簡単な時間管理法で「忙しい」「時間がない」を卒業する

 

とにかく毎日忙しい。いつもやるべきことが次から次へと出てきて時間に追われている……。「時間がない」「忙しい」が口癖になってはいませんか？

忙しくて時間がないと感じるのは、自分の時間をコントロールできていないからかもしれません。時間管理のコツさえ覚えてしまえば、時間をもっと効率的に使えるようになり余裕を持って毎日を過ごせるようになりますよ。

 
自分の時間管理を見直してみる


時間をうまくやりくりするテクニックはたくさんあります。しかし時間管理の前に、まずは自分の時間の使い方を見直すことから始めましょう。

私の場合はまず、一日の行動を振り返って何にどれくらい時間を使ったか紙に書き出すことから始めました。紙に書き出していくうちに、どこに無駄な時間を使っているのか客観的に認識することができると思います。

さらに自分の時間の使い方の欠点が分かるはずです。例えば、夕方くらいに集中力が切れて、その後の仕事の進みが良くないなと思ったら、あらかじめその頃に休憩時間として10〜15分休憩や気分転換の時間を確保しておくなど工夫もできます。

自分がやってしまっている時間の無駄使いの傾向を見極めると、対策が取れるようになりますよ。時間の使い方を見直したり、改善するのに役立つアプリも出ているので活用してみてくださいね。

 
時間管理に役立つアプリ

Photo by Hours - 時間追跡

Hours - 時間追跡
こちらのアプリを使うと、どんなことに何時間使ったかわかりやすく記録することができます。

Photo by aTimeLogger

aTimeLogger
時間の無駄使いを減らすのに役立つアプリ。

行動時間をグラフ化して見える化することができます。PCとの同期も可能です。

 
時間管理の手順は3つ


私が実際に行った時間管理は、以下3つのステップです。
タスクのリストアップ
忙しくて時間がない人というのは、何をすべきか整理できていないことが多いと思いますので、タスクを一つずつ洗い出すことから始めましょう。まずは1週間分のやるべきことを書き出してみます。

タスクがたくさんある人は、小さいポストイットに書くと優先順位の並べ替えができて整理しやすくなりますよ。ポストイットならそのまま手帳にも貼れるので管理しやすくなります。
期限と優先順位を決める
リストアップができたら、それぞれのタスクをいつまでに終わらせるのか決めます。

期限を決めていないと、いつまでたっても終わらず、ずるずると引き延ばししてしまいかねません。期限を決めたらそれぞれのタスクをに優先順位をつけていきます。
スケジュールに追加する
優先順位をつけたら、重要なタスクから実際に手帳やコンピューターのスケジュールに追加していきましょう。

実際のスケジュールに追加していくときに気になるのが、タスクにかかる時間です。普段からどの仕事にどのくらいの時間がかかるのか、実際に計測して把握しておくと時間管理に役立ちます。

 
自分の時間管理を見直してみて


私は一日の中でやることを決めて、予定作業時間まで決めていたのですが、なかなかスケジュール通りにいかないことが悩みでした。

そこで私も自分の時間管理を見直してみると、予定をガチガチに詰め込みすぎていたことが問題だったと気付きました。予定を分刻みで詰め込みすぎると一つでも予定が狂うと、それ以降の予定をずらしたり変更したりとまた予定を立てるのに時間を使うことに……。

そのためある程度余裕を持ったスケジュール作りをすることにしました。予定と予定の間にはあえて余白の時間を作ったり、タスクの見直しをしてみたり。今やるべきでないことは思い切って予定から外してしまうことで、自分の時間が増えて予定表がすっきりとしました。

 

面倒だと思っても、一度時間管理について整理する時間を作ってみてください。時間管理のコツを覚えてしまえば、使える時間がぐっと増えますよ。

時間に余裕ができると精神的にもとても楽になります。自分の時間の使い方について、一度よく考えてみてはいかがでしょうか？