アマゾンで最高の会議は「一言も話さない」会議 「意思決定の質と速さ」は事前準備で9割決まる

東洋経済オンライン / 2020年9月27日 7時25分

会議資料を各自で黙読……アマゾンで学んだ「速く、確実に決断する会議」のヒントを紹介します(写真:Fast&Slow/PIXTA)

重要事項を決定する、新規事業を検討する、進捗を報告する……。会社や組織にとって「会議」は不可欠なものである。しかし一方で、自社の会議が非効率・非生産的であると感じている方も多いだろう。アマゾンジャパンの立ち上げメンバーであり、『amazonのすごい会議』(東洋経済新報社)を上梓した筆者が、アマゾンで学んだ「速く、確実に決断する会議」のヒントを紹介する。

■15分資料を黙読する

会議には、みんなでアイデアを出し合う会議や、何か重要な意思決定をする会議など、いろいろな種類があります。今回は「意思決定会議」のあり方について、アマゾンで採用されている考え方をご紹介します。

「意思決定会議」では、まずファシリテーター(オーナー)は、会議を開く趣旨を一通り確認したうえで、最終的に会議室を出るときにどういう状態にもっていきたいかというゴールを共有し、どのような順番でそれらを検討するのかを説明します。また、参加者の手元に会議資料がそろっているかどうかも確認します。

ここまでは、どの会議でもたいして変わらないと思います。しかしその後の流れが、アマゾンは独特です。

一般的な組織であれば、会議資料の作成者が、ほかの出席者から議案の概要の説明を求められることと思います。

しかしアマゾンではそうはしません。まず、目の前にある会議資料を各自で黙読するのです。事前に資料をメールで送付した場合でも、15分間くらい必ず読むための時間をとります。

そしてこのときに重要なのが、沈黙を保つこと。一通り目を通してもらう間、質問は一切受け付けません。

「意思決定会議」において、アマゾンがこうした進め方を採用するのには、それなりの理由があります。

資料の作成者が会議の冒頭で概要を口頭で説明していくやり方には問題があると、アマゾンでは考えられています。例えば2ページ目の話をしているときに、誰かが何かの言葉に引っかかって、「ちょっと待って」と止めて質問するということが起こりがちです。

実は、その答えに当たる部分が4ページ目に書かれていたりするのですが、質問している人は資料の全体を把握していないので、そんなことはわかりません。プレゼンテーションなどでも、途中で質問されて、「それは後から出てきますから」というやりとりがよく見られますが、それと同じことです。

実は、こうした無駄なやりとりを非常に嫌うのが、創業者ジェフ・ベゾス氏です。すでに書いてあること、説明が予定されていることを質問するのは無駄です。読みながら、わからないところにクエスチョンマークをつけ、後のページで説明されていたらマークを消し、残ったものだけについて質問したほうが、時間的にはるかに効率がよい、と考えて、このような沈黙をルール化したのです。

■「一言もしゃべらない会議」が最高の会議

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