MJS、改正電子帳簿保存法への対応と業務効率化のポイントを紹介

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　ミロク情報サービス（MJS）は、改正電子帳簿保存法（電帳法）への対応と業務効率化のためのポイントについてニュースレターで紹介した。

　2022年1月に施行された電帳法は、国税関係帳簿書類の保存にかかる負担の軽減を図る法改正だが、従来認められていたメールやウェブなどを通じて受け取った電子データを印刷して紙で保存することが認められなくなり、電子データのままでの保存が義務化された。

　電帳法は2年間の宥恕（ゆうじょ）期間が設けられ、その期限は23年12月31日までとなる。日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が公開した電帳法施行直後のアンケートによると、「電帳法に対応済み」と回答した企業の割合は14.8％にとどまり、「宥恕期間内に対応を予定」とする企業が大半を占めている。

　また、今年10月開始のインボイス制度では、従来は不要だった3万円未満の領収書を保存することが義務化される（一部免除あり）。企業規模にもよるが、従業員の経費精算に伴う領収書を全て紙で扱い続けるのは現実的ではなく、法改正の動きに関わらず、デジタル化による業務効率化を検討する価値はあるといえる。

　電帳法の要件は、必ずしもシステムを導入しなくても満たすことができるが、保存要件を満たした会計システムや文書保管システムを利用すれば業務効率化が期待できる。その際のポイントについてMJSは、（1）どの帳簿・書類をどの方式で電子保存するかを決める、（2）保存先システムの選定・導入を行う、（3）業務フローの見直しを行う、（4）必要に応じて「システム開発関係書類」・「事務処理規程」などを備え付ける、の4点をポイントに挙げている。

　MJSでは、電帳法に対応する方法として、「MJS e-ドキュメントCloud」を提供している。MJS e-ドキュメントCloudは、取引文書や契約書の電子化を実現するクラウドサービス。（1）証憑の電子保管登録、（2）契約の電子化、（3）保管した書類の管理、の三つの機能で構成されており、電帳法の電子取引要件に対応する。電帳法への対応のかぎは、帳簿・書類の作成・保存にかかるシステムの活用とあわせて検討することだという。なお、MJSの主要な財務会計システムは、JIIMAから、電子帳簿ソフト法的要件認証を取得している。

　いきなり全ての書類や全ての業務フローを電子化に対応させることは難しいため、無理なくできるところから段階的に取り組むことも手段の一つ。例えば、件数が多くて業務負担が大きい書類や、書面を保存するのが非効率になっている書類を電子化することから考えてみるのも良いとのこと。請求書や領収書などの件数が多い書類、回付する人が多い書類は電子化の効果が期待できる。

　業務フローの電子化には、書類をやりとりする取引先とのすり合わせや、従業員から経理部への支払申請や経費精算など、業務フロー自体の変更も必要になる。書類のやりとりは多くの人が関わるため、業務フローの見直しと決定の際には、社内外との情報共有が何より重要だ。電子インボイスへの対応と、請求書などの電子化の双方を視野に入れるなら、早めの準備が必要となる。日々の業務に直結する書類についての変更のため、電子化の担当者にとっては苦労も大きいが、全社にとっての業務変革のチャンスになるとしている。