16時に帰るデンマーク人が会議で心がけること 会議漬けの中間管理職が行った｢驚きの改革｣

会議を効率的に進めるためには、アジェンダの共有とタイムキーピングをみんなで意識するといい。

発言しない人は会議に呼ばない

会議やイベントへの出席者数も、工夫の余地がありそうだ。日本に出張に行ったことがあるハッセは、日本でのカンファレンスをこう振り返る。

「出席者がたくさんいて驚いたよ。トップから中間管理職ナンバーワン、中間管理職ナンバーツー、秘書ナンバーワン、秘書ナンバーツーとか（笑）」

デンマーク人から見ると、日本人のイベントや会議への出席者は異様に多く見えるようだ。本当に、全員で出席する必要があるのだろうか。

イベントや会議に招集するとき、声をかけようとしているメンバー全員が本当に出席する必要があるのか、一度考えてみても良さそうだ。

また、イベントや会議に招集されたとき、本当に自分が出席する必要があるのか、立ち止まって考えてみるのも良さそうだ。イベントや会議への出席者を最低限にすることも、お互いの「タイパ」につながる。

出席者が少ない方が話が早いし、出席しない人はその分、その時間を別のことに使えるからだ。

ちなみに、デンマークでは発言しないメンバーは会議に呼ばれなくなる。会議とは意見を交わすものであり、発言しない人はいても意味がないと思われるからだ。 「本当に全員で出席する必要があるのか？」。会議を設定する前にそう自問したい。

針貝 有佳：デンマーク文化研究家