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仕事のできない人は「報告」のコツがわかってない 「遅い」は致命的、どう準備してどう伝えれば?

東洋経済オンライン / 2021年11月25日 11時0分

仕事ができるか否かは、「報告」の仕方ひとつでわかります(写真:Greyscale/PIXTA)

「報連相(報告・連絡・相談)」は、ビジネスにおいて必須のスキルです。しかし、「言いたいことがうまく伝えられない」「報告が遅い」「決定事項の連絡がない」「相談なく勝手に進められてしまう」など、「報連相」に絡むトラブルは少なくありません。

その中でも、「報告」は、コツを知っているかどうかで、その質が大きく変わります。そこで、「話し方」「伝え方」について書いたベストセラー書籍100冊を分析し、皆が「重要だ」と言っているポイントをまとめた新刊『「話し方のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』の著者の1人である藤吉豊さんが、100冊の書籍に書かれてあった内容をもとに、報告のポイントを解説します。

前回:嫌われる人の「イラっとする会話」よくある4大NG(11月18日配信)

■「報告が遅い」は致命的な欠点である

「確認を頼んでいた納期の件、どうなったんだ?」

「先日のイベントの報告書はどうなった?」

「そういえば、あの取引先との打ち合わせはどうだったんだ?」

報告の遅い部下に対して、上司がこのように尋ねるのは、珍しいことではありません。

しかし、「話し方」「伝え方」をテーマとした名著100冊には、「報告」は聞かれるより前に行うように書かれていました。

その理由は、

「報告が遅いのは、それだけでビジネスパーソン失格」

「上司の期待に応えられていない」

「聞かれるまで黙っていると自主性に欠ける“受け身人間”と誤解される」

「作業が遅れていると思われる」

といった、心構えの面だけではありません。

実は、尋ねられるよりも前に自分から報告することで、

「言うべきことをうまく伝える」

「誤解なく短時間で共有する」

ことが可能になります。

なぜ、報告は自分からすることが大事なのでしょうか。

■報告に必要な3つの準備

たとえば、冒頭のように、納期について尋ねられた場合を考えてみましょう。

何の脈絡もなく急に尋ねられると、多くの方はあわてて答えることになります。

すると、しどろもどろになり答えられなかったり、自分の整理がついていなくて、

「確認したところ、やはり新しいタグには不備がありまして、再手配をしましたが、どうやら先方も立て込んでいるらしく、今のままだと納期に間に合わないとのことで、いったん納期でできるだけ納品してもらって、残りはでき次第という形にしてほしいということです。このような形で進めてもよいでしょうか?」

といった要点のはっきりしない報告になりがちです。

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