会議を「全員やる気を失う時間」にしてしまう、3つのありがちな社内ルール

　最後に「罰則の実効性」だ。ルール違反に対して何のペナルティーもないと、ルールは単なる「お願い事」になってしまう。

　交通ルールと交通マナーの違いを考えてみよう。ルールには違反に対する制裁が設けられているが、マナーにはそれがない。組織においても、ルールとマナーを明確に区別しなければならない。

●会議の生産性を上げる3つのルール

　反対に、生産性の高い会議にするルールには次の3つのポイントがある。一つ一つ解説していこう。

1. ルールを3つ以内に抑える

2. チェック機能をシンプルにする

3. 例外なく罰則を適用する

　多くのルールは覚えにくい。だから絶対に守るべきルールは3つ以内に抑える。そうすれば社員全員が意識しやすくなり、守られやすい。例えば「資料の準備」「時間厳守」「発言義務」などだ。

・「ルールに則った資料を事前準備して前日までにAさんへ送ること」

・「会議は5分前集合」

・「会議中、必ず一回は発言すること」

　これぐらいがちょうどよい。

　チェック機能も複雑にしてはいけない。もし情報システムで管理しているのであれば、入力すべき内容はシステムで制御できる。誰が見ても「守れているか、守れていないか」が分かるものにすべきだ。

　例えば営業管理シートで「顧客視点の理由」を書かせるのではなく、「Yes／No」で答えられる項目にするなど、パッと見て分かる資料を作ることも大事だ。

　「罰則の適用」も重要だ。たとえ社長であっても、役員であっても、ルール違反は許されないという姿勢を見せることで、組織全体の規律が高まっていく。罰則に一貫性がないと、ルールの尊重は失われてしまう。

　明確なペナルティーはなくてもいいが、

　「会議資料は事前に目を通すことがルールになっているだろう。今度、ルールを守らなかったら会議に出てこなくていい」

　これぐらいの厳しいフィードバックを、会議の主催者はすべきだろう。

●実効性のあるルール設定、4つのコツ

　最後に、そもそも組織におけるルールとはどういうものか？　おそらくルール設定のキホンを教えられたマネジャーは少ないだろうから、ここで4つのコツを紹介していきたい。

　組織運営のためのルールだが、会議で進捗をチェックするときに使える。

1. 成果のルール

2. 期限のルール

3. 役割分担のルール

4. 状態のルール

　最初の「成果のルール」は、KPIなど具体的な数字で評価できるものだ。このルールは2種類に分けられる。