Copilot in Windowsを使ってメールのひな型／下書きをつくる

Copilot in Windowsで生成されたメール本文を活用する

　最新のWindowsに標準で搭載されている生成AI活用のアシスタント機能「Copilot in Windows」を使えば、日々の事務作業で発生する手間を減らせる場合がある。今回は同機能の基本的な活用例として、ビジネスシーンなどで利用できるメールのひな型や下書きを作成してみよう。

●Copilot in Windowsを起動する

　今回は、基本的な操作に近いので、改めてCopilot in Windowsの起動手順をおさらいしよう。「Copilot」キーがある「Copilot＋PC」を使っているなら、同キーを押す。タスクバーに表示されるCopilotアプリのアイコンを選択すれば起動できる。デスクトップ画面の右端に「Copilot in Windows」のアプリウィンドウ（サイドバー）が表示されるはずだ。

　Copilot in Windowsの画面の下端には、チャットツールのようなテキストボックスが表示される。ここに質問や指示（プロンプト）を入力する。

●メールのひな型をつくる

　Copilot in Windowsでは「会話のスタイル」を選択できる。好みで選んで問題ないが、今回は「より厳密に」を選んだ。プロンプト例として、「クライアントと打ち合わせの日程を調終するためのメールの離型を作成してください」と入力し、送信アイコンをクリックした。

　これでCopilot in Windowsが、指示通りにメールのひな型を生成してくれた。生成されたテキストの必要な部分をコピーし、使用しているメーラーのエディタ部分にペーストしてから細部を編集することで、手入力の手間を削減できるだろう。

　なお、こうした操作が特に有効なのは、普段あまり送信しないメールを作成する際だ。例えば、「営業の打ち合わせのメールに対して断りの返事を入れる」「転職の連絡に対して返事をする」「数年ぶりに連絡する相手に打ち合わせの相談をもちかける」など、自力で文面を考えるのに時間がかかりそうな場面で、活用を検討してみるといいだろう。

●ウィンドウのサイズを変えて作業しよう

　さて、メールの本文のような長めのテキストを生成させる場合には、思った通りの出力が得られるとは限らない。そこで、生成させるプロンプトのパターンを複数用意しておくなどのアプローチが有効になりやすい。

　一方で、Coipilot in Windowsのサイドバーはデフォルトだと狭いので、生成されたテキスト全体を俯瞰（ふかん）したり、コピー操作を行ったりするのが難しいこともあるだろう。