学校法人青山学院が楽々WorkflowIIで大規模かつ複雑な組織の業務効率化を実現 ～ 紙の申請書業務をペーパーレス化、高機能な検索エンジンにより問い合わせ業務を大幅削減 ～

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学校法人青山学院(以下、青山学院)は、住友電工情報システム株式会社が提供する楽々WorkflowII(らくらくワークフローツー)を導入しました。組織構造の複雑さに起因する煩雑な紙の申請書の業務改善を
検討していた青山学院では、楽々WorkflowIIの導入により、約4,500枚／年の紙の申請書の電子化を実現。また、オプション機能の「ハイパー全文検索」を活用した検索により、事務部門への問い合わせ業務を大幅に削減しました。

青山学院は、幼稚園から高等学校・大学までの一貫教育校特有の、大規模かつ複雑な組織構造が要因となり、紙の申請書管理に多大な手間を費やしていました。その状況を打開するため、ワークフローシステムの導入を検討。複数の製品を比較した結果、価格や操作性、機能などの多角的な観点で最適な楽々WorkflowIIを選定しました。
選定理由の最大のポイントは、楽々WorkflowIIがワークフローに特化しており、申請フォームや承認経路の作成を手軽に行えること、くわえて、思いついたワードやあいまいな表現から、添付ファイルの中身まで漏れなく高速に全文検索が可能な「ハイパー全文検索」オプションにより、事務部門への問い合わせの大幅削減が期待できることが導入の後押しとなりました。楽々WorkflowIIの導入によって、4,500枚／年あった紙の申請書の電子化やハイパー全文検索を活用した問い合わせ業務の負担削減などを実現しました。
今後は楽々WorkflowIIと電子署名システムとの連携など、新たなシステムとの統合も視野に入れており、有効性がいっそう高まることが期待されています。

詳細内容は下記の導入事例ページよりご確認いただけます。
学校法人青山学院導入事例
https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/aoyamagakuin/?argument=EkZKmXCQ&dmai=WF_241226_D

■学校法人青山学院について
学校法人青山学院は、幼稚園から大学までの一貫教育校を運営する総合学園。キリスト教信仰にもとづく「建学の精神」にのっとり、創立以来一貫する「青山学院教育方針」のもと、教育・研究活動を
行っています。2017年には「新経営宣言 Be the Difference」を策定し、4つの基本戦略にもとづく経営の高度化を目標に掲げました。2024年には創立150周年を迎え、記念事業の一つとして大学新図書館棟「大学18号館(マクレイ記念館)」を竣工しました。