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説明ベタな人に知ってほしいパワポ図解術の極意 ムリ・ムダ・ムラをなくして簡単図形で伝える

東洋経済オンライン / 2022年1月23日 22時0分

昨今は「話し方」関連の書籍が流行ですが、話がヘタでも伝わる方法があります(写真:mits/PIXTA)

ビジネスでは社内でプレゼンをしたり、周りの同僚や上司と協調しコミュニケーションを取ったりすることで、仕事を円滑に進めたり、商談で交渉を成立させたりする必要があります。

ただ、話すのが苦手な人はどうしたらいいでしょうか? 解決策の1つは図解資料をつくること。資料をうまくつくれると、それに沿って話をしていけば良くなるので、余計な緊張感が抜け、図で自分の言いたいことを表現できて共通理解も築きやすくなります。

トヨタグループのデンソーテクノでシステムエンジニアを務める森川翔氏の著書『トヨタグループで学んだ誰にでも伝わる 図解資料作成術!』より、パワーポイントによる「図解資料作成術」を紹介します。

■パワポのシンプルな図形を使うだけでOK

図解と聞くと「センスがないとできないのでは?」とおっしゃる方がいます。

たしかに街を歩けば良い標識や、看板がすぐに目に入りますし、スマホやパソコンなどを見ると、スタイリッシュなホームページやバナー広告が出たりしていて、デザイン性の高さに驚かされることが多いです。ですから「図解=センス」と考えてしまうのもうなずけます。しかし、私が提案するメソッドはパワーポイントの基本図形を使ってできるものです。

なぜ基本図形を使うのかというと、「誰でも実践ができなくてはならないから」です。

社内や社外で意思疎通を図る際に専門的な技術がないとできないメソッドだと、図解をするまでに時間がかかってしまい、生産性を下げてしまいます。

また、「相手が見やすい」ことも重要です。

多くの図形を使って表現すると、目線をどこにもっていけば良いのかわからなくなるということと、統一感のない表現になる可能性も高く、相手を混乱させてしまいます。

下記の図を見てください。

(外部配信先では図や画像を全部閲覧できない場合があります。その際は東洋経済オンライン内でお読みください)

通勤するところから退社するまでの流れをシンプルに表したものですが、それぞれのステータスの表現が違っているだけで、資料を見る側からは判読しづらいものと映ってしまいます。

これをわかりやすくするには、基本的に図解で使用する図形を統一し、よく使うものを決めておくと良いでしょう。私の場合は下図のように四角と丸、矢印、線となります。

■図解資料をつくると、相互理解が短い時間で築ける

いちばん大切なのは相手にすぐに伝わる資料をつくることです。 

そのためには、ムリ・ムダ・ムラをなくすことが肝要です。

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