を見るなり、「この合計の計算はあっているのか？」と、主人公に聞いてきます。

「はい。合計は『関数』を使っておりますし、計算範囲もあっていました。大丈夫です。」と返事をする主人公。すると係長は、その説明を聞くなり、なぜかムッとした顔になり「そんなん、信用できるか！ちゃんとすべてを電卓で確認しろ！」と、怒り出しました。

「何のための『関数』だよ…」と心の中でつぶやく主人公。そして、いつものごとく脳内で妄想スイッチが入ります。

係長の指示通り、電卓での検算を済ませ、書類を再提出する主人公。「係長、すべての計算結果を電卓で確認しました！」と、電卓を見せながら、書類上の合計欄と数字が一致していることを示します。すると係長は、「よし！では、念には念を入れて、そろばんでも計算をしろ。」と、デスクの引き出しから「そろばん」を引っ張り出しました。しかし、就職したときから、オフィスにパソコンがあるのが当たり前、という世代の主人公にとって、「そろばん」は、ほとんどなじみのないツール。

「すいません。そろばん、できません。」と、謝る主人公に対し、係長は「そんなこともできんのか。仕方ないな。」と他に、確認する確実な方法がないかを考えだします。しばらくして、名案（？）を思いついた係長。「そうだ。近くにそろばん教室があったよな。そこの先生にお願いしよう！」と言うなり、書類とそろばんを主人公に持たせ、近くのそろばん教室に行くるように指示をだしてきました。主人公は「そうですね。それが確実ですね。」と、係長に調子を合わせつつ、そろばん教室に向かいます。

「無駄にもほどがある…。」（妄想終了）

結局、電卓での確認がないと、書類を通してもらえないと悟った主人公。「はい、電卓で確認します。」と返事をし、自席に戻って、電卓を叩きはじめます。

すると、その一部始終を見ていた新人女子が、主人公が電卓を叩いている姿をスマートフォンのムービー機能で撮影し始めました。ひたすら、書類の数値を電卓に打ち込んでいく主人公。書類上の合計と電卓の数値があったところで、新人女子は撮影をやめ、係長に言いました。

「係長。念には念を入れて、先輩が電卓を打ち間違えていないか確認していただけますか？見えやすいように、スロー再生しますので！」

これには係長もびっくり。「そこまでやらんでいい！」ということで、この一件は終了となりました。

必要以上の報告と確認、そして過剰なチェック。どこの職場にも多かれ少なかれ存在する、「作業フローの無駄」。よりよい品質のものを市場に送り届けるためにも、「機械任せにしない」「念には念を入れて、人の目を通しての確認やチェックも行う」といった姿勢は、確かに大切なことでしょう。しかし、今回のように、「人間の手作業では間違えやすい」ということで開発され、その品質も広く認められているツールで導き出した結果を、一から手作業で確認することを要求するのは、いかがなものか…。

さて、新人女子の「確認する過程も正しいかチェックしてください」作戦の是非はさておき、無駄な「確認」に、仕事の効率化を阻まれている読者の中には、思わずニヤリとしてしまった方もいるのではないでしょうか。妄想シャイン、次回もどうぞお楽しみに。

【マンガ記事】妄想シャイン

入社3年目でようやくこなれてきたサラリーマンの主人公は、ストレスが溜まるとひたすら妄想しながら乗り切る、妄想社員。オフィスでよくある、ちょっとしたイライラやモヤモヤを、今日も妄想しながら乗り切ります。

これまでのお話

第18話　忘年会（https://limo.media/articles/-/14777）