避難所入所受付の所要時間を14分の1に削減 茨城県つくば市と避難所入所受付のデジタル化に係る実証実験

　AI技術で混雑状況を可視化し、ムダな「待つ」をなくすサービスを提供する株式会社バカン（本社：東京都千代田区、代表取締役：河野剛進、以下「バカン」）と茨城県つくば市は、2025年1月21日に、つくば市役所コミュニティ棟にて、つくば市役所職員を対象に避難所入所受付のデジタル化の実証実験を実施したことをお知らせいたします。

■目的と背景
　近年の自然災害増加に伴い、避難時の混雑を解消し、スムーズで安全な避難を実現するための災害対策の重要性が高まっています。バカンはこれまでも、避難所入所受付のデジタル化の実証実験や、リアルタイム混雑情報、避難所マップの提供等を行い、迅速かつ安全な避難を包括的にサポートしてきました。実際に、200以上の自治体で、避難所の混雑可視化に用いられています。　
　今回の実証実験では、バカンの避難所マネジメントシステムを使って、従来、紙の避難者カードに記入することで受け付けていた入所手続をデジタル化・迅速化し、入所時の混雑を解消すること、そしてその後の職員によるデータベース化の業務効率がどのくらい向上できるかを検証しました。また、これまでの検証により要望の多かったWeb入所受付が新たに追加され、アプリダウンロードや事前登録なしでの入所受付が可能になりました。

[画像1: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/18933/367/18933-367-bc9bf5f969be7cb41de1a3a7287f91db-3900x2194.jpg?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]



■実証実験の概要
実施日　：2025年1月21日（火）
対象者　：つくば市役所の職員
検証内容：避難所入所受付のデジタル化の実証
従来の紙の避難者カードへの記入を、アプリ※やマイナンバーカードリーダー、WEBフォームへの入力によってデジタル化し、避難者の入所受付開始から避難者名簿の集約、避難所状況報告までの所要時間の検証を行った。
※本検証は、自治体向け地域交流推進アプリ「tami tami」を用いて行った。

[画像2: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/18933/367/18933-367-b187448e74b4c393268c2634f41ca53c-960x540.jpg?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]


１.アプリでのQR読取：避難者が事前にアプリ内で自身の情報を登録（マイナンバーカード読取りで登録、もしくは自身で入力して登録）の上、アプリカメラでQRコードを読み取る

２.QR読取でWebフォームに入力：避難者が避難所入所時にカメラでQRを読み取り、WEBフォームから情報入力を行う

３.カードリーダーでの読取：避難者がマイナンバーカードをカードリーダーにかざす

４.現行の紙媒体への記入：避難者が避難者カードに記入し、職員がExcel等に転記


【検証結果】
　アプリからQRを読み取る経路では、入所受付から避難者情報データベース化まで平均3秒で完了し、従来の方法の14分の1以下の所要時間と最も短いことがわかった。次いで、今回から新たに追加された、QRを読み取りWEBフォームに入力する経路にて平均4秒という結果になった。この読み取り方法は、これまでの実証実験にて、アプリのインストールと事前登録が一定のITリテラシーを求める経路であることが判明したために、追加されることとなった。アプリからのQR 読み取りに比べて1人あたり1秒劣るものの、アプリインストールと事前登録・認証が不要となり、これらの手順に慣れていない方も容易に利用できることから、有事のように様々な人が利用する場面でより時間短縮が期待できる。
[画像3: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/18933/367/18933-367-68d4fc7d1f88ea1e479b228d3f99302d-960x540.jpg?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]


　また、避難者役27人に行った、スムーズな避難所入所受付ができたかのアンケートの結果では、デジタルを用いた経路では、すべてのものが半数以上のポジティブな回答を得た。なかでも、アプリでのQR読み取りが92.3%、次いで、QRを読み取りWebフォームに入力する経路が81.4%と特に高評価であった。一方で、従来の方法である紙媒体への記載経路は60%以上がネガティブな評価であった。

　以前、豊島区役所とともに検証した、避難者の避難入所受付から避難者名簿のデータベース化まで一気通貫で行った実証実験では、今回と同様に、従来の方法の14分の1以下の所要時間となった。このことから、避難所入所のデジタル化は、複数名が同時に避難所入所手続き可能となり、有事の際、混雑状況の大幅な改善が期待できる。
参考リリース：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000357.000018933.html

■自治体向け地域交流推進アプリ「tami tami」について
　今回の実証に用いた本アプリは、日常における地域交流活性化を目的とした機能を搭載しながら、災害発生時においては避難の分散や円滑化を目的に、避難所の位置と混雑状況の把握、スマホで入所手続を行える機能等を提供しています。

【機能詳細】
・避難所入所手続き
　避難者及び避難者の家族等の基本4情報（氏名・住所・性別・生年月日）等を事前登録することで、災害発生時には、避難所に掲示されたQRを読み取るだけで入所受付が可能。

・避難所マップ
　マップ上で自分の現在地や、その近くの避難所の位置と開設状況の確認できることに加え、避難所のリアルタイム混雑情報を配信。全国で200以上の自治体に導入済み。

・施設予約
　施設ごとの複雑な予約に対応しており、公民館や体育館、スポーツ施設等にも対応可能。

・電子回覧板
　掲示板機能を搭載しており、自治体から住民へのお知らせや、住民間でのコミュニティの作成などさまざまなコミュニケーションが可能。


■今後の展望
　バカンは、避難所の混雑状況の配信に加えて、今回実証したマイナンバーカード等を活用した入退所管理機能及び避難者名簿の作成を起点として、物資必要量の予測・管理や、避難者データの外部システム連携などの機能を追加実装していく予定です。さらに、日常における公共施設の予約や観光・イベント情報の配信などフェーズフリー活用を目指し、安全でスムーズな避難をサポートするため、さらに多くの自治体と協力し、今後もさまざまな機能の開発を推進していきます。

■株式会社バカンについて
会社名：株式会社バカン
代表者：河野剛進
所在地：東京都千代田区麹町2-5-1 WeWork 半蔵門 PREX South 3F
設立：2016年6月
URL：https://corp.vacan.com/

バカンは経済産業省が選定する官民による支援プログラムJ-Startup 2019選定企業です。IoT、AIを活用してレストラン街やカフェ、トイレ、観光地、避難所、投票所などあらゆる場所の空き状況を検知し、デジタルサイネージやスマートフォンに配信しています。また空き状況可視化だけでなく、混雑の抑制・管理なども行っており、空き/混雑データを起点とした「待つをなくす」DXサービスを幅広く提供しています。

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