経営危機レベルの「人手不足」時代に、総務がやるべきこと

●場をつくり、リスクから守る

　「人の問題は、総務には関係ない」という時代はとうの昔に終わっている。総務にも「人目線」は求められる。総務の本分である働く場づくりにおいては、なおさらだ。

　組織で働く人を役者と捉え、その役者、働く人が輝く舞台をつくることだ。経営者、組織のトップは、舞台監督だ。総務はその指示に適した、経営理念を実現するのにふさわしい舞台をつくり、社員のパフォーマンスの場を整える。

　経営からの指示が変われば、舞台も変わり、結果、社員の働き方も変わる。組織において最も重要な舞台を構築するのが、総務の最も重要な役目だ。

　舞台は常に激しい環境変化にさらされており、多くのリスクが存在する。リスクとは、目的に対する不確実性のことだ。追い風になりうる要素は舞台に取り込み、リスクになりうる要素には防御を固める。周囲の環境に目を配り、情報収集し、判断し、変化に対応していく。フェイク情報が氾濫する中、一次情報源を確保し、正確な事実を把握する能力が求められる。

●整える

　舞台をつくり、リスクから守ったら、次に文化・社風を整えていく。近年、パーパスを策定し公開する企業は数多い。会社の存在意義の根幹に共感することで、人が集まり、ビジネスが継続するというサイクルだ。このパーパスやビジョン、ミッションの実現を目指した行動を、所属する社員の誰もが、自然に実践していく。こうした社風を整えていくことが、が3つ目の総務の役割となる。

　企業は、他社との差別化を糧に、ビジネスを継続する。この競争戦略のベースとなるのが、働く場であり、そこに流れる企業らしさだ。この構築が、舞台装置を担当する総務の最も重要な仕事となる。

　それには、「らしさ」の確立が欠かせない。「個人らしく」「部門らしく」そして「企業らしく」活動することだ。企業は採用のフェーズにおいて、最大限の選択肢を提供するべきだというのは、先述した通りだ。「個人らしく」働ける場の提供により人が集まり、定着していく。

　部門ごとに求められる成果に適しており、「部門らしく」働ける場が用意されていれば、それぞれがビジネス上の差別化戦略の源泉である「その企業らしさ」に向かって成果を上げていく。

　人手不足が進む中、総務部門自体もその影響を受ける。足元の業務の効率化やデジタライゼーションはもちろんのこと、総務に求められる最大の問題にフォーカスできるように、業務の取捨選択が重要となる。

　「それをやることの意味はあるのか」「この業務で誰が喜ぶのか」と、仕事の意味と目的をあらためて吟味したい。少数精鋭が求められる総務において、最も重要なことにフォーカスしていくことを考えなければならない。

（豊田健一、株式会社月刊総務 代表取締役社長／戦略総務研究所 所長／（一社）FOSC 代表理事／（一社）ワークDX推進機構 理事／ワークフロー総研 フェロー）