キーボードの謎のキーが大活躍する…エクセル作業を爆速にする｢ショートカット｣の神スキル

※写真はイメージです - 写真＝iStock.com／MXW Photo

Excelを使いこなせる人と初心者の差とは何か。内科医のExcel医さんは「フィルター機能ひとつを使うにも、できる人はショートカットキーを活用している。作業時間を短縮するために、覚えておいたほうがいい」という――。

※本稿はExcel医『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）を再編集したものです。

■Excelの「初心者」と「できる人」では何が違うのか

まず、「Excel初心者」の操作と、「できる人」の動作を比べましょう。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

「初心者」の操作、やりがちです。

たくさんのデータの中から見たいデータだけを表示したいときってありますよね。でも、頑張って手作業で抜き出すなんてことしちゃダメですよ。

「フィルター」を使えば一瞬でできます。

■ショートカットキーを覚えれば時間の短縮になる

［表に移動してCtrl＋Shift＋L］

表の1行目はデータの項目名を示すヘッダー行にしてください。表に含まれるセルを選択して、［データ］タブの［フィルター］をクリックすると、フィルターが作成されます。ショートカットキーはCtrl＋Shift＋Lです。

ショートカットキーが断然おすすめです！　ちなみに、表のセルを全選択する必要はありませんよ。表の範囲をExcelさんが判断してくれます。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

フィルターが作成されると、項目の右にボタンが表示されます。準備はこれだけです。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

あとは、項目のボタンをクリックして、条件を選択します。試しに「血液型」がBまたはOで、「出身地」が名古屋の人だけを表示してみましょう。

まず「血液型」の［▼］をクリックして、AとABのチェックを外します。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

この時点で「血液型」がAとABの人は表示されなくなります。次に「出身地」の［▼］をクリックして、大阪のチェックを外します。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

これで完了です。フィルターをかけている項目だけ、ボタンの表示が変わります。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

■キーボードの片隅に潜む、使い慣れたら手放せないキー

Excel医『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）

ここで注目してほしいのは、シートの行番号が「1」「5」「8」と飛び飛びになっていることです。要するに、フィルターの条件に合わないデータを非表示にしているだけなんですね。

見えなくなっているだけなので、これに対してSUMIF関数を使って男性の数だけを数えようとしても、元のデータに対して使用したのと同じ結果になってしまいます。フィルターしたデータを使いたい場合は、フィルターした表を別の場所にコピー＆ペーストしてから使用してください。

ちなみに、現在選択しているセルの値でフィルターをかけたいときは、このショートカットを知っていると便利です。こんな感じです。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

「え、メニューキー？　使わんし！」

まあそうですよね。右クリックで表示されるメニューから選択していけばいいのですが、これをマウス操作で行うのは面倒です。使い慣れるととても便利なショートカットキーなので、これを機にメニューキーからのショートカットもぜひ覚えておきましょう。

メニューキーはキーボードの下の方に配置されていることが多いですが、キーボードにない場合はShift＋F10でも代用できます。

■「Excel指南書」では説明が省略されがちな意外な盲点

ところでフィルターの解除、どうしていますか？　フィルターの解除は、［データ］タブの［クリア］をクリック、またはAlt→A→C（All Clearで覚えましょう）でやりましょう。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

え？　まさかフィルターのボタンを1つ1つクリックして、「すべて選択」を、なんてしていませんよね？　……私はしていました。

『人生を変える　Excelの神スキル』（KADOKAWA）より

多くのExcelの書籍では、フィルターのかけ方は解説してくれていますが、フィルター機能自体が結構直感的に使えるので、つまずくこともそんなにありません。でもクリアの仕方までは説明してくれていないことが多いのです。初心者はこういうところで意外とつまずいてしまいます。

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Excel医 医師
内科医として勤務する中、職場の悲惨なデータベースを見てExcelを猛勉強し、初心者レベルからVBAを習得するまでに至る。ユーザーフォームで組織内のシステムを構築し、業務効率を改善し、生産性の向上を遂げる。2020年6月よりTwitterを開始し、非IT系のExcel初心者に向けた情報を発信。フォロワー数は6万人を超える。

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（医師 Excel医）