事例で学ぶ、システムを社内に浸透させるカギ - ノーコード開発にグループウェア

2つ目の施策はマニュアル動画の作成だ。それまで、Wordでマニュアルを作成していたが、あまり見られていなかったという。動画は、従来のマニュアルよりも簡単な部分から作成し、よく使うアプリを上位に表示して発見しやすくするなど、アンケートで寄せられた要望や疑問に答える内容にした。

活動履歴の訪問数や商談数のランキング作成

3つ目は、活動履歴の訪問数や商談数のランキング化によるモチベーションアップだ。

「訪問数を1位143件、2位140件という形で表示すると、2位の人は1位の人を抜いてやろうというライバル意識が生まれ、がんばります。これは1位と2位に限った話ではなく、6位と7位で順位が逆転されると『明日は3件訪問しよう』など、営業のモチベーションアップにもつながったと思います」（小川氏）

このような施策を1年間続けた結果、4年間で100件程度だった案件管理の登録数が1年間で2,000件を超えるなど、システムの浸透に大きな効果をもたらした。

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グループウェア＆ノーコードツール導入は「小さく始めて大きく育てる」

一方、大阪市に本社に置く加工製品商社のISSリアライズは、それまで利用していたNotesがサポート終了を迎えたことから、2021年にグループウェアを刷新。サイボウズのGaroon（ガルーン）の導入に踏み切った。

Notesは主に社内ポータル、掲示板、会議室予約、メールサーバの機能を使っていた。新たなグループウェアの選定ポイントは、ユーザーである一般社員が扱いやすいこと、情報技術グループがシステム設定等を変更できることの2つだった。

「業務改善を進める上で、他システムとの連携や併用という環境は非常にメリットが大きかったと思います。ビジネスの変化に対応するという意味では、トレンドに合わせた自動的な機能更新は当時のNotesにはなかったこともあり、魅力的に感じました」と、総務部 情報技術グループ 西脇一憲氏はGaroonの選択理由を語った。

Notesでは1,500程度のデータベースを利用していたが、利用していないものを削除するなどして、Garoon移行したデータベースは33ほどだったという。Garoonのメニューも必要最低限のものだけを表示するなど、運用初期は小さく始めることを心掛けた。

「あくまで移行に徹して、『新しい機能があるから使ってみよう』というチャレンジはせず、スモールスタートで導入しました」と、西脇氏はGaroonを定着させたポイントの一つとしてスモールスタートを挙げた。
地道な改善事例の積み上げで進んだ活用