会社が突然テレワークに！「集中できる環境」作り、そのコツとは

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大防止のため、急遽テレワークとなった人が多く見受けられるようになりました。もともと政府では、オリンピック期間中の混雑緩和を目的にテレワークを推奨していましたが、思わぬ形でテレワークの導入が加速しています。

社会全体から注目が集まっている、テレワークという働き方。そこには、どのようなメリットや注意点があるのでしょうか。

「テレワーク」は3種類ある？

日本テレワーク協会によると、テレワークとは「情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと」。

また、働く場所によって3つに分けられるようです。

在宅勤務

自宅で働くこと。会社とは主にパソコンとインターネット、電話などで連絡を取る。

モバイルワーク

顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使って会社と連絡を取りながら働きます。主に営業などで外回りが多い人が、この働き方になるようです。

サテライトオフィス勤務

勤務先以外のオフィススペースに出社し、パソコンを利用して働きます。

テレワークの進め方は？

テレワークと通常の勤務では、仕事の進め方における違いがあります。それぞれの特徴をみてみましょう。

【通常の勤務】
・職場の人と直接やりとりをする。
・書類を扱う仕事は、その場で対応できる。
・メンバーと顔を合わせて会議やミーティングをする。

【テレワーク】
・職場の人とは、電話・メール・チャットでやりとりをする。
・紙の書類を社外に持ち出せず、すぐに対応できないことがある。
・郵送やFAXなどの対応は出社時、もしくは出社している人が対応する。
・電話会議やテレビ会議を行う。

職場の人との連絡手段は複数あるため、やりとりや会議などの進め方に大きな差はないようです。しかし、書類の扱いや郵送対応など、テレワークでは対応できない作業が発生することも少なくありません。

電子化が進んでいるとはいえ、日本ではまだまだ書面でのやりとりが主流です。書類の対応は出勤の日に行なう、出勤している人と連携するなど、状況に応じて仕事を進める必要があるでしょう。

プライベートにおけるメリット

テレワークによって自宅や近隣のサテライトオフィスなどで働く場合、プライベートにもメリットが生まれます。たとえば、出社するために要する「時間」が短縮されるという点。往復の通勤時間や出勤前の身支度、社内のフロアの移動などに要する時間がカットできます。

また、昼食や飲み物を自宅にあるもので済ませたり、仕事用の服を買い揃えずに済んだりと、「出費」を最小限に抑えることも可能に。そのうえ、毎日の満員電車や車の渋滞によるストレスも発生しません。

出社するために費やしていた時間やお金、ストレスを抑えられるのは、非常に大きなメリットといえるはず。空いた時間を育児や家事、副業、趣味の時間などに充てる、浮いたお金を貯金するなど、プライベートの充実にも繋がるでしょう。

テレワークをする際の注意点

こうみるとメリットが多いと感じられるテレワークですが、注意点もいくつか存在します。まず挙げられるのは、仕事時間を確保すること。

会社以外で仕事をするとなると、「子どもが話しかけてくる」「家族に用事を頼まれる」と頭を抱えるケースも珍しくありません。たとえ家族が留守だとしても、ちょっとした家事や来客の対応などで仕事が中断する場面もあるでしょう。

その結果、仕事が思うように進まず、睡眠時間を削って対応するしかない…なんてことも。会社以外の場所で働くからこそ、仕事に集中できる環境を整えておくのがポイントです。

また、在宅勤務の場合、会議やミーティング中に家族が邪魔をしないよう注意する必要もあります。家族に会議の時間を伝えておくなど、事前に配慮しておきましょう。

この他にも、「上司の目がないので、サボってしまう」「残業時間の管理をどうするのか」「部下の管理ができない」「コミュニケーションが不足する」「出勤している人の雑務が増える」など、様々な問題、注意するべきことがあります。

勤務先の就業規則や上司・担当者に確認しながら、進めていく必要がありそうです。また、集中できる環境を自分で整える工夫も求められています。

「私はこうしました！」体験談

では実際に、「集中できる環境」はどのように作ったのでしょうか。体験談をご紹介します。

「私は営業のサポート業務をしているのですが、書類の確認以外はほぼ自宅で仕事ができます。仕事部屋を確保し、余計な物を置かないように工夫しました。それでもどうしても集中できないときは、カフェなど場所を変えて仕事をするようにしています。

　会社からモバイル型Wi－Fiルーターを支給してもらったので、どこでも仕事ができます。とはいえ、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染予防のためにテレワークが導入されたので、なるべくは自宅で仕事をするようにして、ストレッチなどの軽い運動を取り入れ、気分転換しながらやっています」

「外回りが多いのですが、会社に寄らずに帰宅できるので助かる反面、より一層の成果主義になりそうで、ストレスも感じています。ただ、成果主義は悪いことばかりでもないようで、『限られた時間の中でどうやって結果を出そう…』とよく考えて動くようになったと思います。そのため残業時間も少しずつ減っている印象です」

「子持ちなのですが、やはり自宅で仕事ができて、保育園の急な呼び出しにもすぐに対応できるのが嬉しいです。でもその分、子どもが寝てから仕事をしなければならないので、寝不足気味です。

　寝不足が続きいよいよ集中力が続かなくなってきたとき、上司に相談しました。『もっと早く相談してくれればよかったのに！』と注意され、テレワークこそこまめな報連相が必要だと実感。上司も部下が何をしているのか、どういうことで困っているのか見えないので、はっきり言って欲しいようでした。これからは周囲とのこまめなコミュニケーションを意識していきたいと思っています」

テレワークは、職場の人たちが見えないからこそ、密なコミュニケーションが必要になります。また、テレワークの導入で評価制度が変わる可能性もあるようです。

始めは戸惑いがあると思いますが、柔軟な対応が求められています。

まとめ

こう見ると、テレワークによって得られるメリットは多く存在しています。とくに通勤時間が長い、仕事の日は外食やコンビニなどを利用している、幼稚園・保育園の送迎をするといった人は、時間やお金の面でとても助かるでしょう。

ただし、テレワークへの対応は会社によってさまざま。なにか起こったらすぐにテレワークへ切り替えられるようスタンバイしている会社もあれば、テレワークに否定的な会社も少なくありません。その背景には、「社員にはメリットがあるが、会社にはない」「出社させないと社員がサボってしまうかも」といった考えもあるようです。多くの会社にとってテレワークが当たり前の存在になるには、まだ少し時間がかかるのかもしれませんね。

【参考】
「2020年に向けたテレワーク国民運動プロジェクト―テレワーク・デイ参加企業の募集―（https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01ryutsu02_02000171.html）」総務省
「テレワークとは（https://japan-telework.or.jp/tw_about-2/）」日本テレワーク協会