一流会社員が実践する｢捨てる仕事｣の見極め術 取捨選択とツール活用で重要タスクに集中する

「重要ではない×緊急ではない」タスクは、今すぐやめます。

それぞれの領域にあてはまるタスクをよく見ると、「重要×緊急」はそれほど多くはないことがわかります。集中して取り組むべきは、「重要×緊急ではない」タスクです。

人一倍多くの仕事をやっている。それなのに、なぜかあまり評価してもらえない人の仕事を分析してみると、「重要ではない×緊急」と「重要ではない×緊急ではない」のタスクほど丁寧にやっています。なぜなら、他の人がやらないことを自分がやることで存在感を発揮できるかもしれない、重要ではないから失敗を恐れずに取り組めると考えるからです。そして、「重要×緊急」や「重要×緊急ではない」のタスクに取りかかる頃には、疲れている、じっくり考える時間がない、という状態でやっつけ仕事になってしまうのです。

本来は捨てるべき仕事ほど一生懸命にやっているのですから、大変気の毒ではありますが、高い成果にはつながりません。

仕事の本質を見極めて、重要な仕事に集中することが一流の基本なのです。

ツールを積極的に活用する

「えっ？　今、何をした？」

パソコン画面をスクリーンに投影しながらミーティングをしていると、議論の内容がその場で資料に反映されることがあります。

パソコンの持ち主が一流のときは、他の出席者からこんな感嘆の声がよく上がります。鮮やかに、そして一瞬でどんどん作業を進めていくさまを目の当たりにするからです。

私の見てきた一流はどの人も、ショートカットキーやエクセル関数をスムーズに使いこなします。

皆さんも活用していると思いますが、ショートカットキーを使えば、メニューを何度もクリックしたり、手をキーボードとマウスの間で行ったり来たりさせる必要がなくなります。また、エクセル関数を使えば、手作業だと数時間かかる膨大なデータ分析やチェックも数秒で、しかも正確に完了させられます。

だから、一流は資料作成や表計算にかける時間がとても短くて済むのです。

それに加えて、便利なソフトやアプリ、機能にも敏感で、どんどん取り入れます。

例えば、メールソフトのスケジューラーの予定を「会議」「作業時間」「移動」など種類別に色分けして一目瞭然にする。チームでスケジュールを共有して、ミーティングの日時調整をするときに、都度空き時間をメンバーに尋ねる必要がないようにする。このようなことはよく行っています。

会社のルールが許せばの話ですが、Todoistなどのタスク管理に特化したソフト、EightやCAMCARDなどの名刺管理ツール、SlackやChatworkのようなビジネスチャットツール、ZapierやAutoHotkeyのようなよく使うキーボード操作を自動化できるツールを積極的に活用しています。

一流が追求する「安正早楽」

一流がこんなふうに仕事をするのは、常に「安正早楽」を追求しているからです。

「安正早楽」とは、「安く」「正しく」「早く」「楽に」のことです。

もっとお金がかからない方法はないか（安く）

もっと正確にできないか（正しく）

もっとスピードアップできないか（早く）

もっと手間をかけずにできないか（楽に）

「安正早楽」によって節約したお金や時間は、仕事の質を高めることに使います。

例えば、文章を入力することよりも推敲（すいこう）に時間をかけるほうが、わかりやすい文書を作ることができます。ムダなコストを削ってお金に余裕ができれば、ホームページのデザインをウェブデザイナーに発注することだってできます。そうすれば自分で作るよりもずっとセンスのいいものになります。だから、一流の仕事は質が高いのです。

ぜひみなさんも、ハイパフォーマーの実践する一流の仕事術を取り入れてみてください。

佐藤 美和：ビービーエル代表取締役