職場のコミュニケーション改善に有効！「語彙力アップ」と「リモート対策」

メンバー間の人間関係を良好に保つことは、組織の重要な課題です。

テレワークという新しい働き方が浸透し始めた今、リモート環境下でうまくコミュニケーションをとることの難しさに悩む人も増えています。

職場でのコミュニケーションに「ギクシャク感」があると、業務へのモチベーションも下がりがちですよね。たとえ在宅勤務であったとしても、働く仲間との良好な人間関係は、一人ひとりのちょっとした心がけで改善できるかもしれません。

8割超が「上司主体」の個別コミュケーション…人材育成に向けた取り組み

まず、一般社団法人日本経済団体連合会が実施した「人材育成に関するアンケート調査結果（http://www.keidanren.or.jp/policy/2020/008.pdf）」を見てみましょう。社員の成長に向けた個別のコミュニケーションについて調査したところ、8割以上（83.3%）の企業が「上司」を実施主体として取り組んでいた結果となったのです。そして、より効果的な方法として、1on1などの上司と部下による定期面談や目標管理制度などが挙がっています。

ただ、現状の社員との個別コミュニケーションの方針に対する企業の満足度は低いようです。現状施策の一部、もしくは方針全体を見直す必要性を感じている企業が6割を超えていました。このような結果から、新たな導入施策への関心の高さが窺えます。

職場コミュニケーションを円滑にする「語彙力」

円滑な職場コミュニケーションのために、社員の伝達力の向上を図ることは非常に有効です。

一般社団法人日本アンガーマネジメント協会 代表理事・安藤氏によれば、「語彙力がないとコミュニケーションが暴力的になる傾向がある」とのこと。（※（https://www.keiomcc.com/magazine/sekigaku147/））

自分の言いたいことをうまく言葉にできずにイライラしたり、相手の言っていることがよくわからず不安やストレスを感じてしまうことも少なくないでしょう。そのようなコミュニケーションの齟齬が、人間関係を悪化させることもよくあります。

コミュニケーションにはさまざまな要素が絡みます。その中でも「語彙力」という必須要素を強化することが、職場でのコミュニケーションの向上には非常に有効です。

語彙は、本や新聞を読む、漢字検定の勉強や、知らない言葉をマメに調べるなど、さまざまな方法で鍛えることができます。時には、トレーニング手段やヒントを社員同士で共有するしたり、機会を与えたりしてもいいかもしれません。

リモート環境下で上手にコミュニケーションをとるには？

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響により、テレワークで業務を進めざるを得なかった企業は多いはずです。テレワークを導入すると、今まで行っていた業務が「遠隔」になり「直接」ではなくなります。

そこで業務や育成のためのコミュニケーションも様変わりすることに戸惑われている方も多いのではないでしょうか。ここでは、テレワーク環境下でのコミュニケーションの対策やポイントを紹介します。

強めの言葉を避ける

電話やオンラインでのやりとりでは、ネガティブな言葉のニュアンスや響きのマイナス印象がより強く残りやすい傾向にあるようです。直接の対話に比べて、表情やジェスチャーもしくはその後のフォローで、マイナスの印象をやわらげるタイミングを逃しやすいことも関係しているでしょう。

そんなに強く言ったつもりではなくても、相手の受け止め方によっては、不快や不安を招く恐れも……。メールや電話などでのやりとりは、少し丁寧すぎるくらいの言葉選びが無難かもしれません。また、メールやチャットの場合、TPOに合わせつつ、絵文字や顔文字などを適度に入れるのもよいでしょう。

電話やメールの時間帯に配慮する

テレワークになって上司から昼夜、休日を問わず連絡が入り、対応せざるを得ないことに不満を漏らす部下も少なくありません。

通話が長くなりそうな用件であれば、「これから電話をしても大丈夫？」と、事前に一言メッセージを送るなどの配慮もおすすめです。オフィス勤務とは異なり、相手がすぐに応答しやすい状態かを確認することは、思いやりでもありますが、お互いの業務効率化にもつながります。

無理な仕事量を割り振らないよう気をつける

とくにテレワーク初心者は、新たなフローに慣れる時間も必要です。コミュニケーション手段が変わることで進捗が遅くなってしまうケースもあるでしょう。

ただでさえ進みにくい体制のうえに、膨大な量の仕事が振られれば残業は免れません。そのため部下に無理が生じないよう、割り振る仕事量をコントロールする必要があるでしょう。

まとめ

テレワーク環境ではお互いの距離感が掴みづらくなります。意思の疎通がはかりにくいと感じる方も多く、オフィスとはまた違ったトラブルも発生している様子…。

職場でのコミュニケーションは、会社のあらゆる面に影響する組織の重要課題のひとつです。まず「伝えたいこと」や「伝えるべき」ことを、簡潔で的確にやり取りできるようになるための、語彙力強化がおすすめです。

オフィス内、テレワークを問わず、配慮すべきポイントをわきまえ、円滑な職場コミュニケーションを目指しましょう！

【参考】
「人材育成に関するアンケート調査結果（http://www.keidanren.or.jp/policy/2020/008.pdf）」一般社団法人日本経済団体連合会
（※）「怒りをコントロールする技術（https://www.keiomcc.com/magazine/sekigaku147/）」安藤 俊介　慶應丸の内シティキャンパス