｢書くのが苦手｣がなくなるChatGPT活用術3選 執筆･校正･要約からメール返信まで超楽々！

そんなときは、生成AIに誤字・脱字、タイプミスを見つけるよう指示し、修正文章を併せて提示してもらおう。

例えば、以下のようにChatGPTに文面のチェックを依頼しよう。

「以下の文章から誤字・脱字、タイプミスを見つけて、修正を行うべき箇所をすべて提示してください。そのうえで、修正文章の案を提示してください。
文面：（チェック対象となる文面を貼付）」

ChatGPTは文章の構成を把握し、修正箇所と修正文章を提示してくれるはずだ。

なお、想定した修正箇所は以下の通りである。

・「誠申し訳ございませんでした」→「誠に申し訳ございませんでした」

・「業務プロセスの見直しやや、」→「業務プロセスの見直しや、」

・「ご愛子」→「ご愛顧」

読者の中には、知らないことについて調査する際、長文の文書を端から端まで読まねばならず、要点を理解するのに悪戦苦闘した経験がある方もいると思う。このようなシチュエーションで生成AIを活用すれば、複雑な文章も要点を絞って解説してくれる。

例えば、以下のようにChatGPTに要約を依頼しよう。

「以下の文章を要約して、3つの箇条書きで表現してください。1つの箇条書きでは40文字以内で表現してください。
文章：（対象文書を貼付）」

生成AIは文章の構成・要点を把握し、重要と思われるポイントを3つ箇条書きにして提示してくれるはずだ。

気持ちを取ってメールを代筆してくれる

ビジネスで毎日書かなければいけない文章は、メールかもしれない。ここでも生成AIは重宝する。

たとえばお客様からクレームのメールをいただき、これにすぐに返信しなければならない場合、あなたはどう対処するだろうか。一からメール本文を作成する人もいれば、メール文面例が掲載されたサイトを探し、より適した例文を探してくる人もいるだろう。

このような場合、例えば以下のようにChatGPTにメールの返信文面の作成を依頼すればよい。

「以下の「お客様からのメール」について、お客様に不快な思いをさせないような返信内容を3つ挙げてください。
お客様からのメール：（メール文面）」

するとどうだろう。お客様からのメールに対する返信文面を、ものの数秒のうちに3つ提示してくれる。

内容を見ると、ChatGPTはお客様からのメールが書き手の会社への苦情であることを認識し、3つの文章すべてに「申し訳ございません」という謝罪の文言が入っている。ここまでChatGPTで準備してくれれば、依頼人は一番よい出来の文面を採用し微修正を加えた後、メール送信ボタンを押せば対応完了だ。

こうした便利な使い方は、探せばまだまだ見つかるはずだ。文書に苦手意識を持つビジネスパーソンは、ぜひ積極的にChatGPTを活用してみてはいかがだろう。

佐々木 三泰：アクセンチュア ビジネス コンサルティング本部 AI グループ AI センター アソシエイト・ディレクター