片づけのコツは「ムリをしない」こと!

ZUU online / 2017年9月14日 8時40分

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片づけのコツは「ムリをしない」こと!(写真=The 21 online/髙原真由美(日本ライフオーガナイザー協会代表理事)) (ZUU online)

■書類は3種類に分けて、それぞれ管理しよう

仕事で必要なモノや書類がすぐに取り出せずに、探し物ばかりしてしまうのは、時間のムダと言える。とはいえ、忙しいからと片づけを後回しにすると、気がつけば書類などがたまりがち。自らも会社員時代は整理整頓が苦手だったと語る髙原真由美氏に、必要なモノや情報がすぐに取り出せる「時短デスク」の作り方について教えていただいた。《取材・構成=内埜さくら、写真撮影=まるやゆういち》

■今、とくに課題なのは増え続ける情報の整理

現代は情報過多の時代。放っておいても情報はどんどん集まってきます。とはいえ、不要な情報だけを初めから遮断するのは難しい。膨大な情報量をいかに自分に見合った形で整理し、必要な時に見つけ出せるかという「検索力」が必要な時代になっていると思います。

仕事で扱うデータや書類も、情報の一種です。これらについても、5年前、10年前と比べて飛躍的に増大していると言えるでしょう。

仕事中に必要なモノや書類、データがすぐに出て来ず、それを探す時間ほどムダなものはありませんが、こうした情報過多の時代においては、中でも書類などの情報整理が喫緊の課題になっているのは間違いないでしょう。そこでまずは、情報管理の方法からお話しします。

■必要な書類は「3種類」のみ!

書類には大きく分けて三つの種類があります。一つ目は、「フロー」。現在進行中の仕事で使っているものです。

二つ目は、「ストック」。「フロー」のように頻繁に参照するわけではないけれど、保管しておく必要があるものです。具体的には、法律で一定期間の保管が義務化されている法務・税務関係の書類や、事業計画関連など企業ごとのルールによって保管が必要な書類です。

三つ目が「リファレンス」です。これはたびたび参照するマニュアルや説明書のこと。たとえば、壊れやすい機器類の取扱説明書や、今は使用頻度が減っていますが電話帳などが該当します。

この3種類が必要かつ保存すべき書類で、このいずれにも当てはまらない情報は「不要」ということになります。最初に書類を分別し、不要な書類を捨てることから始めましょう。「フロー」の書類は使用後に不要になることが多いものですが、それをそのまま溜め込んでしまうと「不要」な書類が増えていきます。「フロー」は期間が過ぎたらその都度破棄するのが書類を溜めないコツ。どうしても心配なら、スキャナを活用して書類をデジタル化し、紙は捨ててしまいましょう。

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